A análise operacional no CRM permite que os gerentes analisem rapidamente a situação atual das transações, identifiquem tendências nas vendas e respondam às mudanças no comportamento do cliente. Isso possibilita o ajuste oportuno da estratégia de trabalho com os clientes, a identificação de áreas problemáticas e a tomada de decisões informadas com base em dados relevantes. Como resultado, a eficiência do departamento de vendas e a qualidade do atendimento ao cliente aumentam.
Vamos entender como a análise operacional de qualidade beneficia as empresas e quais ferramentas de CRM o ajudam a tomar decisões gerenciais mais rápidas.
Por que você precisa da análise operacional nos negócios
A análise de dados operacionais é uma ferramenta que permite que as empresas respondam rapidamente às mudanças e tomem decisões informadas em tempo real. Ao contrário da análise estratégica, que se concentra em tendências de longo prazo e indicadores planejados, a análise operacional tem como objetivo resolver problemas atuais e elaborar hipóteses atuais.
A análise operacional desempenha um papel importante no aprimoramento da qualidade das decisões gerenciais. Tendo a capacidade de encontrar e analisar rapidamente os dados necessários, os gerentes podem:
- identificar prontamente problemas em transações nos estágios iniciais;
- alocar recursos de forma mais eficiente entre os projetos;
- prever com mais precisão os resultados das vendas;
- adaptar-se mais rapidamente às mudanças nas condições de mercado
Tudo isso afeta diretamente a competitividade da empresa – a velocidade da tomada de decisões muitas vezes se torna um fator-chave de sucesso.
A análise operacional como uma vantagem competitiva
A análise operacional requer dados e ferramentas convenientes para trabalhar com eles. Essas ferramentas geralmente podem ser encontradas em um sistema de CRM que já possui todas as informações sobre transações, vendas e valores. Quando uma empresa utiliza todos os recursos de análise de um CRM, ela obtém benefícios tangíveis dos dados.
| Efeitos internos | Efeitos externos |
|---|---|
| ● as informações se tornam mais acessíveis aos funcionários; ● a capacidade de testar rapidamente hipóteses e ajustar o plano de ação; ● os funcionários produzem melhores resultados porque levam menos tempo para coletar dados; |
● a qualidade das decisões aumenta; ● o ciclo de vida das transações é reduzido devido à identificação e à resolução antecipada de problemas; ● a conversão de negócios aumenta devido a uma compreensão mais precisa da situação em negócios individuais e ao foco nos mais promissores. |
Para avaliar a eficácia da análise de CRM, as empresas podem rastrear as seguintes métricas:
- tempo gasto pelos funcionários para procurar informações;
- velocidade da tomada de decisões sobre transações;
- mudanças nos tempos de ciclo de vida das transações;
- dinâmica de conversão em diferentes estágios do funil de vendas;
- satisfação dos funcionários com as ferramentas de dados
O uso de um sistema eficaz de análise operacional permite que as empresas não apenas desenvolvam a maturidade dos processos internos, mas também melhorem significativamente sua posição no mercado devido a decisões de gerenciamento mais rápidas e melhores.
Análise operacional no SimpleOne B2B CRM
O SimpleOne B2B CRM possui um conjunto de ferramentas para análise operacional que permite obter dados rapidamente, interagir com eles e personalizar relatórios para qualquer tarefa:
- Condition Builder com suporte para consultas complexas
- Filtros dinâmicos
- Dot-walking para trabalhar com dados vinculados
- Herança de tabela
- Pesquisa rápida por substrings em colunas
- Peneiramento de atributos para seleção rápida de dados relevantes
- Crie relatórios em dois cliques
- Relatórios interativos com capacidade de detalhamento
- Dashboards para analisar o desempenho de marketing e vendas
- Exportar dados para o Excel
- Integração com sistemas de inteligência de negócios
Com um construtor de condições flexível que suporta uma lógica sofisticada de filtragem de dados, os usuários podem criar consultas de vários níveis usando operadores AND e OR para ajustar a amostragem de dados para atender a necessidades específicas.
Por exemplo, um gerente de vendas pode configurar um filtro para analisar os riscos potenciais, que exibirá todas as possíveis negociações em que OU a data de fechamento estimada esteja vencida há mais de 30 dias, OU a última atividade tenha ocorrido há mais de uma semana. Isso identificará rapidamente as negociações que exigem atenção imediata.
O sistema suporta filtros dinâmicos que são atualizados automaticamente com base na data atual, por exemplo. Isso permite que você crie rapidamente relatórios que sempre mostram informações atualizadas, por exemplo, você pode coletar dados do primeiro dia do mês atual ou da terceira quarta-feira do mês passado – não há necessidade de selecionar manualmente a data.
Os filtros dinâmicos podem ser personalizados para atender às necessidades comerciais, por exemplo, usando períodos específicos da empresa, como ano fiscal e trimestre fiscal.
