Manter-se bem-sucedido e competitivo em um mundo de negócios em rápida mudança não é tarefa fácil. Enquanto as empresas recém-chegadas ao mercado tentam se adaptar a ele e os participantes já estabelecidos tentam se desenvolver ainda mais, há uma ferramenta poderosa que mudou a situação: a automação de processos de negócios.
Atualmente, a maioria das empresas investe na automação de processos de negócios para melhorar a eficiência dos funcionários, aumentar as receitas e melhorar a qualidade de um produto ou serviço para os clientes.
O que é automação de processos de negócios
A automação de processos de negócios (BPA) é, em palavras simples, o uso de sistemas de informação para delegar e automatizar tarefas de trabalho repetitivas. A BPA acelera o processo de realização do trabalho, direcionando as informações para as pessoas certas no momento certo por meio de regras e ações personalizadas. Dessa forma, a empresa otimiza os processos de contratação de funcionários, gerenciamento de contratos, etc.
Por que automatizar os processos de negócios
A automação dos processos de negócios não só ajuda a eliminar o risco de erro humano, mas também economiza tempo e dinheiro, o que, em última análise, ajuda a empresa a crescer mais rapidamente do que a execução manual de tarefas de rotina. Ao executar tarefas repetitivas automaticamente, você pode se concentrar em outros aspectos do negócio.
Aqui estão alguns dos benefícios para as empresas:
- Reduz o custo do trabalho manual. Você pode automatizar muitos processos de negócios – enviar e-mails ou conversar com clientes, o que liberará os funcionários de tarefas rotineiras e concentrará esforços, tempo em tarefas críticas.
- Consistência e consistência. O trabalho manual envolve diferentes partes, cada uma com um método diferente, o que pode levar a processos inconsistentes. O BPA, por outro lado, simplifica todos os processos, garantindo a consistência e a eficiência sinérgica dos funcionários.
- Minimização de erros. Quando os funcionários executam manualmente tarefas como o processamento de documentos, é mais provável que haja um aumento nos erros administrativos. A automação centralizada reduz esses erros, garantindo um alto nível de precisão.
- Melhoria da eficiência operacional. Os processos automatizados são caracterizados por continuidade e repetibilidade que não são inerentes aos seres humanos. Em outras palavras, quando um processo é totalmente automatizado, ele pode ser executado repetidamente sem nenhuma alteração de funcionário para funcionário, tornando-o eficiente.
- Integração com outros sistemas. Um dos benefícios mais significativos dos sistemas de automação empresarial é a capacidade de compartilhar dados de sistemas tradicionais (como o ERP) em uma única interface corporativa.
O que são sistemas de automação empresarial?
A automação de processos de negócios empresariais tem tantos usos quanto o número de conjuntos de fluxos de trabalho de negócios. Ao contrário dos sistemas de gerenciamento de informações, que ajudam principalmente a gerenciar dados, as ferramentas de gerenciamento de negócios abrangem outros aspectos das operações de uma empresa. Seu objetivo é otimizar os principais processos de negócios que afetam diretamente a lucratividade de uma organização. Aqui estão alguns deles:
Gerenciamento do relacionamento com o cliente (CRM)
O software de gerenciamento de relacionamento com o cliente CRM prioriza a aquisição, o desenvolvimento e a retenção de clientes. Ele ajuda a gerenciar com eficácia as interações de uma empresa com cada lead durante toda a jornada do cliente.
Um sistema de CRM capacita todos – funcionários de vendas, atendimento ao cliente, recrutamento, marketing ou qualquer outro departamento – a gerenciar melhor as interações e os relacionamentos externos que impulsionam seu progresso.
Os clientes podem entrar em contato com você por meio de uma variedade de canais de comunicação – telefone, e-mail ou mídia social – para fazer perguntas, acompanhar pedidos ou falar sobre um problema. Sem uma plataforma única para as interações com os clientes, as mensagens podem ser perdidas ou se perder no fluxo de informações, resultando em uma resposta lenta ou insatisfatória.
