Métodos de priorização de tarefas: como não perder o resultado

A priorização de tarefas é uma habilidade fundamental para qualquer gerente de projeto. Entretanto, pode ser difícil decidir quais tarefas são realmente importantes e quais podem ser adiadas.

Neste artigo, veremos os principais métodos de priorização que o ajudarão a se concentrar no que é importante e a obter resultados mais rapidamente, além de mostrar como aplicar técnicas de priorização populares e não convencionais para tomar decisões informadas.

O que é priorização de tarefas

Por exemplo, no desenvolvimento de software, o gerente de projetos pode determinar a sequência de implementação de recursos ou épicos, bem como sua composição, para que o produto seja lançado no prazo e atenda às expectativas dos usuários.

A conexão entre priorização e produtividade da equipe é óbvia: quando os funcionários sabem no que devem se concentrar primeiro, eles trabalham de forma mais coerente e eficiente. Ao mesmo tempo, negligenciar a priorização geralmente leva à “síndrome do esquilo na roda”, quando a equipe trabalha duro, mas não obtém resultados significativos. Portanto, a priorização é uma das habilidades mais importantes de um gerente e da equipe como um todo.

É especialmente importante considerar a priorização no contexto do alinhamento da funcionalidade desenvolvida com a especificação do cliente, no caso de trabalho de projeto, e da adequação produto-mercado, no caso de desenvolvimento de produto. Esses aspectos da priorização ajudam a garantir que a equipe não seja apenas eficaz, mas também trabalhe na direção certa para atender aos principais requisitos e expectativas.

Que papel a priorização desempenha no gerenciamento do desenvolvimento

No gerenciamento de desenvolvimento de produtos B2B, a priorização serve como uma ferramenta para tomar decisões informadas, fazer o melhor uso dos recursos e tornar o processo transparente para todas as partes interessadas:

1. Gerenciar o backlog de desenvolvimento

Ao criar soluções B2B complexas, como um sistema ERP, o backlog pode conter centenas de tarefas. A priorização ajuda a destacar os 20% da funcionalidade que fornecerão 80% do valor. Assim, por exemplo, desenvolver um módulo de relatório financeiro pode ser mais importante do que melhorar a interface do painel de administração.

“A combinação de técnicas de priorização e um sistema de gerenciamento de desenvolvimento é a chave para uma organização eficaz do backlog. Ao aplicar modelos como o ICE ou o RICE, a equipe não faz apenas uma lista de tarefas, mas cria um backlog dinâmico e auto-organizado. Isso ajuda a equipe a sempre se concentrar nas tarefas mais valiosas, mesmo quando as prioridades mudam.”

– Ksenia Filippova, proprietária do produto SimpleOne SDLC

2. Alocação de recursos e planejamento de sprint

Quando os recursos e os prazos do projeto são limitados, a priorização ajuda a alocar o tempo dos desenvolvedores de forma otimizada – ela ajuda a equipe a trabalhar com as tarefas mais importantes. Dessa forma, o projeto se beneficia mais rapidamente, e as funcionalidades importantes aparecem mais cedo. Se algo não sair de acordo com o planejado, prioridades claras ajudam a equipe a decidir rapidamente no que se concentrar primeiro.

3. Tomada de decisões estratégicas

Ao desenvolver um produto B2B, a priorização ajuda a escolher a direção do desenvolvimento com base nas necessidades dos clientes-alvo e na situação do mercado, e a se concentrar na funcionalidade que resolve os problemas mais urgentes dos usuários. Isso é especialmente importante no segmento B2B, em que o ciclo de vendas costuma ser longo. As prioridades certas ajudam a criar um produto que é mais fácil de vender e implementar em grandes empresas.

4. Equilibre as metas de curto e longo prazo

No B2B, é importante atender às necessidades atuais dos clientes e, ao mesmo tempo, ter em mente a competitividade de longo prazo. Por exemplo, uma equipe que desenvolve uma plataforma de RH pode alternar entre fazer ajustes rápidos em um sistema de controle de ponto e criar um módulo inovador de análise preditiva para a rotatividade de funcionários.

5. Comunicação com clientes e investidores

A priorização clara permite justificar a escolha das tarefas para as partes interessadas. Quando uma equipe usa métodos claros para avaliar a importância das tarefas, ela pode explicar suas decisões com números e fatos, o que ajuda a evitar disputas baseadas apenas em opiniões pessoais. Essa abordagem cria confiança entre a equipe de desenvolvimento e outros departamentos da empresa. Como resultado, é mais fácil para as partes interessadas aceitarem a estratégia de desenvolvimento de produto escolhida.

