Retrospectiva em Agile: como e por que realizar uma retrospectiva

As retrospectivas são um elemento-chave das metodologias Agile, permitindo que as equipes melhorem continuamente seus processos e desempenho. Essa reunião regular oferece uma oportunidade de analisar o período anterior, identificar sucessos e desafios e identificar etapas específicas para melhorar os processos.

Considere como conduzir retrospectivas de forma eficaz para maximizar os benefícios para a equipe e o projeto.

O que é uma retrospectiva no Agile?

Nas estruturas Agile, a retrospectiva ocupa um lugar importante:

• No Scrum, a retrospectiva é um dos cinco eventos principais, que também incluem sprint, planejamento de sprint, reuniões diárias e revisão de sprint). As retrospectivas nessa estrutura são realizadas regularmente.
• Em equipes Kanban, as retrospectivas não estão vinculadas a iterações fixas, mas também podem ocorrer regularmente ou conforme necessário para a melhoria contínua do processo.

“A retrospectiva difere de outras reuniões de equipe por se concentrar no processo de trabalho e não no produto ou nas tarefas. É um momento de reflexão e geração de ideias para melhorar a colaboração da equipe e os métodos de trabalho.”

– Ksenia Filippova, proprietária do produto SimpleOne SDLC

Regras para a realização de uma retrospectiva:

1. Membros: normalmente inclui toda a equipe de desenvolvimento, o Scrum Master (ou facilitador) e o proprietário do produto.
2. Prazo: a duração depende da duração do sprint, mas normalmente é de 1 a 3 horas. Cada etapa da retrospectiva deve estar estritamente dentro do período de tempo, e o facilitador usa um cronômetro para isso.
3. Facilitação: a reunião é conduzida por um facilitador neutro, geralmente um Scrum Master, cuja tarefa é criar uma atmosfera para discussões produtivas e participação igualitária de todos os membros da equipe.
4. Periodicidade: realizada regularmente, geralmente no final de cada sprint ou com uma certa frequência em equipes Kanban.
5. Atmosfera livre: todos podem expressar suas opiniões sem medo de críticas.
6. Orientação para a ação: o resultado da reunião deve ser um plano concreto de melhoria.
7. Diversidade de formatos: as equipes usam diferentes técnicas e métodos para manter o envolvimento.

Por que realizar uma retrospectiva Agile

A realização de retrospectivas regulares é um elemento-chave da abordagem Agile e beneficia a equipe por meio da comunicação regular e da oportunidade de influenciar os fluxos de trabalho:

• A equipe é reflexiva

Uma retrospectiva dá à equipe a oportunidade de avaliar seu trabalho durante o sprint ou iteração anterior para identificar práticas bem-sucedidas e áreas de melhoria.

• A equipe vê os sucessos e os desafios

Na retrospectiva, a equipe pode identificar o que funcionou bem e quais práticas valem a pena continuar. A reunião também oferece uma chance de encontrar obstáculos e desafios ao desempenho.

• Surgem ideias para melhorar os processos.

A retrospectiva cria espaço para brainstorming e compartilhamento de ideias sobre como otimizar os processos de trabalho, aumentar a produtividade e a qualidade do trabalho.

• Os relacionamentos dentro da equipe se tornam mais fortes

Discutir e resolver problemas em conjunto promove a formação de equipes, desenvolve a confiança e melhora a comunicação entre os participantes.

• A responsabilidade pelos resultados aumenta.

As retrospectivas capacitam a equipe a gerenciar seus próprios processos, o que aumenta a propriedade e a motivação.

• Os processos são continuamente aprimorados

As retrospectivas regulares garantem a melhoria contínua dos processos de desenvolvimento, o que está de acordo com o princípio Kaizen do Agile.

• O risco de repetição de erros é reduzido.

A análise da experiência passada ajuda a evitar a repetição dos mesmos erros no futuro.

• A equipe se adapta às mudanças

As retrospectivas para a equipe de desenvolvimento ajudam-na a se adaptar rapidamente às mudanças no projeto ou no ambiente de negócios.

Como conduzir uma retrospectiva em uma equipe: etapas, métodos e técnicas

A realização de uma retro inclui vários estágios: preparação, coleta de dados, geração de ideias, criação de plano de ação e finalização. Cada etapa tem seus próprios objetivos e usa métodos e técnicas específicos para maximizar o envolvimento da equipe e produzir resultados concretos.

Em cada etapa, é importante seguir as regras básicas: participação de toda a equipe, cumprimento dos limites de tempo (10 a 25 minutos por etapa), um ambiente seguro para a troca aberta de ideias, foco no aprimoramento do processo e orientação para a ação.