A tecnologia de acesso acima descrita a campos de registros relacionados ao registro atual, bem como a campos relacionados a registros relacionados (e assim por diante) é chamada de “dot-walking”. Essa funcionalidade no sistema de CRM permite analisar os dados não apenas dentro de uma tabela, mas também abordar registros relacionados, sem realizar consultas complexas e mesclar tabelas.
Por exemplo, a tabela “Customers” (Clientes) está vinculada à tabela “Deals” (Negociações) – a partir desses dados, o gerente precisa coletar informações sobre as regiões das transações para avaliar as direções de vendas lucrativas. Com o dot-walking, um funcionário pode usar o atributo “Location”, que é especificado no cartão da empresa vinculado à transação, para pesquisar as transações.
O Dot-walking permite fazer filtros não apenas por atributos da tabela atual, mas também por atributos de tabelas relacionadas.
Você também pode usar esse mecanismo para exibir essas colunas adicionais na exibição de tabela, pesquisar, classificar e agrupar.
A herança de tabela é uma funcionalidade do sistema de CRM que permite criar estruturas de dados hierárquicas. Nesse caso, as tabelas filhas podem herdar campos comuns da tabela pai, atributos, configurações de direitos de acesso e regras comerciais, podendo usar seus próprios campos, formulários e lógica de processamento de registros exclusivos.
Por exemplo, as tabelas filhas Meetings (Reuniões), Calls (Chamadas) e Emails (E-mails) são herdadas da tabela pai Actions (Ações). Todas essas tabelas têm campos comuns, como “Subject” (Assunto) e “Date” (Data), herdados da tabela principal. Ao mesmo tempo, cada tabela secundária tem seus próprios campos exclusivos.
Essa estrutura permite que os usuários visualizem todos os tipos de ações em uma única lista e criem relatórios sobre ela. Ao mesmo tempo, cada tipo de ação pode ser tratado como uma tabela independente.
A pesquisa por substring é uma funcionalidade que permite que os usuários encontrem as informações que estão procurando digitando parte de uma palavra ou frase na caixa de pesquisa. Esse recurso torna a pesquisa mais flexível e eficiente e permite que os usuários encontrem rapidamente as informações que estão procurando, mesmo quando os dados da pesquisa estão incompletos ou imprecisos, como quando a ortografia exata de uma empresa é desconhecida ou apenas o nome de um funcionário é conhecido.
O SimpleOne B2B CRM fornece ferramentas para filtrar ou “peneirar” interativamente os dados, permitindo que os usuários reduzam rapidamente a amostra à medida que a analisam. Isso é especialmente útil quando não há um entendimento claro de quais dados são necessários – é possível filtrar interativamente as informações desnecessárias do filtro disponível e deixar apenas os registros necessários.
O SimpleOne B2B CRM permite que você crie relatórios visuais literalmente em dois cliques: para isso, é necessário selecionar a coluna de interesse, clicar com o botão direito do mouse e clicar em “Build Chart” (Criar gráfico). O sistema gera automaticamente um relatório que pode ser personalizado conforme necessário.
Há muitos tipos de relatórios na funcionalidade do sistema: gráfico de barras, gráfico de pizza, indicador de seta, indicador numérico, escala de tempo, gráfico de tendências, lista, tabela de resumo, mapa de calor, tabela multinível etc.
Os relatórios do sistema são interativos e oferecem suporte à análise de detalhamento, permitindo que os usuários se aprofundem nos dados, passando do panorama geral para informações mais detalhadas. Por exemplo, ao clicar em um segmento de um gráfico de pizza, o usuário verá uma lista de registros que formam esse segmento.
Essa abordagem permite que você passe rapidamente de tendências gerais para casos específicos, o que é especialmente útil para identificar as causas básicas dos problemas e tomar decisões informadas. A análise detalhada permite examinar os dados em diferentes seções sem criar muitos relatórios separados, o que economiza tempo e aumenta a eficiência do trabalho analítico.
O SimpleOne B2B CRM oferece ferramentas para a criação de painéis informativos que combinam vários relatórios e indicadores em uma única página. Os painéis suportam a atualização automática de dados com uma frequência especificada.
Para uma análise mais aprofundada, os dados podem ser transferidos para o Excel, com a passagem por pontos preservando a estrutura dos dados vinculados.
O SimpleOne B2B CRM é facilmente integrado aos sistemas populares de BI – os dados podem ser facilmente transferidos para um sistema de análise externo e usados para gerar relatórios retrospectivos complexos.
Resumo
A análise operacional permite que as empresas tomem decisões informadas e melhorem a eficácia das vendas e do marketing. Além de otimizar os processos internos, as ferramentas de análise fáceis de usar ajudam a responder mais rapidamente às mudanças do mercado e a obter uma vantagem competitiva.
