A falta de um gerenciamento centralizado de ativos de TI pode custar às empresas grandes custos devido a compras desnecessárias, multas por violação de licenças e tempo de inatividade do sistema. Este artigo revela as principais maneiras de colocar ordem em uma infraestrutura de TI diversificada e otimizar os custos com as práticas de ITAM. Uma análise detalhada dos processos para automatizar a contabilidade de ativos, o planejamento de recursos e as finanças identificará as áreas de economia em sua organização.
Caos no departamento de TI de uma grande empresa: os funcionários estão espalhados em diferentes escritórios e suas estações de trabalho são uma mistura de diferentes hardwares e programas de diferentes origens. Ninguém sabe realmente o que foi comprado, o que foi instalado ou onde qualquer ativo está localizado.
Essa situação pode levar a problemas sérios, desde falhas no sistema e perda de dados até sanções legais. Especialmente se uma organização ignorar a importância de um gerenciamento competente de ativos de TI.
Os ativos de TI são elementos do cenário da empresa moderna que têm um certo valor para os negócios.
A falta de uma contabilidade centralizada dos ativos durante todo o seu ciclo de vida – desde a compra até o descarte – geralmente leva à falta de informações atualizadas sobre a condição e o volume dos equipamentos, datas de vencimento de contratos, o que complica o planejamento de custos e, como resultado, leva a perdas financeiras, tempo de inatividade e gastos desnecessários. A situação pode ser controlada com a ajuda de sistemas especializados de gerenciamento de ativos de TI (ITAM).
Neste artigo, veremos como simplificar os processos de ativos de TI e otimizar os custos relacionados por meio de automação, análise e controles abrangentes.
Automatizando a contabilidade e o rastreamento de ativos
Imagine que chegou a hora de fazer um inventário programado dos equipamentos de TI de sua empresa. Isso geralmente significa semanas ou até meses de trabalho manual monótono – percorrer escritórios, entrevistar funcionários, consultar correspondências, reconciliar dados com documentos desatualizados e planilhas do Excel espalhadas. Tudo isso é um processo demorado e pouco confiável. Especialmente para empresas com infraestrutura distribuída e grandes frotas de equipamentos. De acordo com algumas estimativas, até 65% das entradas nos registros de ativos corporativos são incompletas ou imprecisas, e 10% a 30% dos ativos registrados estão realmente ausentes.
Esse problema dos chamados ativos “fantasmas” gera uma série de consequências negativas:
- Distorção dos relatórios financeiros;
- Gastos orçamentários com a manutenção de equipamentos inexistentes;
- Diminuição da produtividade devido à falta real de equipamentos.
A automação dos processos de contabilidade e rastreamento dos ativos de TI evita esses problemas. Os sistemas ITAM especializados ajudam a registrar e inventariar os ativos de TI, registrando não apenas sua presença, mas também sua configuração técnica, localização, incidentes relacionados e solicitações de serviço. Todas essas informações são consolidadas e exibidas em um único sistema.
Graças à automação, a relevância dos dados é alcançada e os erros de contabilidade manual são eliminados. Os fornecedores estimam que as soluções ITAM economizam até 70% do tempo que a equipe gastaria em reconciliações de inventário e planilhas. Os recursos de mão de obra liberados podem ser usados de forma mais produtiva.
Exemplo: Uma grande cadeia de varejo perdeu dados sobre a movimentação de terminais POS entre lojas devido à falta de contabilidade centralizada de equipamentos. Durante uma auditoria, descobriu-se que dezenas de terminais que custavam cerca de US$ 100.000 estavam listados no registro, mas não estavam fisicamente presentes.
Depois que a solução ITAM foi implementada, a situação mudou. O sistema registra todos os terminais POS com números de série e localização. Ao se deslocar, são criadas tarefas com aceitação obrigatória e transferência de equipamentos. Depois que a solução ITAM foi implementada, a situação mudou.
Estima-se que, somente com a contabilidade e o rastreamento da movimentação dos terminais no primeiro ano, o sistema ITAM economizaria cerca de US$ 120.000 para a empresa e recuperaria totalmente o custo da implementação.
Otimização da aquisição e alocação de recursos
Compras excessivas e irracionais de equipamentos são um problema comum que leva a estouros de orçamento. As empresas se deparam com situações em que um número excessivo de dispositivos é comprado, muitos dos quais permanecem sem uso por longos períodos de tempo ou nunca são usados.
O motivo é a falta de dados confiáveis sobre as necessidades reais e a frota atual de equipamentos. Os departamentos de TI compram recursos com base em informações desatualizadas ou incompletas em planilhas e documentos do Excel, sem poder avaliar a utilização real dos ativos de TI existentes.
O desperdício de recursos não é o único problema. O excesso de compras gera custos de suporte desnecessários. Os equipamentos não utilizados tornam-se obsoletos com o tempo, e a empresa continua a incorrer em custos de manutenção e armazenamento.
