Quando o backlog não é monitorado, ele se assemelha a uma cesta cheia de papéis, de onde o funcionário puxa uma tarefa aleatória e a começa, mesmo que esteja desatualizada ou não tenha valor. O grooming ou atualização do backlog permite evitar essa situação e criar uma direção clara, para que todos saibam o que é prioritário no momento.
Compartilhamos nuances do grooming no desenvolvimento de software e oferecemos um guia passo a passo para as reuniões de backlog.
Detalhes do processo
Backlog— é uma lista de tarefas, e grooming (ou refinamento) é a forma de cuidar do backlog. Em um backlog “bem cuidado”, as tarefas têm requisitos claramente definidos e prioridades estabelecidas.
“Quando o backlog está organizado, a equipe realiza apenas as tarefas necessárias de forma qualitativa e rápida. Quando não está, a equipe trabalha sem direção e sem entendimento das prioridades, e os objetivos de negócios não são alcançados. A empresa perde dinheiro com trabalho inútil: gastam-se horas de trabalho, utilizam-se recursos de nuvem, ocorrem outras despesas não planejadas”,
— Ksenia Filippova, proprietária do produto SimpleOne SDLC
Objetivos e metas do grooming do backlog
As tarefas no backlog podem perder relevância, mas com o grooming o backlog pode ser constantemente atualizado. Quando as tarefas do backlog têm prioridades claras, a equipe entende o que deve ser feito em breve e o que pode ser deixado para depois.
O objetivo do grooming é trazer clareza ao trabalho sobre o produto.
O processo de trabalho sobre o produto é contínuo, portanto, há casos em que as tarefas se tornam obsoletas e as prioridades mudam. Para que o backlog reflita a situação real da equipe, é necessário analisar cada tarefa.
Metas do grooming — priorizar todas as tarefas, decompor as grandes e estimar o esforço necessário.
Participantes da reunião
No grooming do backlog participam:
- o Product Owner ou Scrum Master, que atua como facilitador;
- membros da equipe que trabalham no produto.
Com que frequência realizar
A periodicidade do grooming depende das necessidades da equipe — pode-se realizar grooming regularmente, por exemplo, uma vez por semana, ou conforme a necessidade, quando houver acúmulo de tarefas no backlog.
Guia passo a passo para o grooming do backlog
- Preparação para a sessão
Antes da reunião de backlog, é importante resolver todas as questões organizacionais: marcar a reunião, convidar os participantes, explicar aos colegas o propósito do grooming, caso seja a primeira vez.
Também é necessário determinar com qual volume de tarefas se trabalhará na reunião — pode ser o backlog inteiro ou parte dele, por exemplo, apenas tarefas relacionadas a uma determinada funcionalidade.
- Priorização dos elementos do backlog
A discussão das tarefas segue uma lista de cima para baixo. Cada tarefa deve ter uma prioridade atribuída e as mais importantes, ou seja, as mais valiosas para o consumidor, devem ser selecionadas para trabalho.
Para definir prioridades de forma clara, podem ser utilizados frameworks de priorização de tarefas, como:
- MoSCoW (Must, Could, Should, Won’t)
- RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort)
- ICE (Impact, Confidence, Effort)
- WSJF (Weighted Shortest Job First)
- O modelo Kano — um método originado do marketing. Ajuda a avaliar as reações emocionais dos usuários à funcionalidade do produto.
- Detalhamento e especificação dos requisitos
Cada tarefa no backlog deve ter critérios de aceitação (Acceptance Criteria) e critérios de conclusão (Definition of Done) formulados. Sem eles, o responsável pela tarefa não poderá determinar como concluí-la.
Por exemplo, para a tarefa “Adicionar filtro por categorias” podem ser formulados os seguintes critérios de aceitação:
- o filtro deve conter todas as categorias de produtos existentes;
- o usuário pode selecionar várias categorias simultaneamente;
- ao selecionar uma categoria, a lista de produtos é atualizada sem recarregar a página;
- os filtros selecionados são mantidos ao navegar pelo site.
- Avaliação da complexidade das tarefas
Frequentemente, as equipes avaliam o esforço necessário com base em sua experiência — trabalhar em tarefas anteriores ao longo do tempo dá uma ideia de quanto tempo é necessário para realizar diferentes tipos de tarefas.
No entanto, a avaliação empírica pode não ser precisa, por exemplo, quando surgem novas tarefas com as quais a equipe nunca lidou antes. Nesse caso, métodos para uma avaliação mais precisa podem ajudar:
- avaliação pelo tempo de execução;
- avaliação por Story Points (Story Points).
- Decomposição de tarefas grandes
Algumas tarefas no backlog parecem pequenas à primeira vista, mas podem ser muito extensas. Por exemplo, a equipe precisa adicionar um chat de suporte ao aplicativo. A tarefa inicial pode envolver vários processos diferentes: design UI, implementação back-end, integração de sistema de notificações, teste. Assim, uma tarefa no backlog se transforma em duas ou mais.