Modelos de priorização de tarefas

A priorização geralmente é mais difícil do que parece à primeira vista. Em vez dos 15 minutos esperados, o processo pode levar horas, e o resultado pode causar disputas na equipe.

Por que isso acontece? As pessoas tendem a priorizar suas próprias ideias, mesmo que elas sejam menos importantes para o projeto como um todo. Conceitos novos e não testados geralmente parecem mais atraentes do que soluções testadas pelo tempo. Além disso, pode ser difícil estimar o esforço necessário para realizar cada tarefa, especialmente em projetos grandes.

Para evitar a subjetividade e levar em conta todos os fatores importantes, vale a pena usar métodos especiais de priorização. Eles ajudam a estruturar o processo de tomada de decisão e oferecem uma abordagem mais objetiva para a avaliação de tarefas. Em vez de confiar apenas na intuição ou nas preferências pessoais, a equipe pode confiar em critérios claros e modelos matemáticos. Isso não apenas simplifica o processo de priorização, mas também o torna mais transparente e informado para todos os envolvidos no projeto.

Modelo RICE

O modelo RICE é um método de priorização de tarefas que ajuda as equipes a tomar decisões informadas sobre quais projetos ou recursos devem ser desenvolvidos primeiro. O nome do modelo é um acrônimo que consiste nas primeiras letras dos quatro fatores principais:

1. Alcance (alcance) – estima quantos usuários ou clientes serão afetados por uma alteração proposta em um determinado período. Por exemplo, se a nova funcionalidade afetar 1.000 usuários por trimestre, o valor do Reach será 1.000.
2. Impacto – determina o impacto que a alteração terá em cada usuário. Normalmente, é usada uma escala de 0,25 (impacto mínimo) a 3 (impacto máximo).
3. Confiança – reflete o grau de confiança da equipe em suas estimativas. É expressa como uma porcentagem: 100% – confiança total, 50% – baixa confiança.
4. Esforço – uma estimativa do tempo necessário para implementar o projeto, geralmente expressa em pessoas-mês.

A fórmula usada para calcular a prioridade usando o modelo RICE é:

| Pontuação RICE = (Alcance * Impacto * Confiança) / Esforço

Os projetos com uma pontuação RICE mais alta são considerados de maior prioridade.

A vantagem desse modelo é que ele permite uma comparação objetiva de ideias muito diferentes. Por exemplo, a equipe pode avaliar o que é mais importante: melhorar o design da página inicial ou adicionar novas opções de pagamento.

Entretanto, o RICE é uma ferramenta de apoio à decisão, não um substituto para o bom senso. Às vezes, projetos com baixa pontuação RICE podem ser implementados mais cedo devido a considerações estratégicas ou dependências entre tarefas.

Modelo ICE

O modelo ICE é um método simples e rápido de priorização de tarefas criado por Sean Ellis, conhecido por introduzir o termo Growth Hacking. O nome do modelo é uma abreviação de três fatores:

1. Impacto – o impacto que a tarefa terá nas principais métricas do produto ou dos negócios.
2. Confiança – o quanto a equipe está confiante em suas estimativas de impacto e facilidade de implementação.
3. Facilidade (ease) – quão fácil é implementar a tarefa com os recursos disponíveis.

| Cada fator é pontuado em uma escala de 1 a 10. Os valores são então multiplicados para obter a pontuação final do ICE. As tarefas com a pontuação mais alta são priorizadas.

Entre as vantagens da velocidade de trabalho do ICE nesse modelo, a avaliação pode ser realizada em poucos minutos. Além disso, esse método é bastante simples e versátil, podendo ser facilmente aplicado à avaliação de tarefas heterogêneas.

No entanto, o método tem desvantagens, por exemplo, ele depende muito das avaliações subjetivas das pessoas. Uma avaliação precisa das prioridades requer conhecimento especializado tanto dos aspectos comerciais quanto das nuances técnicas.

O ICE é especialmente útil para a preparação rápida do backlog ou para a seleção de experimentos para o crescimento do produto. Para tirar o máximo proveito do modelo, vale a pena usá-lo em conjunto com outros métodos de priorização para tomar decisões informadas.