Portanto, deixar de automatizar seus processos comerciais de vendas e gerenciar sua equipe de vendas sem um CRM pode custar muito dinheiro à sua empresa.
Planejamento de recursos empresariais (ERP)
As empresas em crescimento acabam chegando a um estágio em que as planilhas não estão mais à altura da tarefa. É aí que entra o software de planejamento de recursos empresariais: Os sistemas ERP coletam e organizam as principais informações comerciais e ajudam as organizações a funcionar de forma eficiente, mesmo quando estão crescendo.
Ao contrário do CRM, que abrange o lado do cliente da empresa, as soluções de ERP priorizam as operações comerciais cotidianas: contabilidade, gerenciamento de projetos, gerenciamento de riscos, RH, compras, governança e muito mais.
O ERP também ajuda no planejamento e na coordenação das atividades da empresa. Os funcionários podem visualizar detalhadamente os saldos atuais e os pedidos dos clientes, comparar as compras dos fornecedores, prever a demanda futura e fazer as alterações necessárias para evitar problemas.
Como uma fonte de dados abrangente, um sistema ERP fornece relatórios e análises que podem se tornar fatores críticos de negócios. Transformar grandes quantidades de informações em tabelas e gráficos que ilustram claramente as tendências e ajudam a modelar possíveis resultados é um recurso de ERP inestimável para todos os funcionários, especialmente para os gerentes.
E, é claro, a maior vantagem do ERP é que o sistema reúne todas as ferramentas em um único painel que uma organização pode precisar para administrar seus negócios.
Sistema de gerenciamento de processos de negócios (BPMS)
Os sistemas de BPM geralmente incluem recursos para planejar, executar, monitorar e analisar processos de negócios, permitindo que as organizações respondam mais rapidamente às mudanças e reduzam os custos. Eles também fornecem processos padronizados, o que ajuda a reduzir erros e melhorar a qualidade do trabalho.
Com o BPM, você pode avaliar os processos existentes para encontrar maneiras de melhorar a eficiência, reduzir os custos e minimizar os erros.
Gerenciamento de serviços corporativos (ESM)
À medida que uma organização cresce, cresce também a complexidade de suas equipes, de suas unidades de negócios. Para manter as coisas funcionando sem problemas e fornecer um serviço contínuo aos clientes externos e internos, uma empresa pode precisar implementar um sistema ESM.
Em palavras simples, o ESM baseia-se nos princípios do gerenciamento de serviços de TI (ITSM), mas amplia seu escopo. O ESM abrange serviços fora da TI tradicional: gerenciamento de recursos humanos, gerenciamento financeiro, gerenciamento jurídico, compras etc. O objetivo do ESM é fornecer uma abordagem unificada e consistente para a prestação de serviços ao cliente. O ESM melhora a visibilidade e o acesso a serviços corporativos de todas as formas e acelera a prestação de serviços.
Sistema de automação de gerenciamento de documentos eletrônicos (EDMS)
Com tantas soluções diferentes de software de gerenciamento de documentos disponíveis, não é fácil descobrir qual é a mais adequada para você.
O EDMS é uma ferramenta que ajuda a gerenciar e automatizar o fluxo de documentos em uma empresa. Ele organiza o processo de criação, revisão, aprovação e armazenamento de documentos, substituindo processos manuais e baseados em papel por processos digitais. Normalmente, esse software inclui recursos para rastrear o progresso dos documentos, criar uma hierarquia de aprovação e notificar as partes apropriadas quando o envolvimento delas for necessário.
As ferramentas de gerenciamento de documentos ajudam a automatizar e otimizar os processos comerciais, tornando-os mais eficientes e menos propensos a erros. As empresas se beneficiam de uma comunicação aprimorada porque os membros da equipe podem acessar e trabalhar com facilidade em documentos simultaneamente.
Gerenciamento de recursos humanos (HRM)
Costuma-se dizer que as pessoas são o maior recurso de uma empresa. No entanto, até recentemente, o gerenciamento de recursos humanos não era considerado tão importante para o sucesso quanto outros processos comerciais, como marketing ou vendas.
