Como a automação de processos de RH ajuda as empresas a crescerem

Tanto as grandes empresas quanto as startups de ontem, mais cedo ou mais tarde, precisam crescer. Para crescer, é preciso recrutar pessoal, reorganizar a estrutura da empresa e contar com dados de qualidade sobre processos e funcionários ao tomar decisões de gerenciamento – tudo isso é responsabilidade do serviço de RH.

Nós lhe contamos como o RH vive quando uma empresa está crescendo e por que não é fácil se desenvolver sem a automação das funções de RH.

Desafios para o RH ao expandir uma empresa

O dimensionamento de uma empresa geralmente é acompanhado por peculiares dores de crescimento, e isso é especialmente perceptível na esfera de RH: processos desatualizados apenas atrapalham o enfrentamento do aumento do volume de trabalho, a reestruturação se torna necessária e o gerenciamento de RH se torna cada vez mais complexo. Sem o “tratamento” correto, a empresa não se desenvolverá, e a solução pode ser a automação dos processos de RH. Abaixo – mais informações sobre os desafios que o departamento de RH enfrenta durante o crescimento da empresa.

Mudanças estruturais na organização

A estrutura de uma organização muda inevitavelmente à medida que ela cresce e se desenvolve. As empresas passam da estrutura linear simples de uma startup para as complexas formas matriciais e hierárquicas das grandes corporações. Ao escalonar, o departamento de RH pode conduzir a reestruturação e a modelagem organizacional; em empresas avançadas, essas tarefas podem se tornar um dos trabalhos mais importantes do RH.

Quando a força de trabalho cresce, fazer alterações na estrutura organizacional leva cada vez mais tempo. Para a reestruturação operacional, é importante que o departamento de RH tenha ferramentas convenientes e flexíveis para a visualização e a modelagem organizacional da estrutura – se em uma startup ainda é possível mantê-la no Excel, no nível corporativo isso é quase impossível.

A modelagem organizacional é uma ferramenta fundamental na reestruturação. Em cada estágio de crescimento, o RH desempenha um papel importante na modelagem e implementação da nova estrutura organizacional. O RH não apenas executa as decisões de reestruturação, mas também participa ativamente do processo de reestruturação.

A necessidade de hiper-automatizar e unificar sistemas díspares

Hiper-automatização

Um dos principais desafios do dimensionamento é a natureza em silos das ferramentas e dos dados de RH. Em empresas maduras, pode haver mais de 10 atividades de RH, cada uma com seu próprio conjunto de ferramentas, o que complica muito a consolidação de dados e a avaliação da eficiência da função de RH como um todo. Por exemplo, para correlacionar a eficácia do recrutamento com o sucesso da integração de novos funcionários, os especialistas de RH precisam coletar manualmente dados de diferentes fontes, o que consome muito tempo e reduz a precisão da análise.

As empresas estão percebendo cada vez mais a necessidade de migrar para um sistema unificado de RH, mas enfrentam sérios desafios. A maioria das organizações gerencia as funções de RH por meio de um “zoológico de sistemas” – uma infinidade de ferramentas diferentes, o que dificulta a consolidação de dados e processos. As que já implementaram plataformas abrangentes de RH, no entanto, geralmente descobrem que essas soluções não são suficientemente flexíveis e não se adaptam bem às necessidades exclusivas da empresa. Em ambos os casos, as empresas precisam de uma solução flexível e personalizável que possa consolidar todos os processos de RH em uma única plataforma e se adaptar facilmente às mudanças de requisitos.

“Os produtos prontos para uso, embora automatizem a maioria dos processos de RH, geralmente são pouco personalizáveis de acordo com as necessidades específicas de uma determinada empresa. Pode ser doloroso, caro e demorado adaptar uma “caixa” aos processos comerciais exclusivos de uma organização”,

– Maria Pizhurina, proprietária do produto SimpleOne HRMS

Gerenciamento de recursos humanos em tempos de crescimento

O aumento de escala de uma empresa geralmente exige o recrutamento em massa de funcionários de linha – uma tarefa complexa que requer o recrutamento rápido de um grande número de novos funcionários, e é importante não apenas encontrar os especialistas certos, mas também garantir sua adaptação bem-sucedida.

