{"id":9413,"date":"2024-06-10T16:27:00","date_gmt":"2024-06-10T13:27:00","guid":{"rendered":"https:\/\/simpleone.io\/?p=9413"},"modified":"2024-09-20T15:34:01","modified_gmt":"2024-09-20T12:34:01","slug":"how-to-optimize-your-it-budget-with-itam-real-savings-cases","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/itsm.com\/pb\/blog\/how-to-optimize-your-it-budget-with-itam-real-savings-cases\/","title":{"rendered":"Como otimizar seu or\u00e7amento de TI com o ITAM: casos reais de economia"},"content":{"rendered":"<p><strong>A falta de um gerenciamento centralizado de ativos de TI pode custar \u00e0s empresas grandes custos devido a compras desnecess\u00e1rias, multas por viola\u00e7\u00e3o de licen\u00e7as e tempo de inatividade do sistema. Este artigo revela as principais maneiras de colocar ordem em uma infraestrutura de TI diversificada e otimizar os custos com as pr\u00e1ticas de ITAM. Uma an\u00e1lise detalhada dos processos para automatizar a contabilidade de ativos, o planejamento de recursos e as finan\u00e7as identificar\u00e1 as \u00e1reas de economia em sua organiza\u00e7\u00e3o.<\/strong><\/p>\n<p>Caos no departamento de TI de uma grande empresa: os funcion\u00e1rios est\u00e3o espalhados em diferentes escrit\u00f3rios e suas esta\u00e7\u00f5es de trabalho s\u00e3o uma mistura de diferentes hardwares e programas de diferentes origens. Ningu\u00e9m sabe realmente o que foi comprado, o que foi instalado ou onde qualquer ativo est\u00e1 localizado.<\/p>\n<p>Essa situa\u00e7\u00e3o pode levar a problemas s\u00e9rios, desde falhas no sistema e perda de dados at\u00e9 san\u00e7\u00f5es legais. Especialmente se uma organiza\u00e7\u00e3o ignorar a import\u00e2ncia de um gerenciamento competente de ativos de TI.<\/p>\n[important]<\/p>\n<p>Os ativos de TI s\u00e3o elementos do cen\u00e1rio da empresa moderna que t\u00eam um certo valor para os neg\u00f3cios.<\/p>\n<p>[\/important]\n<p>A falta de uma contabilidade centralizada dos ativos durante todo o seu ciclo de vida &#8211; desde a compra at\u00e9 o descarte &#8211; geralmente leva \u00e0 falta de informa\u00e7\u00f5es atualizadas sobre a condi\u00e7\u00e3o e o volume dos equipamentos, datas de vencimento de contratos, o que complica o planejamento de custos e, como resultado, leva a perdas financeiras, tempo de inatividade e gastos desnecess\u00e1rios. A situa\u00e7\u00e3o pode ser controlada com a ajuda de sistemas especializados de gerenciamento de ativos de TI (ITAM).<\/p>\n<p>      [cta_banner link=&#8221;https:\/\/simpleone.io\/pb\/itam&#8221; title=&#8221;mais detalhado&#8221;]<a href=\"https:\/\/simpleone.io\/pb\/itam\">Sistema de gest\u00e3o de ativos de TI<\/a> [\/cta_banner]\n<p>Neste artigo, veremos como simplificar os processos de ativos de TI e otimizar os custos relacionados por meio de automa\u00e7\u00e3o, an\u00e1lise e controles abrangentes.<\/p>\n<h2>Automatizando a contabilidade e o rastreamento de ativos<\/h2>\n<p>Imagine que chegou a hora de fazer um invent\u00e1rio programado dos equipamentos de TI de sua empresa. Isso geralmente significa semanas ou at\u00e9 meses de trabalho manual mon\u00f3tono &#8211; percorrer escrit\u00f3rios, entrevistar funcion\u00e1rios, consultar correspond\u00eancias, reconciliar dados com documentos desatualizados e planilhas do Excel espalhadas. Tudo isso \u00e9 um processo demorado e pouco confi\u00e1vel. Especialmente para empresas com infraestrutura distribu\u00edda e grandes frotas de equipamentos. De acordo com algumas <a href=\"https:\/\/www.alvao.com\/en\/blog\/seven-ways-itam-can-help-you-halve-your-it-budget\">estimativas<\/a>, at\u00e9 65% das entradas nos registros de ativos corporativos s\u00e3o incompletas ou imprecisas, e 10% a 30% dos ativos registrados est\u00e3o realmente ausentes.