Um sistema de HRM inclui ferramentas para recrutamento, contratação, gerenciamento de desempenho, desenvolvimento de funcionários, folha de pagamento, administração de benefícios e conformidade com a legislação trabalhista. Os sistemas de HRM simplificam as tarefas administrativas, melhoram a comunicação e fornecem dados para ajudar as organizações a tomar decisões informadas sobre seus funcionários.
O objetivo do HRM é encontrar a melhor maneira de melhorar a produtividade de uma organização às custas de seus funcionários. Apesar do ritmo cada vez maior de mudanças no mundo corporativo, é improvável que a função de GRH mude significativamente.
Os desafios de 2024, caracterizados pela transformação digital, efeitos pandêmicos e crises globais, destacam a importância da adaptação ágil para empresas de todo o mundo. A rápida adaptação à dinâmica do mercado e às mudanças nas expectativas dos clientes tornou-se fundamental para garantir a vantagem competitiva. Nesse contexto, a automação dos processos de negócios de uma empresa atua como a chave para o sucesso.
Tendências de automação em 2024
Em 2024, o BPA verá uma rápida evolução – IA generativa, plataformas com pouco ou nenhum código, análise de processos etc. As ferramentas que dão suporte aos processos de BPA agora são mais automatizadas, inteligentes e fáceis de usar.
Olhando para o futuro da BPA em 2024, vamos observar as principais tendências que definirão a direção:
Hiperautomação:
Supera a automação tradicional de processos, indo além das tarefas repetitivas. Enquanto a automação convencional se concentra em atividades de rotina, a hiperautomação combina tecnologias avançadas – IA (IA), aprendizado de máquina (ML) e automação robótica de processos (RPA). Em vez de automatizar tarefas individuais, ela organiza uma sequência de operações e decisões inter-relacionadas entre as funções de negócios. E usa uma combinação de tecnologias para melhorar a eficiência além dos recursos da automação tradicional usando uma única tecnologia.
IA geradora:
Utilizando algoritmos de inteligência artificial para gerar ideias e resolver problemas de forma criativa, está mudando a estrutura do BPA ao inovar o design e o gerenciamento de processos. Ainda está em sua infância, mas seu rápido desenvolvimento está expandindo as oportunidades na ABP e permitindo que ela vá além das ferramentas tradicionais.
Soluções de baixo código:
As plataformas de integração e automação de baixo código estão mudando a forma como as empresas otimizam os processos e desenvolvem soluções de TI. Elas aceleram o desenvolvimento de soluções de automação, reduzindo drasticamente o tempo de lançamento no mercado. Com a automação com pouco código, cada etapa do BPA pode ser realizada rapidamente, sem sacrificar a segurança ou a funcionalidade. As ferramentas de modelagem permitem um projeto de fluxo de trabalho preciso e intuitivo, e o desenvolvimento com pouco código facilita muito a criação e a execução.
Personalização:
Em 2024, a estratégia e a implementação do BPA estarão centradas no cliente e em soluções comerciais prontas para uso. O foco aqui será o aprimoramento dos processos organizacionais para melhorar diretamente a satisfação do cliente e a combinação de tecnologias para proporcionar uma experiência inigualável ao cliente.
Olhando para 2024, vemos que as tendências emergentes em BPA estão impulsionando uma trajetória importante: inovação e adaptação. A integração de tecnologias e metodologias avançadas à BPA não se trata apenas de “estar na moda”, mas também de posicionar as empresas como líderes em um ambiente de negócios em rápida mudança. Ao adotar essas tendências, as organizações podem obter novas eficiências, impulsionar o crescimento e criar valor sustentável.
Conclusão
Em um ambiente altamente competitivo, a automação comercial é indispensável para empresas de todos os portes: os processos e as práticas comerciais estão mudando para melhor, e os funcionários têm autonomia para dedicar seu tempo a tarefas estratégicas, enquanto um sistema automatizado cuida do trabalho manual, repetitivo e administrativo.
Leia estudos de caso de automação de processos de negócios em nível empresarial no blog, marcando “Estudos de caso”