O modelo WSJF

O modelo WSJF (Weighted Shortest Job First) é um método de priorização de tarefas desenvolvido dentro das abordagens Agile e Lean. O WSJF ajuda as equipes a determinar quais tarefas devem ser feitas primeiro, com base no valor comercial e no tempo de resposta.

A ideia básica do WSJF é maximizar o valor do trabalho por unidade de tempo. O modelo leva em conta dois fatores:

1. Custo do atraso (CoD) – o custo do atraso. É a soma de três componentes:

• valor para o negócio;
• a urgência ou a criticidade da tarefa;
• redução de risco ou oportunidade.

2. Tamanho do trabalho – A quantidade de trabalho ou tempo necessário para concluir o trabalho.

| A fórmula do WSJF é a seguinte: WSJF = CoD / Tamanho do trabalho

Quanto maior for o valor de WSJF, maior será a prioridade da tarefa.

A aplicação do WSJF ajuda as equipes a se concentrarem em tarefas que proporcionam o maior valor no menor tempo possível e evitam ficar presas em projetos grandes e longos com baixo retorno. O modelo ajuda a equilibrar tarefas urgentes e importantes.

O WSJF é excelente para priorizar os backlogs de produtos, gerenciar portfólios de projetos e tomar decisões de alocação de recursos. Esse método é particularmente útil em ambientes com recursos limitados, nos quais é importante selecionar tarefas que agregarão mais valor no curto prazo.

Mapeamento de histórias de usuários

O mapeamento de histórias de usuários é um método visual de priorização de tarefas que ajuda as equipes de desenvolvimento a criar produtos com a experiência do usuário em mente. Essa abordagem permite que você veja o panorama geral de um produto e o divida em partes gerenciáveis.

Os principais elementos do mapeamento de histórias de usuários:

• Histórias de usuários – descrições curtas de recursos da perspectiva do usuário.
• Backbone – uma sequência de etapas básicas que o usuário executa ao interagir com o produto.
• Tarefas – ações detalhadas necessárias para implementar cada etapa da estrutura.
• Tarefas – ações detalhadas necessárias para implementar cada etapa da estrutura.
• Prioridades – organização das tarefas verticalmente de acordo com sua importância.

Processo de criação do mapa:

1. Definir as etapas básicas do usuário e criar um wireframe.
2. Adicionar tarefas detalhadas em cada etapa do wireframe.
3. Priorize as tarefas organizando-as verticalmente: as mais importantes na parte superior.
4. Divida o wireframe em versões ou MVPs com linhas horizontais.

Entre os benefícios do método está a visualização da jornada completa do usuário, o que ajuda a focar na criação de valor. O mapeamento de histórias de usuários também facilita a identificação de características de MVP, o que é especialmente útil ao desenvolver produtos complexos ou lidar com um grande número de requisitos.

MoSCoW

O método MoSCoW é uma abordagem de priorização de tarefas que ajuda as equipes e os gerentes a se concentrarem nos aspectos mais importantes de um projeto. O nome do método é um acrônimo formado pelas primeiras letras das quatro categorias de priorização:

• Deve ter: Tarefas críticas sem as quais o projeto não pode ser considerado bem-sucedido.
• Deve ter (deveria ter): tarefas importantes, mas não críticas, que agregam valor significativo ao projeto.
• Poderia ter (pode ser feito): tarefas desejáveis, mas não obrigatórias, que melhoram o projeto, mas sua ausência não afeta a funcionalidade principal.
• Não terá (não será feito): tarefas que são intencionalmente excluídas do escopo atual do trabalho.

A aplicação do MoSCoW permite que você identifique rapidamente os elementos mais importantes de um projeto, aloque recursos de forma eficiente e se concentre na criação de um MVP. No entanto, o método tem limitações: subjetividade na categorização de tarefas, falta de critérios claros para avaliar a importância das tarefas e o risco de superestimar o número de tarefas obrigatórias.

O MoSCoW é particularmente útil no desenvolvimento de novos produtos, no gerenciamento de projetos com recursos limitados e em situações em que é necessário tomar decisões rápidas sobre prioridades. Esse método ajuda as equipes a evitar a sobrecarga e a se concentrar no que é realmente importante para o sucesso do projeto.

Pontuação de oportunidades

A pontuação de oportunidades é um método de priorização de tarefas que ajuda as equipes de produtos a identificar as áreas mais promissoras de desenvolvimento de produtos. A essência do método é analisar a lacuna entre a importância de determinados recursos para os usuários e a satisfação deles com a implementação atual desses recursos.

