A velocidade de reação às mudanças do mercado e a flexibilidade no gerenciamento de projetos são fatores críticos para o sucesso dos negócios. As empresas estão buscando abordagens eficazes para organizar os processos de trabalho diante do fluxo constante de informações e da necessidade de tomar decisões rápidas. Os especialistas precisam trabalhar diariamente com uma infinidade de ferramentas, desde e-mails e mensageiros até sistemas especializados para gerenciamento de desenvolvimento, gerenciamento de documentos etc.
O Kanban é um sistema flexível de gerenciamento de processos que ajuda a colocar ordem no caos existente nos processos de trabalho e a aumentar a transparência das tarefas individuais e dos projetos como um todo.
Neste artigo, veremos os conceitos básicos da metodologia Kanban, seus benefícios e princípios, bem como a possibilidade de aumentar a produtividade e a qualidade do trabalho, alcançando um equilíbrio entre a carga de trabalho e os recursos.
Como surgiu o Kanban?
O primeiro sistema Kanban foi desenvolvido no início da década de 1940 por Taiichi Ono, um engenheiro industrial e empresário, para a empresa automobilística japonesa Toyota. Ele foi criado como um sistema simples de planejamento de produção para controlar e otimizar os custos e o estoque em todas as etapas.
O principal motivo para desenvolver o Kanban foi a falta de produtividade e eficiência da Toyota em comparação com seus concorrentes americanos. Com o Kanban, a Toyota criou um sistema flexível de gerenciamento de produção just-in-time que aumentou a produtividade e reduziu os estoques de matéria-prima e produtos acabados. O Kanban monitora toda a cadeia de valor, do fornecedor ao usuário final, ajudando a evitar interrupções no fornecimento e excesso de estoque nos estágios de produção.
Com o tempo, o Kanban provou sua eficácia em uma variedade de sistemas de produção e áreas de negócios. No entanto, é importante observar que o Kanban não é uma metodologia tradicional de desenvolvimento de software ou de gerenciamento de projetos. Para que a implementação seja bem-sucedida, é preciso ter processos existentes em sua organização que o Kanban possa ajudar a otimizar.
O Kanban ajuda a identificar e corrigir problemas que afetam a produtividade, garantindo a continuidade do fluxo de trabalho. Ao sistematizar problemas de qualidade e de processo com o Kanban, você pode avaliar com precisão suas consequências – variabilidade do processo, custos de manutenção do trabalho, eficiência dos funcionários etc.
Pesquisas mostram que o uso do Kanban aumenta a satisfação do usuário ao fornecer consistentemente lançamentos de produtos confiáveis e de qualidade, melhora a produtividade e a qualidade do trabalho e reduz o tempo de entrega do produto. Os especialistas também observam que o Kanban promove uma cultura organizacional mais flexível e adaptável por meio de mudanças incrementais.
Elementos do quadro Kanban
Em sua forma mais simples, um quadro Kanban consiste em 6 elementos básicos:
- Cartões-representam tarefas individuais que se movem pelas colunas de status até serem concluídas. O cartão contém informações sobre a tarefa: data de vencimento, prioridade, executor, descrição (termos de referência), etc;
- Colunas – refletem os estágios do fluxo de trabalho, por exemplo, “Backlog”, “Em andamento”, “Bloqueado”, “Executado”. Os cartões saem do backlog e se movem da esquerda para a direita até serem concluídos;
- Tracks (Swimlanes) – barras horizontais para separar e categorizar diferentes atividades, como por equipe;
- Limites de WIP – limita a quantidade máxima de trabalho em andamento. Ajuda a identificar ineficiências no fluxo de trabalho da equipe;
- Sugestões visuais – isso pode incluir o código de cores dos cartões para indicar a prioridade e o tipo de trabalho; uso de símbolos ou adesivos para destacar características específicas de uma tarefa;
- Sinais de bloqueio – ícones especiais no cartão que alertam a equipe de que há um problema que precisa ser resolvido antes que a tarefa possa ser concluída
Ao criar seu primeiro quadro Kanban, recomenda-se que você comece com uma estrutura simples e aumente gradualmente a complexidade e os detalhes conforme necessário.
Benefícios do Kanban
O Kanban é frequentemente comparado a um semáforo que regula o fluxo de tráfego. Para os gerentes de projeto, o Kanban oferece:
- Transparência do processo
O Kanban permite que você veja quem está trabalhando em quê, identifique gargalos e se concentre em tarefas priorizadas. Um quadro Kanban ajuda você a visualizar seu fluxo de trabalho, identificar lacunas e escassez de recursos, como:
- Grandes quantidades de trabalho em andamento (WIP);
- Tarefas “presas” que são atribuídas repetidamente a um funcionário;
- Prazos perdidos
- Poupança de tempo
A visualização do fluxo de trabalho do quadro Kanban permite que os gerentes de projeto identifiquem e corrijam problemas rapidamente. O Kanban economiza tempo como nenhuma outra ferramenta de gerenciamento de projetos.
- Organizar tarefas para cada membro da equipe
O quadro Kanban serve como uma ferramenta para estruturar ideias e tarefas em uma lista de tarefas personalizada que não ultrapassa a área de responsabilidade do funcionário. Isso permite a continuidade do projeto e a execução tranquila das tarefas.