A integração se torna um processo crítico – é uma tarefa complexa que exige a participação de funcionários de diferentes departamentos. Se em uma empresa pequena um especialista em RH poderia coordenar pessoalmente a adaptação de cada recém-chegado, essa abordagem perde a eficácia à medida que a empresa cresce. Com a integração automatizada, o sistema gera e distribui de forma independente as tarefas de recrutamento e adaptação entre os executores, garantindo a inclusão consistente e de alta qualidade dos novos funcionários no trabalho sem sobrecarregar o departamento de RH.

Incompatibilidade entre gerenciamento tático e estratégico

Na ausência de automação, a maior parte do tempo dos profissionais de RH é gasta em tarefas táticas e operações manuais de rotina, como preenchimento de documentos de RH, geração de relatórios em Excel, processamento de solicitações de férias e viagens em papel e ligações e e-mails constantes para recrutar novos funcionários. Nessas circunstâncias, pode não haver recursos suficientes para o planejamento estratégico e o desenvolvimento da função de RH, pois o diretor de RH está ocupado com as tarefas do dia a dia.

No contexto de expansão da empresa, os processos devem ser automatizados para que possam ser rapidamente adaptados às novas condições. Os processos não automatizados são difíceis de serem alterados, e qualquer alteração exige esforço e tempo consideráveis dos especialistas em RH – por causa disso, o departamento de RH é menos capaz de atender às necessidades de uma empresa em crescimento.

Falta de transparência na função de RH

Quando uma empresa cresce, a função de RH corre o risco de se tornar uma “caixa preta” para a gerência. A alta gerência precisa ver como os processos de RH estão alinhados com a estratégia geral da empresa, mas, sem a devida transparência, é difícil avaliar exatamente quais tarefas os especialistas de RH realizam, quanto trabalho fazem e quais resultados trazem para a empresa. Para que o departamento de RH possa apoiar efetivamente as metas estratégicas da organização, suas atividades devem ser compreensíveis e mensuráveis.

Para os funcionários comuns, o dimensionamento de uma empresa geralmente significa expandir a gama de serviços de RH. Para que os funcionários entendam quais questões podem ser encaminhadas ao RH, é necessário um único ponto de entrada para todas as solicitações de RH – isso tornará toda a gama de serviços de RH óbvia e acessível aos funcionários, independentemente do tamanho da empresa.

O que é automação de processos de RH

As tecnologias tornam-se especialmente exigidas quando uma empresa começa a crescer, pois a expansão dos negócios cria novos desafios para o departamento de RH, que são difíceis de enfrentar sem soluções modernas.

Como a automação do processo de RH contribui para o crescimento da empresa

A automação não facilita apenas o trabalho do departamento de RH, ela se torna um catalisador para o crescimento de toda a empresa. A implementação de sistemas modernos de HRM ajuda a superar as “doenças do crescimento” e abre novas oportunidades para o desenvolvimento dos negócios.

A empresa está passando do gerenciamento tático para o estratégico

Com a automação bem-sucedida das tarefas rotineiras, os diretores de RH podem não perder tempo com o gerenciamento de tarefas, mas concentrar-se no planejamento estratégico e no desenvolvimento da função de RH. Uma abordagem estratégica oferece a oportunidade de gerenciar todo o ciclo de vida do funcionário, em vez de fragmentos individuais, por exemplo, analisando como a qualidade do treinamento afeta o desempenho do funcionário e o desenvolvimento da carreira para identificar áreas de melhoria nos processos de L&D. Se uma empresa não conseguir reduzir a carga administrativa do departamento de RH e liberar recursos para a gestão estratégica, será difícil conseguir o desenvolvimento da função de RH

A quantidade e a qualidade dos dados aumentam, e são tomadas decisões gerenciais mais informadas

Todos os dados são armazenados de forma centralizada, atualizados em tempo real e disponíveis para todos os funcionários autorizados – as informações se tornam mais consistentes. Dessa forma, a empresa pode evitar erros humanos e obter uma base confiável para análise e tomada de decisões.