Preparação para a retrospectiva

A preparação é uma etapa essencial que geralmente é subestimada. Para ter uma reunião produtiva, você precisa:

1. Definir os objetivos da retrospectiva – analisar a situação da equipe e determinar o que precisa ser focado, como melhorar os processos ou resolver problemas específicos. O objetivo da retrospectiva deve ser claramente declarado.
2. Selecione o horário – toda a equipe deve estar presente na reunião.
3. Selecione os locais – para reuniões off-line, uma sala de reunião confortável é adequada; para reuniões on-line, vale a pena encontrar uma plataforma adequada com antecedência para fazer chamadas e registrar os resultados.
4. Prepare materiais e ferramentas – quadros brancos, adesivos, marcadores, cronômetro, etc.
5. Selecionar formatos e técnicas – o formato pode ser escolhido com base no objetivo da reunião.

Coleta de dados

O que precisa ser feito:

1. Criar uma linha do tempo: desenhe uma linha que represente o período do sprint e peça aos participantes que marquem os principais eventos, conquistas e desafios nela.
2. Coleta de métricas: mostre à equipe as principais métricas do sprint (velocidade, tarefas concluídas, qualidade do código etc.) e discuta como essas métricas se relacionam com as metas do sprint.
3. Detectar o estado emocional da equipe: use técnicas para determinar o contexto emocional da equipe durante o sprint.
4. Encontrar sucessos e desafios: peça aos participantes que anotem os principais sucessos e desafios que encontraram.

Técnicas para coleta de dados:

• Mad/Sad/Glad – os participantes registram em post-its os eventos que desencadearam emoções negativas (Mad, Sad) ou positivas (Glad).
• Radar da equipe – desenhe um diagrama de radar com diferentes aspectos do trabalho (por exemplo, comunicação, qualidade do código, velocidade de desenvolvimento) no qual os participantes classificam cada aspecto marcando pontos nos eixos do radar.

Recomendações para a etapa:

1. Assegure a participação ativa de todos os membros da equipe.
2. Incentive a honestidade e a franqueza ao se manifestar.
3. Focalize os fatos e as observações em vez de interpretações.
4. Focalize os fatos e as observações em vez de interpretações.
5. Use métodos visuais para apresentar as informações com clareza.
6. Não discuta soluções nesta fase – concentre-se apenas na coleta de informações.

Geração de percepções

O que precisa ser feito:

1. Analisar os dados coletados: tentar identificar padrões e tendências.
2. Identificar os principais problemas.
3. Reúna ideias para aprimoramento do processo.
4. Grupo e priorização de ideias: combine ideias semelhantes, encontre as mais promissoras.
5. Grupo e priorização de ideias: combine ideias semelhantes, encontre as mais promissoras.

Técnicas para gerar ideias:

• Brainstorming – a equipe gera ideias livremente, sem críticas, e cada ideia é anotada, por exemplo, em post-its, para análise.
• SCAMPER – um método de geração de ideias por meio da lente da ação: Substituir, Combinar, Adaptar, Modificar, Colocar em outro uso, Eliminar, Reverter.
• “5 Porquês”:

1. Declare o problema.
2. Pergunte: “Por que esse problema ocorreu?”
3. Quando você receber a resposta, pergunte “Por quê?” novamente.
4. Repita o processo até chegar à causa do problema.

1. Por que a equipe não conseguiu concluir as tarefas a tempo?
   • Porque algumas tarefas acabaram sendo mais difíceis do que o esperado.
2. Por que as tarefas se mostraram mais difíceis do que o esperado?
   • Porque não levamos em conta todos os detalhes técnicos ao fazer a estimativa.
3. Por que não levamos em conta todos os detalhes técnicos?
   • Porque não consultamos especialistas técnicos antes da avaliação.
4. Por que vocês não consultaram os especialistas?
   • Porque os especialistas não estavam presentes na reunião de planejamento.
5. Por que os especialistas não compareceram à reunião?
   • Porque não temos um processo estabelecido para envolver especialistas no planejamento.

O problema principal é a falta de regulamentos sobre o envolvimento de especialistas.

Recomendações para a realização da etapa:

1. Estimular a criatividade e o pensamento inovador
2. Crie uma atmosfera em que os participantes não tenham medo de expressar suas ideias.
3. Evite criticar as ideias na fase de geração de ideias.
4. Foque na quantidade de ideias, não em sua qualidade.
5. Tente encontrar conexões entre diferentes ideias e problemas.

Criação de um plano de ação

O que precisa ser feito:

1. Priorizar ideias: avaliar as ideias da etapa anterior, selecionar as sugestões mais importantes e realistas.
2. Desenvolver um plano de ação: defina etapas específicas e mensuráveis.
3. Designar responsabilidades: determinar quem será responsável pela implementação de cada ação.
4. Estabeleça prazos: defina um período de tempo para a realização de cada ação, como uma semana, um mês ou até a próxima retrospectiva.
5. Definir critérios de sucesso.

Técnicas para criar um plano de ação:

1. Metas SMART – formule metas que sejam Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e com limite de tempo.
2. Tente criar um plano de ação
3. Pontos de votação – cada participante recebe um número limitado de votos, que são alocados entre as ideias propostas em um quadro digital ou físico.

