O gerenciamento de projetos de TI não é diferente de qualquer outro tipo de gerenciamento de projetos. Os projetos de TI ainda exigem planejamento cuidadoso, controle e trabalho em equipe e, para isso, as empresas usam metodologias e ferramentas de automação de gerenciamento de projetos para minimizar os riscos e aumentar as chances de atingir com êxito as metas do projeto.
No entanto, os projetos de TI geralmente incluem componentes técnicos complexos: desenvolvimento de software, integração de sistemas ou infraestrutura de rede, o que exige conhecimento especializado e experiência, assim como ocorre com projetos em outras áreas. Além de testes extensivos e conformidade de longo prazo na operação.
Neste artigo, falaremos sobre o gerenciamento de projetos de TI, conheceremos os estágios, os tipos de metodologias ágeis, o que deve ser enfatizado ao escolher uma abordagem e por que uma empresa precisa de um sistema de gerenciamento de projetos de TI.
O que é gerenciamento de projetos de TI?
De e-mails e aplicativos a gerenciamento de dados e gerenciamento da cadeia de suprimentos, a tecnologia é essencial para todas as empresas atualmente. Mesmo as empresas que não são orientadas para a tecnologia precisam de software para gerenciar pedidos de compra ou da mesma rede para ficar on-line. Cada uma das metas tecnológicas da organização deve ser gerenciada adequadamente para que a empresa seja bem-sucedida. É nesse ponto que o gerenciamento de projetos de TI vem em socorro.
O gerenciamento de projetos de TI é o gerenciamento total de um projeto realizado no campo da tecnologia da informação. Normalmente, o gerenciamento inclui planejamento, coordenação, organização, controle de execução e suporte de acompanhamento.
O software especializado em gerenciamento de projetos de TI, incluindo gráficos de Gantt on-line ou quadros Kanban, painéis e relatórios, fornece as funções básicas necessárias para a implementação bem-sucedida de projetos de TI.
Membros da equipe do projeto e a função do gerente de projeto
Em uma equipe de projeto, cada membro tem determinadas responsabilidades ou tarefas específicas que contribuem para o sucesso do projeto.
- Gerente do projeto
Responsável por supervisionar e gerenciar equipes para entregar projetos de TI dentro do prazo e do orçamento. As responsabilidades do gerente de projetos de TI incluem: definir as metas do projeto e criar um plano para atingi-las; gerenciar recursos, incluindo equipe, equipamentos; atribuir tarefas aos membros da equipe; desenvolver estratégias para entregar projetos dentro do prazo e do orçamento; avaliar os riscos do projeto etc.
- Analista de negócios
Responsável pelo desenvolvimento da organização e frequentemente desempenha uma função importante na equipe do projeto. Trabalha com as partes interessadas da empresa para desenvolver metas para solucionar problemas enfrentados pelos negócios ou encontrar maneiras de melhorar o desempenho de um determinado departamento.
- Gerente de recursos
Outro participante importante na formação da equipe do projeto é o gerente de recursos, cujas responsabilidades geralmente incluem: identificar os participantes do projeto, combinar as funções e as habilidades da equipe do projeto com as necessidades do projeto, alocar e planejar recursos dentro do cronograma e do orçamento do projeto, controlar e otimizar o uso de recursos durante todo o projeto para garantir sua conclusão bem-sucedida.
- Desenvolvedor
Os desenvolvedores de projetos são os principais responsáveis pela idealização, planejamento e implementação do projeto. Eles se certificam de que o projeto atenda às metas e aos objetivos da organização, bem como responda a necessidades ou oportunidades específicas.
- Analista de controle de qualidade (testador)
A função do testador é identificar inicialmente e depois definir os testes necessários, monitorar os testes e avaliar os resultados de cada ciclo de testes. Além disso, as responsabilidades também incluem a coleta e o gerenciamento dos dados de teste.
Estágios do gerenciamento de projetos
Gerenciar um projeto não é uma tarefa fácil, não importa se o projeto é grande ou pequeno. Desde o planejamento até os requisitos do cliente em constante mudança e a implantação oportuna do produto, muita coisa pode dar errado. Ao dividir um projeto em fases gerenciáveis, cada uma com suas próprias metas e resultados, fica mais fácil controlar o projeto e garantir a qualidade do produto final.
Iniciação
A primeira etapa de um projeto de TI é fazer a pergunta: “Por que esse projeto é necessário?” – definir a finalidade do projeto e, em seguida, escrever uma proposta de projeto (incluindo um plano de negócios que atenda às necessidades do projeto).