Durante o grooming é importante identificar essas tarefas e decompô-las, ou seja, dividi-las em partes menores.
- Documentação dos resultados
Os resultados do grooming devem ser registrados em ata, geralmente pelo facilitador ou por um secretário designado. A documentação dos resultados permite formular as conclusões da discussão das tarefas e acompanhar as mudanças no backlog.
Ferramentas para controle do backlog
O grooming pode ser realizado mesmo que a equipe ainda não use um task tracker. Em qualquer processo de negócio, as tarefas são monitoradas de alguma forma: planilhas online, listas ou até mesmo papéis adesivos no quadro do escritório. Na reunião com a equipe, pode-se revisar esses itens e analisar cada um.
Os task trackers facilitam muito a vida da equipe, ajudando a acompanhar o backlog do produto. Para o grooming, não é necessária uma funcionalidade especializada do sistema — basta a capacidade de definir prioridades das tarefas, estimar o esforço e ligar pequenas tarefas a épicos.
No entanto, à medida que a empresa cresce, e os produtos em desenvolvimento se multiplicam, surge a necessidade de uma plataforma especializada não apenas para gerenciar o backlog, mas para todo o ciclo de vida dos produtos de TI. Com o crescimento da empresa, aumentam a complexidade da gestão das tarefas, a coordenação das equipes e a garantia de qualidade — nessas condições, o IT Service Management (ITSM) ajuda a construir estruturas e processos que sustentam a gestão e desenvolvimento eficazes dos serviços de TI em todas as etapas do ciclo de vida dos produtos de TI.
Interface da página do backlog no SimpleOne SDLC
«Para atingir um novo nível, a equipe pode adotar um sistema especializado para gerenciamento do desenvolvimento de software, que inclua a integração de SDLC (Software Development Life Cycle) e ITSM (IT Service Management). Isso irá melhorar a qualidade dos processos de negócios, melhorar a coordenação das equipes e fornecer uma gestão mais eficaz do ciclo de vida dos produtos de TI com base no valioso feedback dos usuários,
— Ksenia Filippova, proprietária do produto SimpleOne SDLC
FAQ: perguntas sobre grooming
Discutimos os principais aspectos do grooming do backlog com Ksenia Filippova, Product Owner do SimpleOne SDLC. Neste FAQ, você encontrará respostas para perguntas relevantes sobre grooming, que ajuda as equipes a manter a organização do backlog e gerir as tarefas de forma eficaz.
Com que frequência realizar grooming?
O grooming é realizado semanalmente ou conforme necessário, dependendo das necessidades da equipe.
Quem deve participar do grooming?
Scrum Master, Product Owner — desempenham a função de facilitadores.
Membros da equipe: desenvolvedores, designers, gerentes de produto, etc. — participam da discussão de cada tarefa.
Como evitar alongar a reunião de grooming do backlog?
Existem dois riscos nas reuniões de grooming:
- A equipe leva um backlog muito grande para discussão, cujo grooming pode se prolongar por várias horas ou dias. Solução: dividir o backlog e trabalhar nele por partes, como por defeitos ou funcionalidades.
- Em vez de uma estimativa aproximada das tarefas, a equipe discute os detalhes – até mesmo o código. Solução: nomear um facilitador que determinará quais tarefas a equipe discutirá e quanto tempo levará, por exemplo, 12 tarefas a 5 minutos cada.
O que fazer com as tarefas que são constantemente adiadas?
Se uma tarefa permanece no backlog por muitos meses, isso significa que atualmente ela não é importante. Mas excluí-la não é necessário – uma tarefa não prioritária pode a qualquer momento se tornar crítica. Tarefas pendentes podem ser bloqueadas ou arquivadas para serem recuperadas quando a equipe tiver todos os recursos necessários para concluí-las.
Como analisar a eficácia?
O grooming foi eficaz se, como resultado, a equipe tem uma estimativa aproximada das tarefas e um roteiro de desenvolvimento. Acredita-se que em um backlog “bem cuidado” sempre devem haver tarefas formuladas para dois sprints à frente.
Como começar a realizar grooming?
Pode-se começar pequeno: marcar as tarefas mais prioritárias em listas, avaliar a urgência e o esforço. Gradualmente, essas práticas podem se espalhar por toda a equipe, para que todos entendam o valor de um backlog bem trabalhado.
Resumo
O grooming regular do backlog proporciona clareza no trabalho, permite distribuir recursos de forma eficaz e focar nas tarefas mais valiosas.
Reuniões bem organizadas com a participação de toda a equipe e o uso de ferramentas adequadas reduzem o tempo gasto em tarefas desatualizadas, melhoram a qualidade do planejamento dos sprints e aceleram a liberação de atualizações do produto. Como resultado, a equipe pode responder rapidamente às mudanças do mercado e às necessidades dos usuários, o que impacta diretamente a conquista de indicadores-chave de negócios.