<\/p>\n<p>Esse problema dos chamados ativos &#8220;fantasmas&#8221; gera uma s\u00e9rie de consequ\u00eancias negativas:<\/p>\n<ul>\n<li>Distor\u00e7\u00e3o dos relat\u00f3rios financeiros;<\/li>\n<li>Gastos or\u00e7ament\u00e1rios com a manuten\u00e7\u00e3o de equipamentos inexistentes;<\/li>\n<li>Diminui\u00e7\u00e3o da produtividade devido \u00e0 falta real de equipamentos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>A automa\u00e7\u00e3o dos processos de contabilidade e rastreamento dos ativos de TI evita esses problemas. Os sistemas ITAM especializados ajudam a registrar e inventariar os ativos de TI, registrando n\u00e3o apenas sua presen\u00e7a, mas tamb\u00e9m sua configura\u00e7\u00e3o t\u00e9cnica, localiza\u00e7\u00e3o, incidentes relacionados e solicita\u00e7\u00f5es de servi\u00e7o. Todas essas informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o consolidadas e exibidas em um \u00fanico sistema.<\/p>\n<p>Gra\u00e7as \u00e0 automa\u00e7\u00e3o, a relev\u00e2ncia dos dados \u00e9 alcan\u00e7ada e os erros de contabilidade manual s\u00e3o eliminados. Os fornecedores estimam que as solu\u00e7\u00f5es ITAM economizam at\u00e9 70% do tempo que a equipe gastaria em reconcilia\u00e7\u00f5es de invent\u00e1rio e planilhas. Os recursos de m\u00e3o de obra liberados podem ser usados de forma mais produtiva.<\/p>\n<p><strong><em>Exemplo: <\/em><\/strong><em>Uma grande cadeia de varejo perdeu dados sobre a movimenta\u00e7\u00e3o de terminais POS entre lojas devido \u00e0 falta de contabilidade centralizada de equipamentos. Durante uma auditoria, descobriu-se que dezenas de terminais que custavam cerca de US$ 100.000 estavam listados no registro, mas n\u00e3o estavam fisicamente presentes.<\/em><\/p>\n<p><em>Depois que a solu\u00e7\u00e3o ITAM foi implementada, a situa\u00e7\u00e3o mudou. O sistema registra todos os terminais POS com n\u00fameros de s\u00e9rie e localiza\u00e7\u00e3o. Ao se deslocar, s\u00e3o criadas tarefas com aceita\u00e7\u00e3o obrigat\u00f3ria e transfer\u00eancia de equipamentos.<\/em> <em>Depois que a solu\u00e7\u00e3o ITAM foi implementada, a situa\u00e7\u00e3o mudou.<\/em><\/p>\n<p><em>Estima-se que, somente com a contabilidade e o rastreamento da movimenta\u00e7\u00e3o dos terminais no primeiro ano, o sistema ITAM economizaria cerca de US$ 120.000 para a empresa e recuperaria totalmente o custo da implementa\u00e7\u00e3o.<\/em><\/p>\n<h2>Otimiza\u00e7\u00e3o da aquisi\u00e7\u00e3o e aloca\u00e7\u00e3o de recursos<\/h2>\n<p>Compras excessivas e irracionais de equipamentos s\u00e3o um problema comum que leva a estouros de or\u00e7amento. As empresas se deparam com situa\u00e7\u00f5es em que um n\u00famero excessivo de dispositivos \u00e9 comprado, muitos dos quais permanecem sem uso por longos per\u00edodos de tempo ou nunca s\u00e3o usados.<\/p>\n<p>O motivo \u00e9 a falta de dados confi\u00e1veis sobre as necessidades reais e a frota atual de equipamentos. Os departamentos de TI compram recursos com base em informa\u00e7\u00f5es desatualizadas ou incompletas em planilhas e documentos do Excel, sem poder avaliar a utiliza\u00e7\u00e3o real dos ativos de TI existentes.<\/p>\n<p>O desperd\u00edcio de recursos n\u00e3o \u00e9 o \u00fanico problema. O excesso de compras gera custos de suporte desnecess\u00e1rios. Os equipamentos n\u00e3o utilizados tornam-se obsoletos com o tempo, e a empresa continua a incorrer em custos de manuten\u00e7\u00e3o e armazenamento.