6 práticas essenciais do Kanban
- Visualizar o fluxo de trabalho. Use diferentes seções do quadro Kanban para visualizar tarefas e etapas de trabalho. Isso proporciona transparência e compreensão do status atual do projeto para toda a equipe;
- Limitar a quantidade de trabalho em andamento (WIP). Defina limites para o número de tarefas que podem ser concluídas simultaneamente. Isso permite que você se concentre na conclusão das tarefas atuais antes de iniciar novas tarefas e evita que sua equipe fique sobrecarregada;
- Gerenciar fluxos de trabalho. Atribua tarefas aos membros da equipe com base em sua carga de trabalho, habilidades e experiência. Isso ajuda a equilibrar a carga de trabalho e otimizar o desempenho da equipe;
- Implementar políticas claras. Defina regras para a transição de tarefas entre as etapas do fluxo de trabalho. Políticas claras garantem consistência e previsibilidade no desempenho da equipe;
- Proporcionar oportunidades de feedback. Incentive a comunicação aberta e o compartilhamento de opiniões. Sessões regulares de feedback permitem identificar problemas, reunir ideias para aprimoramento de processos e fortalecer a colaboração da equipe;
- Procurar oportunidades de aprimoramento contínuo. Procure continuamente oportunidades para otimizar os fluxos de trabalho. Incentive a equipe a sugerir ideias de melhoria e a implementar as mais eficazes. O Kanban é um caminho de melhoria contínua.
Diferenças entre Kanban e Scrum
Os quadros Kanban podem ser facilmente confundidos com os quadros Scrum e vice-versa. No entanto, existem diferenças fundamentais entre os dois:
- Estrutura do quadro
- O quadro Scrum é focado em sprints (iterações curtas) e inclui colunas para o backlog do produto e sprints.
- O quadro Kanban representa todo o fluxo de trabalho e não está vinculado a sprints.
- Planejamento e avaliação
- Scrum envolve o pré-planejamento e a estimativa do escopo do trabalho para um sprint.
- Kanban não exige planejamento e estimativas rígidas, concentrando-se na visualização do fluxo de trabalho.
- Gerenciamento de mudanças
- Kanban aceita mudanças como parte integrante do projeto, permitindo que sejam feitas mudanças a qualquer momento.
- No Scrum, as alterações no plano de sprint não são recomendadas após o início do sprint.
- Atribuição de função
- No Scrum, as funções principais são o proprietário do produto e o Scrum Master.
- No Kanban não há funções estritamente definidas, o gerenciamento pode ser feito por qualquer membro da equipe.
Por que as empresas usam o Kanban?
- Aumentar a transparência. O quadro Kanban permite que todos os membros da equipe vejam o progresso atual do projeto, identifiquem áreas problemáticas e removam obstáculos prontamente. A visualização do fluxo de trabalho proporciona total transparência e percepção do status da tarefa.
- Aumento da produtividade. Ao identificar e eliminar os gargalos, a equipe pode se concentrar no trabalho produtivo. No Kanban, a produtividade é medida pelo tempo de ciclo (o tempo que leva para concluir uma tarefa) e pela taxa de transferência (o número de tarefas concluídas em um determinado período). Acelerar o movimento das tarefas pelo fluxo de trabalho tem um impacto direto na melhoria da produtividade da equipe.
- Adaptabilidade a mudanças. O Kanban, como parte da metodologia Agile, permite que você responda rapidamente às mudanças nos requisitos do cliente e nas mudanças organizacionais. A flexibilidade do quadro Kanban facilita a redefinição de prioridades, o ajuste de cronogramas e a realocação de recursos para atender às novas condições.
- Otimização da carga de trabalho. Limitar o número de tarefas simultâneas (WIP) é uma das principais práticas do Kanban. Graças ao “sistema de puxar”, novas tarefas só são assumidas quando há recursos disponíveis. Isso evita a sobrecarga da equipe e garante um equilíbrio ideal entre carga de trabalho e produtividade.
Aplicação do Kanban no desenvolvimento de software
A introdução da metodologia Kanban em 2004 marcou uma nova era no desenvolvimento de software, tornando-se uma abordagem generalizada para otimizar os ciclos de produção. Nesse caso, o Kanban se concentra em melhorar a eficiência do fluxo de trabalho e aprimorar a qualidade do produto final.
Em sua essência, o Kanban é um processo de fabricação Just In Time (JIT) que visa otimizar o fluxo de recursos e componentes usados na criação de um produto. No desenvolvimento de software, o Kanban facilita o gerenciamento eficiente do fluxo de trabalho em andamento (WIP) de acordo com os recursos e as capacidades da equipe de desenvolvimento.
O Kanban para desenvolvimento de software usa estágios simplificados do Ciclo de Vida de Desenvolvimento de Software (SDLC) para representar os diferentes estágios do processo de produção. O objetivo é controlar e gerenciar o fluxo de funcionalidade (representado por cartões Kanban) de modo que o número de funcionalidades que entram no processo corresponda ao número de funcionalidades concluídas.
Em um período relativamente curto, o Kanban expandiu significativamente sua presença no desenvolvimento de software e continua a crescer agressivamente nessa área.
De acordo com o State of Kanban Report, o desenvolvimento de software continua a ser a principal área de negócios em que o Kanban é usado – entre um quarto de todos os entrevistados.
Conclusão
O Kanban é uma ferramenta poderosa no arsenal do gerenciamento moderno de projetos e processos – não apenas fornecendo uma visualização clara das tarefas e processos de trabalho, mas também ajudando a criar melhoria contínua, adaptabilidade e flexibilidade. A implementação do Kanban na prática diária pode ajudar as equipes a trabalhar de forma mais sincronizada, identificar e resolver rapidamente os pontos fracos dos processos e melhorar significativamente a qualidade e a velocidade da entrega do produto ao usuário final.
O Kanban vai muito além de uma simples ferramenta de gerenciamento de tarefas – ele ajuda as equipes e as organizações a evoluírem com as mudanças de requisitos e a se manterem competitivas em um mercado dinâmico.