Os processos ITAM permitem otimizar a aquisição e a alocação de recursos com:
- Análises detalhadas sobre a utilização do hardware e do software existentes para identificar as necessidades reais da empresa;
- Contabilização do ciclo de vida dos ativos e preparação planejada para a renovação de equipamentos;
- Coleta de requisitos de todos os departamentos em um catálogo centralizado de solicitações;
- Otimização da alocação de ativos disponíveis e adquiridos de acordo com as necessidades identificadas;
Exemplo: Em uma empresa industrial, a implementação de uma solução ITAM evitou gastos ineficientes de até US$ 260 por estação de trabalho, em média, apenas devido a equipamentos não utilizados. Para uma organização com 1.000 estações de trabalho, a economia foi de US$ 260.000 já na primeira fase da otimização de custos.
Os processos bem estabelecidos do ITAM para contabilidade, análise de requisitos e alocação de recursos garantem que o orçamento de ativos de TI seja maximizado.
Transparência do ciclo de vida e dos fluxos financeiros
O gerenciamento eficaz dos ativos de TI implica controle em todos os estágios de seu ciclo de vida.
O sistema ITAM, por sua vez, fornece transparência dos processos que ocorrem com os ativos em cada um dos estágios:
- Registro de novas aquisições de hardware e software;
- Inventário e registro de localização, pessoas responsáveis;
- Rastreamento de movimentos entre departamentos;
- Reparos e upgrades de componentes obsoletos em vez de substituição completa;
- Descarte ou transferência controlada após o fim da vida útil;
A transparência dos processos permite que você tome as decisões necessárias a tempo – para atualizar os dispositivos em tempo hábil, para otimizar os processos de manutenção e aquisição.
Além disso, as abordagens ITAM ajudam na contabilidade financeira:
- Rastreamento de compras de ativos de TI;
- Rastreamento dos custos de manutenção, reparo e descarte;
Os dados operacionais de cada ativo fornecem um quadro completo do ciclo de vida e dos custos associados. Isso permite reduzir os riscos financeiros, calcular com precisão os orçamentos e otimizar os custos em tempo hábil.
Exemplo: Em uma empresa de manufatura, após a implementação do ITAM, o departamento financeiro recebeu dados abrangentes sobre todos os ativos e suas transações. Como resultado, o orçamento de TI foi otimizado em 12%, simplificando a contabilidade, o planejamento de compras e os custos operacionais.
Como o SimpleOne ITAM ajuda a otimizar os custos
Não há muitas soluções no mercado russo que permitam resolver totalmente as tarefas de gerenciamento de ativos de TI. Um dos representantes mais brilhantes é o sistema SimpleOne ITAM – um produto de software para automatizar os processos de gerenciamento de ativos de TI durante todo o seu ciclo de vida, de acordo com a norma ISO 19770-1.
O sistema inclui:
- Gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI
Registro, inventário, emissão, realocação, reparos, atualizações, baixas, descarte/transferência.
- Gerenciamento de contratos
Negocie e monitore as datas de vencimento dos contratos de manutenção, garantia, aquisição e descarte por ativo.
- Salão único para ativos de TI
Visualize e consolide o acesso a todas as informações e tarefas de ativos de TI – do inventário ao processamento de solicitações.
- Integração com ITSM
Com o SimpleOne ITSM implementado, é possível a integração perfeita das soluções ITAM e ITSM para estabelecer um vínculo entre os ativos e as unidades de configuração correlacionadas que são afetadas em solicitações de manutenção, incidentes e solicitações de alteração.
- Integrações com sistemas de contabilidade financeira
Para o SimpleOne ITAM, a integração com qualquer aplicativo de negócios que suporte APIs REST é possível, incluindo soluções disruptivas e sistemas financeiros.
O SimpleOne ITAM implementa todas as entidades necessárias para a contabilidade de ativos – desde o registro inicial até o descarte.
A funcionalidade ITAM adiciona todos os recursos da plataforma SimpleOne com personalização flexível sem código e com pouco código, recursos de integração, ferramentas analíticas e referências.
As atualizações do SimpleOne ITAM incluirão novas funcionalidades para planejamento de ativos de TI e contabilidade de custos. Os usuários terão acesso a ferramentas para orçamento, geração de requisitos, aquisição e controle de custos durante todo o ciclo de vida do ativo.
Conclusão
Com as soluções ITAM, uma organização obtém controle total sobre todo o ciclo de vida dos ativos, desde a aquisição até o descarte. Os recursos de TI podem ser dimensionados de acordo com as necessidades reais, a frota pode ser atualizada em tempo hábil e o hardware e o software existentes podem ser usados com mais eficiência.
Em última análise, o ITAM aumenta a flexibilidade do gerenciamento de ativos de TI, sua capacidade de se adaptar mais rapidamente às mudanças, otimizar os custos ao longo do caminho e maximizar o retorno sobre os investimentos em infraestrutura. Os principais analistas concordam que os sistemas ITAM devem ser um elemento obrigatório de uma estratégia de digitalização para qualquer organização moderna.
Ao escolher um sistema ITAM, você deve prestar atenção à sua abrangência, aos recursos de automação de processos, à integração com outros sistemas corporativos e à conformidade com os padrões. Um fornecedor confiável também é importante – é uma garantia de atualizações regulares do produto e acesso a suporte especializado.
Um sistema ITAM bem projetado não só ajudará a economizar nos custos atuais, mas também será um guia para uma abordagem enxuta e eficiente dos ativos da empresa. Afinal de contas, as pessoas e a tecnologia são os principais ativos de qualquer empresa no século XXI. O gerenciamento inteligente deles abre novas oportunidades de crescimento.