Recomendações para a etapa:

1. Foque em um pequeno número das melhorias mais importantes.
2. Certifique-se de que as metas escolhidas sejam realistas e alcançáveis no próximo sprint.
3. Articule claramente cada ação, evitando palavras vagas.
4. Documente o plano de ação para que ele fique disponível para toda a equipe.
5. Documente o plano de ação para que ele fique disponível para toda a equipe.
6. Certifique-se de que todos os participantes concordem com o plano.

Fechamento

O que precisa ser feito:

1. Discutir um breve resumo das principais descobertas e decisões tomadas.
2. Certifique-se de que todos os participantes entendam o plano de ação e suas funções.
3. Documentar todas as decisões e o plano de ação.
4. Colete as opiniões dos participantes sobre a retrospectiva.
5. Colete as opiniões dos participantes sobre a retrospectiva.
6. Conclua a reunião em um tom positivo com técnicas ou jogos.

Técnicas para encerrar a retrospectiva:

1. Reconhecimento – os participantes expressam gratidão uns aos outros por terem contribuído para o sprint ou a retrospectiva.
2. Escala de satisfação – os participantes classificam sua satisfação com a retrospectiva em uma escala de 1 a 5.
3. Uma palavra – cada participante descreve suas impressões sobre a retrospectiva em uma palavra.

Recomendações para a realização da etapa:

1. Articular claramente as principais conclusões e decisões da retrospectiva.
2. Obrigar a todos por sua participação ativa e contribuições para a discussão.
3. Registre os resultados da retrospectiva em um local acessível a todos.
4. Colete feedback sobre o processo de retrospectiva.
5. Colete feedback sobre o processo de retrospectiva.

Ferramentas para a retrospectiva

Tanto as ferramentas físicas quanto as digitais são apropriadas para a retrospectiva. Se a equipe se reunir pessoalmente, um pedaço de papel, um quadro branco, post-its e marcadores podem ser usados para a discussão. Se a equipe estiver trabalhando remotamente, vale a pena chamar um serviço de chamada de vídeo e usar quadros brancos digitais on-line ou outros serviços especializados de retrospectiva.

Para manter a discussão produtiva, é importante que a equipe tenha um entendimento completo das tarefas que foram concluídas no sprint – é comum usar sistemas de gerenciamento de desenvolvimento de soluções e produtos de software para acompanhar o trabalho. Por exemplo, o SimpleOne SDLC suporta o trabalho com estruturas Scrum e Kanban para que as equipes possam acompanhar as tarefas relacionadas à criação e ao desenvolvimento de produtos. A ordem no sistema ajuda a preparar rapidamente a retrospectiva e a não deixar nenhuma das tarefas do sprint sem supervisão.

Erros frequentes e como evitá-los

Os benefícios das retrospectivas podem não aparecer se a equipe cometer erros na organização e condução da reunião. No entanto, eles podem ser corrigidos para que as retrospectivas regulares se tornem uma ferramenta eficaz para a melhoria contínua da equipe e dos processos.

Por exemplo:

• Técnica Iniciar, Parar, Continuar, para a qual você precisa responder a três perguntas: o que você precisa começar a fazer para obter o resultado, o que precisa parar de fazer e o que precisa continuar fazendo;
• A técnica dos 4 Ls (Liked, Learned, Lacked, Longed For) – os participantes dizem o que gostaram no sprint, o que aprenderam, o que perderam e o que gostariam de ter no futuro.

• 1 – Trabalho individual: cada participante pensa de forma independente sobre uma determinada questão ou problema por alguns minutos. Isso permite que todos formulem seus pensamentos sem a influência de outros.
• 2 – Trabalho em pares: os participantes formam pares e discutem suas ideias. Isso oferece uma oportunidade de trocar pontos de vista e desenvolver mais as ideias.
• 1 – Trabalho em pares: os participantes formam pares e discutem suas ideias sem a influência de outras pessoas.
• 4 – Trabalho em grupos de quatro: duas duplas se reúnem para formar um grupo de quatro. Eles discutem as ideias desenvolvidas nas etapas anteriores e escolhem as mais importantes ou interessantes.
• Todos – Discussão geral: Cada grupo de quatro apresenta suas principais ideias para toda a equipe. Em seguida, há uma discussão geral e um resumo.

Resumo

As retrospectivas regulares ajudam no aprimoramento contínuo da equipe, na melhoria da comunicação e no aumento da produtividade nos sprints. Para ter uma reunião eficaz, é importante seguir uma estrutura de etapas: preparação, coleta de dados, geração de ideias, plano de ação, encerramento.

Também é necessário seguir as regras: toda a equipe participa, a reunião tem um ambiente seguro para compartilhar ideias e o foco está nos processos. O uso de técnicas e ferramentas manterá a equipe envolvida mesmo em reuniões regulares de rotina.