Encontrar um funcionário é uma tarefa longa e cara para as empresas. Um bom candidato pode estar fora do mercado em apenas três dias, e é por isso que as empresas lutam com a velocidade e a qualidade da contratação. Para encontrar os melhores talentos no mercado de trabalho mais rapidamente, vale a pena automatizar os processos de recrutamento com a ajuda de tecnologias que assumem grande parte do trabalho manual dos especialistas em RH.
Contamos a você por que o recrutamento automatizado é bom para os negócios e como escolher uma solução para automatizar os processos.
O que é recrutamento e por que automatizá-lo
Recrutamento é o processo de encontrar, selecionar e contratar funcionários para uma empresa. Ele abrange todo o processo, desde a análise das necessidades da organização até a apresentação de uma oferta ao candidato selecionado. No decorrer do recrutamento, os especialistas de RH criam uma descrição do cargo, procuram candidatos em vários canais, selecionam currículos e realizam entrevistas, avaliam os candidatos e tomam uma decisão de contratação.
Apesar da importância desse processo para as empresas, especialmente quando em escala, o recrutamento moderno enfrenta alguns desafios sérios. O custo da contratação está aumentando constantemente devido à escassez de pessoal no mercado de trabalho – se antes levava de 2 a 3 semanas para encontrar, por exemplo, um desenvolvedor, agora esse processo pode se arrastar por meses. Ao mesmo tempo, as operações de rotina consomem até 80% do tempo de um recrutador: publicação de vagas, seleção inicial de currículos, agendamento de entrevistas. Um especialista não consegue se concentrar em encontrar uma boa equipe devido ao grande volume de operações de rotina, o que faz com que o tempo e o custo do recrutamento aumentem ainda mais.
Além disso, os gerentes de contratação geralmente não entendem o que está acontecendo no processo de seleção de candidatos – eles não conseguem ver quantos currículos foram analisados, em que estágio os candidatos estão e por que o processo está se arrastando.
Para resolver esses problemas, as empresas estão recorrendo à automatização dos processos de recrutamento e, com a implementação adequada da tecnologia, o trabalho do departamento de RH se torna mais produtivo:
- o sistema cuida de todas as tarefas que não exigem comunicação complexa, por exemplo, publica automaticamente vagas em sites de emprego, coleta respostas, classifica currículos por critérios especificados;
- O especialista em RH está envolvido somente onde a interação humana é necessária – conduzindo entrevistas, avaliando as habilidades pessoais dos candidatos e tomando a decisão final de contratação;
- O computador toma decisões formais, enquanto o ser humano toma decisões estratégicas; assim, o sistema pode excluir automaticamente os candidatos que não atendem aos requisitos básicos, enquanto o recrutador decide quem convidar para uma entrevista.
- O especialista em RH está envolvido somente onde a interação humana é necessária – conduzindo entrevistas, avaliando as habilidades sociais dos candidatos e tomando a decisão final
“É assim que, por exemplo, um processo automatizado de seleção de candidatos pode se parecer: um bot procura currículos adequados de acordo com critérios especificados e os coloca no banco de dados da empresa; em seguida, a IA os avalia por relevância e os classifica do mais adequado ao menos adequado – o recrutador só precisa pegar a primeira dúzia de currículos do banco de dados e agendar entrevistas para os candidatos. Essa abordagem permite que nos concentremos na avaliação qualitativa dos candidatos e na tomada de decisões de contratação informadas”,
– Maria Pizhurina, proprietária do produto SimpleOne HRMS
Benefícios da automação do recrutamento
A automação da contratação ajuda a empresa a contratar talentos de melhor qualidade de forma mais rápida e econômica, economizando tempo. Ferramentas como sistemas de classe ATS (Applicant Tracking System, um sistema de gerenciamento de candidatos), plataformas de RH para consolidar processos de RH, bots de triagem de currículos ou tecnologias baseadas em IA minimizam a rotina do trabalho de um recrutador.
O recrutamento automatizado permite:
- poupar o tempo dos especialistas de RH em operações de rotina – em vez de publicar vagas ou classificar currículos manualmente, os recrutadores podem se concentrar na comunicação com candidatos promissores;
- tempo mais rápido para encontrar e contratar talentos de primeira linha – em ambientes de equipe apertados, a velocidade de resposta geralmente determina o sucesso da contratação e, com a ajuda da tecnologia, os recrutadores são mais ágeis no processamento de respostas e no agendamento de entrevistas;
- tomar decisões com base em números e dados concretos – os gerentes de RH podem justificar a necessidade de investir em recrutamento, com base em estatísticas sobre o tempo de fechamento de vagas ou a qualidade da contratação
- poupar o tempo de interação dos gerentes de contratação com o RH – os gerentes têm acesso a informações atualizadas sobre o andamento do recrutamento por meio do sistema de RH, sem precisar entrar em contato diretamente com o recrutador. No sistema, o gerente de contratação pode ver quantos candidatos passaram por cada etapa da seleção, quais são seus pontos fortes e em que fase do processo está a aprovação da oferta, o que aumenta a transparência do departamento de RH e ajuda a otimizar os processos de contratação.