A automação fornece à gerência da empresa informações atualizadas e completas sobre todos os processos de RH. É possível gerar relatórios automaticamente e calcular todas as métricas de RH, o que permite avaliar a eficiência dos processos.

A maturidade dos processos está crescendo

A consolidação de todos os processos de RH em um único sistema ajuda a reduzir o custo e o tempo de execução dos processos de negócios. Em vez de um “zoológico” de soluções diferentes, a empresa obtém um ambiente digital unificado que permite a criação de processos coordenados em todas as áreas de atividades de RH.

Aumento do envolvimento dos funcionários

Com um único ponto de contato com o departamento de RH e um catálogo de serviços de RH, os funcionários têm uma compreensão clara dos serviços disponíveis e de como obtê-los, e a qualidade da comunicação aumenta. Além disso, a automação das atividades rotineiras permite que o RH se torne “voltado para as pessoas” – os especialistas estarão imersos não na burocracia, mas no desenvolvimento dos funcionários, aumentando o envolvimento e a satisfação deles.

Como escolher um sistema para automatizar os processos de RH: uma visão geral dos critérios

Ao escolher o sistema de RH de uma empresa, você precisa considerar vários fatores importantes que ajudarão a implementar e usar uma solução adequada por muito tempo.

Critérios para a escolha de uma solução:

• Um sistema único para todos os processos de RH, de acordo com a tendência de hiperautomatização;
• possibilidade de personalização profunda para as especificidades da empresa;
• disponibilidade de ferramentas de baixo código/sem código para adaptação rápida de processos;
• escalabilidade da solução para dar suporte ao crescimento dos negócios;
• fácil personalização de integrações com outros sistemas corporativos para fornecer um ambiente de informações unificado na empresa.

Funcionalidade de uma plataforma de automação moderna

Uma plataforma moderna de RH, como o SimpleOne HRMS, permite gerenciar todos os processos relacionados à função de RH: trabalhar com a estrutura da empresa, contratar e adaptar novos funcionários, avaliar seu desempenho e planejar seu desenvolvimento, além de compilar um banco de talentos.

As plataformas modernas de RH, alinhadas com a tendência de hiperautomatização, ajudam a coletar dados díspares em um único sistema e a usá-los. As métricas importantes de RH podem ser rastreadas e relatórios, painéis e gráficos podem ser criados com base nelas em qualquer formato. O sistema deve ajudá-lo a tomar decisões com base em dados atualizados.

As soluções prontas em caixa geralmente não levam em conta as características exclusivas das empresas. Os processos de RH, embora tenham um denominador comum, diferem significativamente em detalhes de empresa para empresa. “As soluções prontas não levam em conta essas nuances, forçando as organizações a adaptarem seus processos para se adequarem ou a pagarem grandes quantias pela personalização e esperarem anos por atualizações. Por esse motivo, um sistema de RH precisa ser flexível na personalização, geralmente possibilitada por ferramentas de baixo código.

Resumo

A automação do processo de RH ajuda a dimensionar uma empresa e a superar as barreiras ao crescimento:

• simplifica o gerenciamento de uma estrutura organizacional complexa;
• solve o problema de dados e ferramentas díspares;
• facilita a contratação em massa e a adaptação de novos funcionários;
• aumenta a transparência do trabalho do departamento de RH;
• libera os especialistas em RH da rotina para resolver tarefas estratégicas.

A implementação de uma plataforma moderna de RH permite:

• mudar da gestão tática para a gestão estratégica;
• melhorar a qualidade dos dados e das decisões gerenciais baseadas neles;
• aumentar a maturidade dos processos de RH;
• aumentar o profissionalismo e o engajamento dos funcionários.

Ao escolher um sistema, é importante considerar as possibilidades de personalização profunda, a disponibilidade de ferramentas para adaptação rápida de processos e o potencial de crescimento com a empresa. A solução certa de automação de RH se tornará um suporte confiável para o desenvolvimento dos negócios e sua adaptação às mudanças.