Inventário de ativos com o ITAM: como a precisão da contabilidade melhora o gerenciamento de ativos de TI

O gerenciamento eficaz de ativos está se tornando um fator crítico de sucesso para organizações de todos os portes. A crescente complexidade das infraestruturas de TI e a proliferação de dispositivos e softwares criam novos desafios para os departamentos de TI. Sem uma contabilidade precisa e um inventário regular dos ativos, as empresas correm o risco de sofrer um controle de custos reduzido, interrupções em sistemas essenciais e vulnerabilidades de segurança.

“O inventário de ativos desempenha um papel fundamental no enfrentamento desses desafios. Ele não apenas fornece uma visão abrangente dos recursos disponíveis, mas também serve como base para a tomada de decisões estratégicas. Informações precisas e atualizadas sobre os ativos ajudam a otimizar os custos, melhorar o desempenho da TI e garantir a conformidade.”
– Evgenia Asoskova, proprietária do produto ITAM.

Neste artigo, veremos como um inventário organizado adequadamente, usando as ferramentas certas, pode transformar o gerenciamento de ativos, proporcionando visibilidade, controle e otimização da infraestrutura de TI.

O que é um inventário de ativos?

O inventário serve como base para o gerenciamento eficaz de ativos de TI, proporcionando visibilidade, controle e otimização da infraestrutura de uma organização.

As principais etapas de um inventário:

1. Preparação: planejar o momento, o escopo do inventário, identificar os responsáveis.
2. Identificação: a cada ativo é atribuído um identificador exclusivo, como um número de inventário, que pode ser exibido em formato de código de barras ou etiqueta RFID para facilitar a identificação.
3. Coleta de dados (inventário): o processo envolve a captura da presença, condição e características importantes dos ativos, como modelo, número de série, especificações necessárias, localização e pessoa responsável.
4. Documentação e resumo: formação de documentos de inventário (inventários de inventário, relatórios de inventário, folhas de comparação), registro nos registros contábeis das discrepâncias identificadas, preparação de planos de mudança (se considerado necessário com base nos resultados do inventário).
5. Rastreamento de alterações: O inventário não se limita a uma contabilidade única. Ele envolve a atualização regular das informações dos ativos, incluindo mudanças, reparos e desativação.
6. Auditoria: verificação periódica da existência real e da condição dos ativos e reconciliação com os dados do sistema contábil.

É importante observar que o inventário de ativos não é um evento único, mas um processo repetitivo que é parte integrante do gerenciamento de ativos. A atualização regular dos dados dos ativos garante a relevância das informações e permite que você responda rapidamente às mudanças na infraestrutura de TI.

Por que você precisa de um inventário de ativos?

Vamos considerar os principais motivos pelos quais o inventário regular de ativos é necessário para uma operação comercial bem-sucedida.

Controle e otimização da infraestrutura de TI

• Identificação de equipamentos não utilizados ou obsoletos, o que ajuda a otimizar os recursos e reduzir os custos de manutenção.
• Planejar atualizações e modernização da infraestrutura de TI com base em dados atualizados sobre a integridade e o desempenho dos equipamentos.
• Evitar o tempo de inatividade devido à falha do equipamento por meio da substituição oportuna de componentes obsoletos.
• Evitar o tempo de inatividade devido à falha do equipamento.
• Reforçar a distribuição uniforme de recursos entre departamentos e projetos.

Aspectos financeiros da gestão de ativos

O inventário de ativos tem um impacto direto no planejamento financeiro e no controle de custos:

• Rastrear regularmente a presença e a condição dos ativos fornece dados atualizados sobre tipos de equipamentos e datas de utilização, o que melhora a qualidade do planejamento orçamentário de TI.
• Evite compras redundantes ao compreender totalmente os recursos disponíveis.
• Evite compras redundantes ao entender completamente os recursos disponíveis.
• Otimizar os custos de manutenção e suporte de equipamentos.
• Melhorar o processo de planejamento de despesas de capital de TI.

Conformidade com requisitos regulatórios e políticas internas

O inventário ajuda as organizações:

• Conformidade com os requisitos de auditoria e contabilidade, fornecendo dados precisos sobre os ativos.
• Garantir a conformidade com as políticas internas de segurança e governança.
• Simplificar o processo de preparação para auditorias e revisões externas.
• Monitorar a conformidade com as normas e políticas relativas ao uso de equipamentos de TI.

Aumentar a segurança da infraestrutura de TI

A contabilidade precisa dos ativos contribui para aumentar a segurança das informações:

• Detecção de dispositivos não autorizados na rede.
• Garantir atualizações de hardware e aplicação de patches em tempo hábil.
• Controlar o acesso a ativos críticos.