<\/p>\n<p>Os processos ITAM permitem otimizar a aquisi\u00e7\u00e3o e a aloca\u00e7\u00e3o de recursos com:<\/p>\n<ul>\n<li>An\u00e1lises detalhadas sobre a utiliza\u00e7\u00e3o do hardware e do software existentes para identificar as necessidades reais da empresa;<\/li>\n<li>Contabiliza\u00e7\u00e3o do ciclo de vida dos ativos e prepara\u00e7\u00e3o planejada para a renova\u00e7\u00e3o de equipamentos;<\/li>\n<li>Coleta de requisitos de todos os departamentos em um cat\u00e1logo centralizado de solicita\u00e7\u00f5es;<\/li>\n<li>Otimiza\u00e7\u00e3o da aloca\u00e7\u00e3o de ativos dispon\u00edveis e adquiridos de acordo com as necessidades identificadas;<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><em>Exemplo: <\/em><\/strong><em>Em uma empresa industrial, a implementa\u00e7\u00e3o de uma solu\u00e7\u00e3o ITAM evitou gastos ineficientes de at\u00e9 US$ 260 por esta\u00e7\u00e3o de trabalho, em m\u00e9dia, apenas devido a equipamentos n\u00e3o utilizados. Para uma organiza\u00e7\u00e3o com 1.000 esta\u00e7\u00f5es de trabalho, a economia foi de US$ 260.000 j\u00e1 na primeira fase da otimiza\u00e7\u00e3o de custos.<\/em><\/p>\n<p>Os processos bem estabelecidos do ITAM para contabilidade, an\u00e1lise de requisitos e aloca\u00e7\u00e3o de recursos garantem que o or\u00e7amento de ativos de TI seja maximizado.<\/p>\n<h2>Transpar\u00eancia do ciclo de vida e dos fluxos financeiros<\/h2>\n<p>O gerenciamento eficaz dos ativos de TI implica controle em todos os est\u00e1gios de seu ciclo de vida.<\/p>\n<p>O sistema ITAM, por sua vez, fornece transpar\u00eancia dos processos que ocorrem com os ativos em cada um dos est\u00e1gios:<\/p>\n<ul>\n<li>Registro de novas aquisi\u00e7\u00f5es de hardware e software;<\/li>\n<li>Invent\u00e1rio e registro de localiza\u00e7\u00e3o, pessoas respons\u00e1veis;<\/li>\n<li>Rastreamento de movimentos entre departamentos;<\/li>\n<li>Reparos e upgrades de componentes obsoletos em vez de substitui\u00e7\u00e3o completa;<\/li>\n<li>Descarte ou transfer\u00eancia controlada ap\u00f3s o fim da vida \u00fatil;<\/li>\n<\/ul>\n<p>A transpar\u00eancia dos processos permite que voc\u00ea tome as decis\u00f5es necess\u00e1rias a tempo &#8211; para atualizar os dispositivos em tempo h\u00e1bil, para otimizar os processos de manuten\u00e7\u00e3o e aquisi\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>Al\u00e9m disso, as abordagens ITAM ajudam na contabilidade financeira:<\/p>\n<ul>\n<li>Rastreamento de compras de ativos de TI;<\/li>\n<li>Rastreamento dos custos de manuten\u00e7\u00e3o, reparo e descarte;<\/li>\n<\/ul>\n<p>Os dados operacionais de cada ativo fornecem um quadro completo do ciclo de vida e dos custos associados. Isso permite reduzir os riscos financeiros, calcular com precis\u00e3o os or\u00e7amentos e otimizar os custos em tempo h\u00e1bil.<\/p>\n<p><strong><em>Exemplo:<\/strong> Em uma empresa de manufatura, ap\u00f3s a implementa\u00e7\u00e3o do ITAM, o departamento financeiro recebeu dados abrangentes sobre todos os ativos e suas transa\u00e7\u00f5es. Como resultado, o or\u00e7amento de TI foi otimizado em 12%, simplificando a contabilidade, o planejamento de compras e os custos operacionais.<\/em><\/p>\n<h2>Como o SimpleOne ITAM ajuda a otimizar os custos<\/h2>\n<p>N\u00e3o h\u00e1 muitas solu\u00e7\u00f5es no mercado russo que permitam resolver totalmente as tarefas de gerenciamento de ativos de TI. Um dos representantes mais brilhantes \u00e9 o sistema <a href=\"https:\/\/simpleone.io\/pb\/itam\/\">SimpleOne ITAM<\/a> &#8211; um produto de software para automatizar os processos de gerenciamento de ativos de TI durante todo o seu ciclo de vida, de acordo com a norma ISO 19770-1.<\/p>\n<p>O sistema inclui:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Registro, invent\u00e1rio, emiss\u00e3o, realoca\u00e7\u00e3o, reparos, atualiza\u00e7\u00f5es, baixas, descarte\/transfer\u00eancia.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Gerenciamento de contratos<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Negocie e monitore as datas de vencimento dos contratos de manuten\u00e7\u00e3o, garantia, aquisi\u00e7\u00e3o e descarte por ativo.