Operações que exigem automação
No processo de contratação, muitas tarefas consomem o tempo dos recrutadores, mas não exigem um conhecimento profundo. A automação dessas operações libera os recursos dos profissionais de RH para trabalhar com candidatos e gerentes de contratação. Aqui estão oito etapas principais de recrutamento que se prestam à automação:
| Planejamento de Recrutamento | O sistema gera planos de contratação com base nas necessidades e no orçamento da empresa e calcula automaticamente a carga de trabalho para o departamento de RH. |
| Colocação e processamento de solicitações de seleção | Os gerentes de contratação preenchem aplicativos estruturados, o sistema os encaminha para os recrutadores e acompanha o status do preenchimento. |
| Formulando e publicando trabalhos | Uma descrição da vaga é gerada com base na candidatura, o sistema a publica em sites de emprego selecionados e no portal corporativo. |
| Pesquisar e classificar currículos adequados | O bot analisa bancos de dados de currículos e procura candidatos, e a IA os classifica por relevância – economizando até 70% do tempo de um recrutador no processo de triagem inicial. |
| Coleta de informações do candidato primário | Os questionários automatizados coletam informações básicas sobre os candidatos, e os chatbots realizam entrevistas iniciais para eliminar candidatos inadequados. |
| Liberação e processamento das pontuações dos testes | O sistema envia casos de teste, monitora sua conclusão e verifica automaticamente os resultados, os relatórios estão disponíveis para o recrutador e o gerente de contratação. |
| Geração e correspondência de ofertas | As ofertas de emprego são criadas com base em modelos, o sistema organiza o processo de correspondência e envio da oferta ao candidato. |
| Recolhimento e processamento de documentos quando um novo funcionário sai | É gerada uma lista de documentos necessários para a contratação, o sistema os reconhece e insere os dados no banco de dados. |
Como escolher um sistema de automação de recrutamento?
Para automatizar o recrutamento em empresas de médio e grande porte, será adequado um sistema de classe HRMS ou CRM especializado para recrutamento (ATS) – por exemplo, o ATS está incluído na solução SimpleOne HRMS.
Ao escolher uma solução, vale a pena prestar atenção aos seguintes aspectos:
- Cobertura do processo – o sistema deve automatizar todo o ciclo, desde o planejamento da contratação até a integração do funcionário;
- flexibilidade de personalização – a capacidade de adaptar os processos às especificidades da empresa, por exemplo, com a ajuda de ferramentas low-code/no-code;
- integração com outros sistemas – compatibilidade com sites de trabalho usados, portal corporativo, sistema de contabilidade de pessoal;
- capacidades analíticas – disponibilidade de relatórios e painéis integrados para avaliar a eficácia da contratação.
Por exemplo, o SimpleOne HRMS oferece uma solução abrangente de automação de recrutamento que abrange todos os principais aspectos do processo de contratação:
- automatizar o processamento de solicitações de recrutamento;
- manutenção de um banco de dados de candidatos estruturado;
- configuração de funis de seleção para diferentes tipos de cargos;
- criação e coordenação de descrições de cargos;
- integração com sites de emprego populares;
- preparação e coordenação de ofertas de emprego;
- planejamento de vagas e gerenciamento de modelos;
- formulação de relatórios analíticos sobre o funil de recrutamento em termos de categorias de cargos e fontes de atração de candidatos;
A vantagem desses sistemas abrangentes é que eles permitem automatizar não apenas o recrutamento, mas também os processos de RH relacionados para criar uma abordagem holística para o gerenciamento de RH e acompanhar a jornada de um funcionário, desde o candidato até a rescisão, em um único sistema.
Currículo
A automação do recrutamento é uma etapa necessária para as empresas que desejam acelerar a contratação e reduzir seu custo. Os sistemas modernos de RH assumem as tarefas de rotina, permitindo que os recrutadores se concentrem na avaliação de candidatos de qualidade. Como resultado, as empresas encontram os talentos certos mais rapidamente e tomam decisões baseadas em dados.
Ao escolher uma solução de automação, vale a pena prestar atenção às plataformas abrangentes de HRMS. Elas não apenas otimizam o processo de recrutamento, mas também permitem que você gerencie todo o ciclo de vida do funcionário: do planejamento do recrutamento à demissão. Essa abordagem garante a integridade dos processos de RH e ajuda a criar um sistema unificado de gerenciamento de RH.