Métodos para realizar um inventário de ativos

O inventário de ativos pode ser realizado de várias maneiras. A escolha do método depende do tamanho da organização, das especificidades da infraestrutura de TI e dos requisitos de precisão contábil. Vamos considerar as principais abordagens para a realização de um inventário.

Inventário manual

O método de inventário manual envolve a inspeção física e a contagem de ativos pelos funcionários de uma organização. No inventário manual, os funcionários podem inspecionar visualmente a condição física de cada dispositivo e, se o processo for organizado adequadamente, a precisão da contabilidade será bastante alta. Entretanto, esse método é um dos mais trabalhosos e consome a maior parte do tempo dos funcionários.

O processo de inventário manual geralmente inclui as seguintes etapas:

1. Preparação de uma lista de ativos para inventário com base nos dados disponíveis.
2. Passeio físico pelas instalações e verificação dos equipamentos.
3. Verificação da disponibilidade real com os dados contábeis.
4. Rotulagem de dispositivos não contabilizados.
5. Fazer alterações no banco de dados de ativos.

Inventário automatizado

A abordagem automatizada usa ferramentas especializadas para coletar informações sobre a composição da infraestrutura de TI. Esse método é caracterizado pela alta velocidade de coleta de dados e permite atualizações regulares das informações dos equipamentos. Uma das principais vantagens do inventário automatizado é que a influência do fator humano no processo de contabilidade se torna muito menor. No entanto, essa abordagem tem suas limitações, como a dificuldade de detectar dispositivos que estão fisicamente desconectados da rede.

É importante observar que os métodos automatizados, como a varredura de rede, funcionam principalmente com unidades de configuração da infraestrutura de TI. Quando existem bancos de dados de ativos e unidades de configuração no sistema de registro, pode ser necessário processamento adicional e correspondência de dados.

Abordagem combinada

A maneira mais eficaz de realizar um inventário de ativos é por meio de uma combinação de métodos manuais e automatizados. Essa abordagem combina os benefícios de ambos – a combinação resultante da coleta automatizada de dados e da inspeção física produz um inventário de equipamentos altamente preciso.

O método combinado permite que você identifique discrepâncias entre as informações obtidas pelos sistemas automatizados e a disponibilidade real dos equipamentos. Além disso, essa abordagem é bastante flexível – o processo de inventário pode ser adaptado às necessidades e características específicas de cada organização.

A escolha da melhor maneira de realizar um inventário de ativos depende das necessidades e dos recursos específicos da organização. É importante garantir a regularidade do processo e a precisão dos dados obtidos, o que permitirá que você gerencie com eficácia a infraestrutura de TI e tome decisões informadas sobre seu desenvolvimento.

Processo de inventário de ativos

Um inventário de ativos eficaz requer uma abordagem estruturada e a adesão clara a determinadas etapas. Vamos considerar as principais etapas do processo de inventário.

Preparação para um inventário

• Determinação do escopo do inventário: fazer uma lista dos ativos a serem verificados.
• Formação da comissão de inventário: nomeação de pessoas responsáveis de acordo com os procedimentos regulamentares da organização.
• Preparação das ferramentas: configuração do sistema de contabilidade, preparação de dispositivos móveis ou terminais de coleta de dados.
• Planejamento do cronograma: determinar o momento do inventário para diferentes departamentos ou locais.

Coleta de dados

• Inspeção física: percorrer as instalações e inspecionar visualmente os ativos.
• Digitalização de etiquetas: usar códigos de barras ou outros identificadores para registrar rapidamente os ativos.
• Informações de fixação: registro das principais características dos ativos (número de série, modelo, localização).
• Documentação da condição: anotações sobre a condição física do equipamento, danos ou problemas de funcionamento detectados.

Análise e reconciliação de informações

• Carregamento de dados coletados: transferência de informações de dispositivos móveis para o sistema de contabilidade principal.
• Conciliação automatizada: correspondência dos dados coletados com a base de ativos existente.
• Detecção de discrepâncias: identificação de ativos ausentes, redundantes ou deslocados.
• Análise de discrepâncias: investigar os motivos das discrepâncias identificadas.
• Análise de discrepâncias: investigar os motivos das discrepâncias identificadas.