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Sal\u00e3o \u00fanico para ativos de TI<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Visualize e consolide o acesso a todas as informa\u00e7\u00f5es e tarefas de ativos de TI &#8211; do invent\u00e1rio ao processamento de solicita\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Integra\u00e7\u00e3o com ITSM<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Com o <a href=\"https:\/\/simpleone.io\/pb\/itsm\/\">SimpleOne ITSM<\/a> implementado, \u00e9 poss\u00edvel a integra\u00e7\u00e3o perfeita das solu\u00e7\u00f5es ITAM e ITSM para estabelecer um v\u00ednculo entre os ativos e as unidades de configura\u00e7\u00e3o correlacionadas que s\u00e3o afetadas em solicita\u00e7\u00f5es de manuten\u00e7\u00e3o, incidentes e solicita\u00e7\u00f5es de altera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Integra\u00e7\u00f5es com sistemas de contabilidade financeira<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Para o SimpleOne ITAM, a integra\u00e7\u00e3o com qualquer aplicativo de neg\u00f3cios que suporte APIs REST \u00e9 poss\u00edvel, incluindo solu\u00e7\u00f5es disruptivas e sistemas financeiros.<\/p>\n<p>O SimpleOne ITAM implementa todas as entidades necess\u00e1rias para a contabilidade de ativos &#8211; desde o registro inicial at\u00e9 o descarte.<\/p>\n<p>A funcionalidade ITAM adiciona todos os recursos da plataforma SimpleOne com personaliza\u00e7\u00e3o flex\u00edvel sem c\u00f3digo e com pouco c\u00f3digo, recursos de integra\u00e7\u00e3o, ferramentas anal\u00edticas e refer\u00eancias.<\/p>\n<p>As atualiza\u00e7\u00f5es do SimpleOne ITAM incluir\u00e3o novas funcionalidades para planejamento de ativos de TI e contabilidade de custos. Os usu\u00e1rios ter\u00e3o acesso a ferramentas para or\u00e7amento, gera\u00e7\u00e3o de requisitos, aquisi\u00e7\u00e3o e controle de custos durante todo o ciclo de vida do ativo.<\/p>\n<h2>Conclus\u00e3o<\/h2>\n<p>Com as solu\u00e7\u00f5es ITAM, uma organiza\u00e7\u00e3o obt\u00e9m controle total sobre todo o ciclo de vida dos ativos, desde a aquisi\u00e7\u00e3o at\u00e9 o descarte. Os recursos de TI podem ser dimensionados de acordo com as necessidades reais, a frota pode ser atualizada em tempo h\u00e1bil e o hardware e o software existentes podem ser usados com mais efici\u00eancia.<\/p>\n<p>Em \u00faltima an\u00e1lise, o ITAM aumenta a flexibilidade do gerenciamento de ativos de TI, sua capacidade de se adaptar mais rapidamente \u00e0s mudan\u00e7as, otimizar os custos ao longo do caminho e maximizar o retorno sobre os investimentos em infraestrutura. Os principais analistas concordam que os sistemas ITAM devem ser um elemento obrigat\u00f3rio de uma estrat\u00e9gia de digitaliza\u00e7\u00e3o para qualquer organiza\u00e7\u00e3o moderna.<\/p>\n<p>Ao escolher um sistema ITAM, voc\u00ea deve prestar aten\u00e7\u00e3o \u00e0 sua abrang\u00eancia, aos recursos de automa\u00e7\u00e3o de processos, \u00e0 integra\u00e7\u00e3o com outros sistemas corporativos e \u00e0 conformidade com os padr\u00f5es. Um fornecedor confi\u00e1vel tamb\u00e9m \u00e9 importante &#8211; \u00e9 uma garantia de atualiza\u00e7\u00f5es regulares do produto e acesso a suporte especializado.<\/p>\n<p>Um sistema ITAM bem projetado n\u00e3o s\u00f3 ajudar\u00e1 a economizar nos custos atuais, mas tamb\u00e9m ser\u00e1 um guia para uma abordagem enxuta e eficiente dos ativos da empresa. Afinal de contas, as pessoas e a tecnologia s\u00e3o os principais ativos de qualquer empresa no s\u00e9culo XXI. O gerenciamento inteligente deles abre novas oportunidades de crescimento.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A falta de um gerenciamento centralizado de ativos de TI pode custar \u00e0s empresas grandes custos devido a compras desnecess\u00e1rias, multas por viola\u00e7\u00e3o de licen\u00e7as e tempo de inatividade do sistema. Este artigo revela as principais maneiras de colocar ordem em uma infraestrutura de TI diversificada e otimizar os custos com as pr\u00e1ticas de ITAM. 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