Para aplicar o Opportunity Scoring:

1. Descreva os recursos ou os possíveis resultados do uso do produto;

2. Conduza uma pesquisa com os usuários pedindo que eles classifiquem cada recurso em dois critérios: importância (o quanto é importante para o usuário) e satisfação (o quanto o usuário está satisfeito com a implementação atual);

3. Usar uma fórmula para calcular a pontuação do recurso:

| Pontuação = Importância + (Importância – Satisfação)

4. Analise o resultado – a funcionalidade com alta importância e baixa satisfação é considerada a mais promissora para aprimoramento.

O Opportunity Scoring permite que você se concentre nos aspectos do produto que são realmente importantes para os usuários e ajuda a identificar as áreas em que o produto não atende às expectativas dos clientes. O método também fornece dados objetivos para a tomada de decisões sobre o desenvolvimento do produto.

A Pontuação de Oportunidades é especialmente útil quando se trabalha com produtos existentes, quando é necessário priorizar melhorias.

Comprar um recurso

O Buy-a-Feature é um método interativo de priorização de tarefas que ajuda as equipes de produtos a identificar a funcionalidade mais valiosa para os usuários. A essência do método é simular o processo de compra de um recurso de produto pelos participantes.

Como o Buy-a-Feature funciona:

1. Faça uma lista de possíveis aprimoramentos do produto;
2. atribuir um “preço” a cada recurso com base na complexidade da implementação ou no custo dos recursos;
3. Reunir um grupo de participantes (usuários ou partes interessadas);
4. alocar uma determinada quantia de “dinheiro” para cada participante;
5. sugerir que os participantes “comprem” os recursos que consideram mais importantes;
6. observar o processo e discutir as decisões dos participantes.

O método demonstra claramente a limitação de recursos e incentiva os participantes a discutir e tomar decisões em conjunto. O Buy-a-feature pode ser usado para revelar as prioridades não óbvias dos usuários e criar uma atmosfera fora do padrão para a discussão do produto.

O Buy-a-Feature pode ajudar quando uma equipe se depara com uma escolha difícil entre vários recursos potenciais com recursos limitados. Esse método ajuda não só a priorizar, mas também a entender melhor as necessidades e motivações do usuário.

Custo do atraso

O custo do atraso (CoD) é um método de priorização de tarefas que ajuda as equipes a avaliar o valor econômico de concluir um projeto no prazo. A essência do método é quantificar a perda decorrente do atraso na implementação de um recurso ou projeto.

Para calcular o custo do atraso:

1. estime o lucro potencial do projeto por unidade de tempo (por exemplo, por mês);
2. determinar o tempo necessário para concluir o projeto;
3. divida o lucro esperado pelo tempo de realização.

O número resultante mostra quanto dinheiro a empresa perde a cada mês devido a atrasos no projeto.

O método de cálculo de custos de atrasos fornece à equipe dados objetivos para a tomada de decisões e ajuda a alocar melhor os recursos entre os projetos. O resultado pode ser um argumento para discutir prioridades com as partes interessadas. O método leva em conta não apenas os custos, mas também os lucros cessantes. No entanto, ao aplicar o método, há o risco de se concentrar demais nos indicadores financeiros de curto prazo e não levar em conta os fatores não financeiros importantes para o negócio

O Custo do Atraso é particularmente útil no gerenciamento de portfólios de projetos e na tomada de decisões sobre lançamentos de novos produtos, pois ajuda as equipes a se concentrarem nos projetos que proporcionarão o maior benefício econômico no menor prazo possível.

Resumo

A priorização de tarefas é parte integrante do gerenciamento de projetos e do desenvolvimento de produtos bem-sucedidos. Cada método de priorização tem seus próprios benefícios e aplicações, permitindo que as equipes escolham a ferramenta mais adequada para sua situação específica.

O método certo permitirá que você se concentre nas tarefas mais importantes, aloque recursos de forma eficiente e tome decisões informadas. Isso é especialmente importante sob as restrições de recursos e tempo que caracterizam a maioria dos projetos. Independentemente do método escolhido, a chave para uma priorização bem-sucedida é a avaliação e reavaliação regular das tarefas, bem como a flexibilidade para adaptar as prioridades às mudanças nas condições do projeto e às necessidades dos usuários.