Planejamento
Depois que a proposta do projeto é aprovada, o projeto passa para a fase de definição, na qual os objetivos do projeto são finalizados e os requisitos para uma implementação bem-sucedida são definidos. Nessa fase, o escopo do projeto é estabelecido, um plano é elaborado e um orçamento e a alocação de recursos são estabelecidos.
Design/Desenho
Na fase de design de um projeto de TI, a equipe tenta encontrar a melhor solução para atingir a meta. No processo, são criadas várias opções de design, protótipos e, após a seleção de um adequado, são criadas especificações, repassadas à equipe de desenvolvimento.
Realização
Como regra, a realização é considerada uma das fases mais longas de todo o ciclo de vida do projeto. Nessa fase, o produto de software projetado é desenvolvido. A equipe começa a executar suas tarefas, e o gerente passa a monitorar o progresso de todo o trabalho de cada um dos participantes do projeto.
Acompanhamento (suporte)
Por fim, após a conclusão da fase de implementação, o projeto final é entregue ao cliente/cliente/parte interessada. Fase de suporte – todo o trabalho que é feito após a entrega do projeto inclui fazer alterações, configurar serviços de suporte, treinamento de usuários finais, elaboração de relatórios e, por fim, finalizar o projeto.
Descomissionamento
A parte final dessa fase é analisar todo o projeto e redigir um relatório detalhado que abranja todos os aspectos do trabalho do produto. A maioria das equipes realiza uma reunião pós-projeto para analisar os sucessos e os fracassos durante o projeto. Esse é um método eficaz para melhorar o desempenho geral da equipe no futuro.
Os tipos de metodologias ágeis no gerenciamento de projetos de TI
A metodologia Agile está se tornando cada vez mais popular: 71% das organizações globais relatam usar pelo menos um de seus tipos. Os especialistas veem uma tendência de abordagens mais iterativas e adaptativas para o gerenciamento de projetos.
O Agile foi originalmente concebido como um processo mais eficiente para gerenciar o trabalho dos desenvolvedores, mas atualmente abrange várias metodologias Agile diferentes usadas em disciplinas que vão do marketing ao atendimento ao cliente e muito mais.
Em TI, o gerenciamento ágil de projetos tem sido um divisor de águas, permitindo que as organizações se adaptem rapidamente às mudanças nas necessidades dos clientes e às tecnologias em rápida evolução.
É bastante comum que as empresas utilizem o Agile em seu trabalho:
Scrum
Uma das metodologias ágeis mais comuns, que ganhou popularidade na comunidade de desenvolvimento de software ágil devido à sua simplicidade e alta produtividade.
O Scrum se concentra no trabalho em equipe e permite que você concentre o gerenciamento de tarefas em um ambiente de desenvolvimento baseado em equipe. Além disso, a metodologia se concentra em capacitar e empoderar a equipe de desenvolvimento, assumindo o trabalho em equipes pequenas (7 a 9 pessoas).
O princípio fundamental do Scrum é que a separação do tempo gasto no trabalho e nos projetos permite maior eficiência e produtividade em uma organização.
Kanban
O Kanban foi inventado pelo engenheiro da Toyota, Taiichi Ohno. No final da década de 1940, os funcionários da Toyota observaram como os supermercados reabasteciam os produtos com base nos produtos que eram retirados das prateleiras. Isso deu à Toyota a ideia de criar um sistema de abastecimento no qual o plano de produção fosse determinado pelo consumo real.
Uma das principais ideias do Kanban é evitar a produção de excedentes. Para atingir esse objetivo, o Kanban usa cartões Kanban e quadros Kanban para visualizar o movimento dos recursos no ciclo de produção. Dessa forma, todos os envolvidos no processo obtêm visibilidade máxima e ajudam os gerentes a resolver problemas de excesso/falta em tempo real.
A principal diferença entre o Kanban e o Scrum é que o Kanban é contínuo e o Scrum é iterativo. O Kanban é mais adequado para equipes que recebem muito trabalho não planejado (problemas de suporte, correções de emergência, solicitações urgentes de recursos) durante um sprint. Em vez de esperar até o final do sprint, a equipe pode começar a trabalhar nos itens à medida que eles surgem e redefinir as prioridades das tarefas durante o processo.
Scrumban
O Scrumban é uma estrutura de gerenciamento de projetos que combina recursos importantes de duas metodologias ágeis populares, Scrum e Kanban. A estrutura Scrumban combina a estrutura e a previsibilidade do Scrum com a flexibilidade do Kanban para tornar as equipes mais ágeis, eficientes e produtivas. Para as empresas que implementam o Scrumban, essa abordagem as ajudará a se concentrar nos objetivos estratégicos e, ao mesmo tempo, aprimorar os processos.