Detecção e resolução de discrepâncias

• Encontrar ativos ausentes: verificar possíveis localizações de equipamentos ausentes.
• Identificação de excedentes: averiguação da origem de ativos não registrados, incluindo a verificação da documentação relevante, como certificados de aceitação.
• Correção de dados: fazer alterações no sistema contábil com base em dados reais.
• Correção de dados: fazer alterações no sistema de contabilidade com base em dados reais.
• Investigação de discrepâncias: analisar os processos que levaram a discrepâncias para evitar situações semelhantes no futuro.

Documentação dos resultados

• Relatórios: criação de relatórios detalhados sobre os resultados do inventário e sua validação pelo comitê de inventário.
• Preparação do relatório de inventário: documentação formal dos resultados da auditoria.
• Atualização do banco de dados: atualização das informações sobre os ativos no sistema de contabilidade.
• Recomendações: formulação de propostas para melhorar os processos de gerenciamento de ativos com base nos resultados do inventário.
• Recomendações: formulação de propostas para melhorar os processos de gerenciamento de ativos com base nos resultados do inventário.
• Fixação dos resultados do inventário no sistema contábil.

Participantes do processo de inventário

O inventário eficaz de ativos exige o trabalho coordenado de vários especialistas. Vamos dar uma olhada nos principais participantes do processo e em suas principais responsabilidades.

Funções e responsabilidades

Gerente do processo de inventário:

• Planejamento e coordenação do inventário
• Monitoramento da execução do trabalho, validação e análise dos resultados

Especialistas em TI:

• Inventário físico
• Identificar especificações de equipamentos

Equipe de inventário:

• Manutenção do banco de dados de ativos
• Conciliação de dados com registros contábeis

Representantes de unidades de negócios:

• Fornecer acesso aos ativos
• Fornecer informações sobre a utilização de equipamentos

Especialista em segurança da informação:

• Controle da conformidade com as políticas de segurança
• Avaliação de risco do patrimônio

Comitê de inventário

O comitê de inventário desempenha um papel fundamental no processo de contabilidade de ativos.

Composição da comissão:

• Presidente (geralmente o chefe de TI ou o CFO)
• Representantes de TI, contabilidade, segurança e das principais unidades de negócios

Principais tarefas do comitê:

1. Aprovação do plano de inventário
2. Controlar o processo de coleta e análise de dados
3. Resolução de disputas
4. Assinatura dos documentos finais
5. Formulação de recomendações para aprimorar o gerenciamento de ativos

A atribuição clara de funções e a comunicação eficaz entre os participantes do processo são fundamentais para um inventário de ativos bem-sucedido.

Benefícios de usar o ITAM para o inventário

A implementação de um sistema especializado de gerenciamento de ativos (ITAM) aumenta significativamente a eficiência do processo de inventário e do gerenciamento de ativos de TI em geral. Vamos considerar os principais benefícios do uso desse sistema.

Otimização do gerenciamento de processos

• Criar e gerenciar tarefas de inventário específicas de ativos e locais.
• Comparação automática dos dados coletados com o banco de dados existente para identificar discrepâncias.
• Formação de relatórios e atos de inventário, o que reduz significativamente o tempo de preparação da documentação.

A automação não apenas acelera o processo, mas também minimiza o impacto do fator humano, aumentando a precisão da contabilidade.

Aumento da precisão da contabilidade

• Identificação exclusiva de ativos usando códigos de barras ou outras marcações.
• Registro detalhado das características de cada ativo, incluindo parâmetros técnicos, localização e responsável.
• Rastreamento do histórico de movimentação.

Melhor planejamento e otimização dos recursos de TI

O sistema ITAM fornece ferramentas para o gerenciamento estratégico de ativos de TI:

• A análise de utilização de ativos ajuda a identificar equipamentos usados de forma ineficiente.
• A previsão das necessidades com base nos dados de vida útil e condição dos ativos permite planejar futuras compras e atualizações.
• A otimização de estoque ajuda a monitorar a disponibilidade de peças de reposição e consumíveis.

Flexibilidade e adaptabilidade

Os sistemas ITAM modernos suportam uma variedade de métodos de inventário. Eles podem se integrar a dispositivos móveis, permitindo o uso de smartphones ou terminais especializados de coleta de dados. O sistema também suporta tanto a entrada manual de dados quanto a importação de arquivos, tornando o processo de inventário mais flexível e adaptável às necessidades da organização.

Melhor controle e segurança

A utilização de um sistema ITAM melhora muito o controle dos ativos:

• Distinguir os direitos de acesso garante a segurança dos dados.
• Auditar as ações dos usuários ajuda a manter o controle de todas as transações de ativos.
• Controla a conformidade com políticas e regulamentos internos.

Esses aspectos são especialmente importantes para organizações que operam em setores regulamentados.

Conclusões