Административно-хозяйственный отдел (АХО) обеспечивает жизнеспособность офиса. Сотрудники отдела отвечают за обустройство рабочих мест, обеспечение сотрудников всем необходимым для работы, а также осуществляют контроль за состоянием помещений и устраняют все неполадки. Поэтому важно, чтобы отдел функционировал слаженно и задачи выполнялись вовремя.
Из-за нечёткого распределения задач и непрозрачности бизнес-процессов возникают проблемы с эффективностью работы. Решить их на уровне компании помогают ESM-системы. ESM-подход подразумевает, что любое подразделение организации предоставляет услуги своим сотрудникам. Компании, которые не готовы внедрять систему сразу на уровне всей организации, могут начать с внедрения servicedesk-системы на уровне отдела.
ServiceDesk — точка контакта пользователей с поставщиками вспомогательных услуг. Всё началось с ITSM-систем, которые автоматизировали работу ИТ-отдела. Сейчас концепция вышла за пределы ИТ. Согласно исследованию Help Desk Institute, в котором приняли участие 363 компании разных сфер и размеров, с 2014 по 2018 год процент компаний, использующих сервисный подход в работе, увеличился с 68 до 84%.
Автоматизация сервисных отделов становится глобальным трендом и охватывает всё больше областей, таких как HR, АХО, клиентская поддержка и т. д. Согласно исследованию, в 75% случаев продуктивность увеличилась после внедрения системы за пределами ИТ. В данной статье мы расскажем, почему стоит внедрить servicedesk-систему в АХО.
Преимущества ServiceDesk
Внедрение servicedesk-системы выгодно как руководителю, так и сотрудникам компании.
Руководителю servicedesk-система позволяет выстроить прозрачные процессы и даёт достаточно информации для принятия управленческих решений. Сотрудникам сервисных служб удобно работать с servicedesk-системой: задачи не теряются, отсутствует неопределённость, работа оценивается справедливо.
Внедрение servicedesk-системы для АХО позволяет:
- автоматизировать ручные процессы;
- снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором (потеря информации, дублирование, забывчивость);
- сократить время обработки запроса или инцидента;
- контролировать и повышать качество обработки запросов, создав SLA;
- создать единую базу договоров и знаний;
- создавать отчёты по работе как всего подразделения, так и каждого сотрудника.
Как выбрать servicedesk-систему для АХО
В зависимости от целей компании и её размеров критерии выбора servicedesk-системы будут отличаться.
Производительность является важным критерием при выборе системы для крупной или динамично растущей компании. Не все системы способны выдержать большое число пользователей, поэтому всегда уточняйте, сколько пользователей может выдержать система и есть ли возможности для масштабирования.
От того, насколько хорошо спроектирован UX/UI, зависит то, насколько эффективно будут работать сотрудники.
На платформе должны быть доступны необходимые вам low- и no-code-инструменты. Обратите внимание на наличие визуального редактора рабочих процессов. Этот инструмент позволяет построить сквозные бизнес-процессы даже бизнес-аналитику и не требует дополнительных трат на разработку.
Внедрение servicedesk-систем требует вложения денег на покупку лицензии и времени на описание процессов, согласование SLA, адаптацию процессов в системе, настройку системы для разных категорий пользователей. Однако вложения в систему окупаются в дальнейшем более эффективной работой сотрудников.
SimpleOne ServiceDesk для автоматизации АХО
SimpleOne — российская ESM-платформа, предлагающая решения для автоматизации ключевых отделов компаний, таких как ИТ, АХО, HR и т.д.
На платформе представлены различные low- и no-code-инструменты, которые позволяют адаптировать платформу под нужды своей компании без дополнительных вложений в разработку.
Вместе с SimpleOne вы можете создавать собственные бизнес-процессы, планировать закупки необходимых товаров в согласованных масштабах и повысить комфортность условий работы сотрудников. Также на платформе SimpleOne доступны стандартные инструменты:
- управление инцидентами;
- управление запросами на обслуживание;
- управление уровнем сервиса;
- управление конфигурациями;
- управление событиями;
- управление базой знаний;
- управление каталогом услуг;
- управление зданиями и сооружениями.
Заключение
Автоматизация работы административно-хозяйственного отдела — один из важнейших шагов, который нужно сделать любой компании на пути к цифровой трансформации. Такое решение должно не только обеспечивать автоматизацию бизнес-процессов, но и предоставлять инструменты для их гибкой настройки.