ScrumXP
O ScrumXP faz parte do que é conhecido coletivamente como metodologia Agile. O XP baseia-se em valores, princípios e práticas, e seu objetivo é permitir que equipes de pequeno e médio porte criem software de alta qualidade e se adaptem a requisitos em evolução e mudança.
O que diferencia o XP de outras metodologias ágeis é que o XP enfatiza os aspectos técnicos do desenvolvimento. O XP é uma descrição precisa de como os desenvolvedores trabalham porque seguir as práticas de engenharia permite que as equipes criem códigos de alta qualidade em alta velocidade.
Lean
A metodologia Lean continua a ser popular entre as empresas devido ao seu foco em minimizar o desperdício e aumentar a eficiência para fornecer mais valor aos clientes.
O Lean permite que as organizações otimizem todo o fluxo de valor, desde a redução dos tempos de ciclo até a melhoria da velocidade e da qualidade geral do processo de fabricação, bem como a melhoria dos aspectos que afetam a entrega. Tudo isso tem como objetivo final aumentar o valor para os clientes.
Escolha do método de gerenciamento de projetos de TI
Um estudo realizado pelo Half Double Institute constatou que mais de 53% dos projetos realizados nos últimos 12 meses poderiam ser concluídos no prazo se fosse aplicada a metodologia correta.
Aqui estão 7 fatores a serem considerados ao escolher um método de gerenciamento de projetos:
- Tipo de setor
Setores diferentes podem ter seus próprios métodos que são amplamente usados e comprovadamente funcionam, portanto, você deve considerar o tipo de setor.
- Requisitos do projeto
Os requisitos específicos do projeto devem ser compreendidos, inclusive o escopo, a complexidade, o tamanho e a finalidade. Algumas metodologias funcionam melhor para projetos específicos, enquanto outras são mais flexíveis e adaptáveis a diferentes cenários.
- Equipe do projeto
É importante considerar as habilidades, a experiência e as preferências da equipe do projeto. Algumas metodologias exigem habilidades ou treinamentos especializados. É importante avaliar se a equipe tem a capacidade de implementar e aderir efetivamente a uma determinada metodologia.
- Flexibilidade
Deve-se avaliar o nível de flexibilidade necessário para o projeto. A metodologia ágil Scrum, por exemplo, conhecida por sua adaptabilidade, abordagem iterativa e feedback contínuo, é adequada para projetos com requisitos variáveis.
- Restrições de tempo e recursos
As restrições de tempo e recursos do projeto devem ser consideradas. As metodologias ágeis podem ser úteis quando se trabalha com prioridades variáveis e prazos apertados. Sua natureza iterativa promove o progresso incremental e a capacidade de se adaptar às necessidades em constante mudança.
- Tolerância ao risco
A metodologia ágil apoia a mudança e tem mecanismos incorporados para lidar com riscos e desafios à medida que eles surgem, e é considerada mais preferível quando uma organização está evoluindo em um ambiente que apoia e inova seus processos de negócios.
- Escalabilidade
Deve-se determinar até que ponto a metodologia pode ser dimensionada para implementar projetos maiores ou paralelos. Algumas metodologias são adequadas para projetos menores ou fluxos de trabalho específicos, como Kanban ou Lean.
Sistema de gerenciamento de projetos de TI
Gerenciar e controlar projetos de TI é extremamente difícil. Mas quando grandes volumes de trabalho são divididos em partes menores, decompostas em tarefas infinitamente aninhadas, de repente tudo se torna gerenciável. Essa é a essência de qualquer metodologia de gerenciamento de projetos: o projeto inteiro é dividido uniformemente em fases, projetado e implementado.
O Ciclo de Vida de Desenvolvimento de Software (SDLC) é como isso é feito no desenvolvimento de software. Um processo que abrange todos os estágios da criação do produto: da ideia à manutenção pós-produto.
Sistema de Gerenciamento de Projetos de TI – O SimpleOne SDLC oferece uma abordagem estruturada e sistemática para apoiar o ciclo de vida de desenvolvimento de software, ajudando a definir o escopo, os objetivos e os requisitos de um projeto, além de estabelecer um plano de projeto, cronograma, orçamento e critérios de qualidade. Além disso, a solução SimpleOne SDLC permite atribuir e coordenar funções, responsabilidades e tarefas da equipe do projeto, gerenciar o backlog e as versões do produto e integrar-se ao seu sistema ITSM para suporte e gerenciamento de mudanças.
