ITAM ile Varlık Envanteri: Muhasebe Doğruluğu BT Varlık Yönetimini Nasıl İyileştirir?

Etkili varlık yönetimi, her büyüklükteki kuruluş için kritik bir başarı faktörü haline gelmektedir. BT altyapılarının artan karmaşıklığı ve cihaz ve yazılımların çoğalması BT departmanları için yeni zorluklar yaratmaktadır. Doğru muhasebe ve varlıkların düzenli envanteri olmadan, şirketler maliyet kontrolünün azalması, kritik sistemlerde kesintiler ve güvenlik açıkları yaşama riskiyle karşı karşıya kalır.

“Varlık envanteri bu zorlukların ele alınmasında kilit bir rol oynamaktadır. Sadece mevcut kaynakların kapsamlı bir görünümünü sağlamakla kalmaz, aynı zamanda stratejik karar verme için bir temel oluşturur. Doğru ve güncel varlık bilgileri maliyetlerin optimize edilmesine, BT performansının iyileştirilmesine ve uyumluluğun sağlanmasına yardımcı olur.”
– Evgenia Asoskova, ITAM Ürün Sahibi.

Bu makalede, doğru araçlar kullanılarak düzgün bir şekilde organize edilmiş bir envanterin, BT altyapısının görünürlüğünü, kontrolünü ve optimizasyonunu sağlayarak varlık yönetimini nasıl dönüştürebileceğini inceliyoruz.

Varlık envanteri nedir?

Envanter, bir kuruluşun altyapısının görünürlüğünü, kontrolünü ve optimizasyonunu sağlayarak etkili BT varlık yönetiminin temelini oluşturur.

Envanterin temel adımları:

1. Hazırlanın: Zamanlamayı, envanterin kapsamını planlayın, sorumluları belirleyin.
2. Tanımlama: her varlığa, kolay tanımlama için barkod veya RFID etiketi biçiminde görüntülenebilen envanter numarası gibi benzersiz bir tanımlayıcı atanır.
3. Veri toplama (envanter çıkarma): Bu süreç, varlıkların varlığını, durumunu ve model, seri numarası, gerekli özellikler, konum, sorumlu kişi gibi önemli özelliklerini kaydetmeyi içerir.
4. Dokümantasyon ve özetleme: Envanter belgelerinin oluşturulması (envanter envanterleri, envanter raporları, karşılaştırma tabloları), tespit edilen tutarsızlıkların muhasebe kayıtlarına geçirilmesi, değişiklik planlarının hazırlanması (envanter sonuçlarına göre gerekli görülmesi halinde).
5. Değişiklikleri izleme: Envanter tek seferlik muhasebe ile sınırlı değildir. Taşınma, onarım ve hizmet dışı bırakma dahil olmak üzere varlık bilgilerinin düzenli olarak güncellenmesini içerir.
6. Denetim: varlıkların gerçek varlığının ve durumunun periyodik olarak doğrulanması ve muhasebe sistemindeki verilerle mutabakat sağlanması.

Varlık envanterinin tek seferlik bir olay değil, varlık yönetiminin ayrılmaz bir parçası olan tekrarlanabilir bir süreç olduğunu unutmamak önemlidir. Varlık verilerinin düzenli olarak güncellenmesi, bilgilerin uygunluğunu sağlar ve BT altyapısındaki değişikliklere hızlı bir şekilde yanıt vermenize olanak tanır.

Neden bir varlık envanterine ihtiyacınız var?

Başarılı bir iş operasyonu için düzenli varlık envanterinin neden gerekli olduğunun ana nedenlerini ele alalım.

BT altyapısının kontrolü ve optimizasyonu

• Kaynakların optimize edilmesine ve bakım maliyetlerinin azaltılmasına yardımcı olan kullanılmayan veya eski ekipmanların belirlenmesi.
• Ekipman sağlığı ve performansına ilişkin güncel verilere dayanarak BT altyapısı yükseltmelerini ve modernizasyonunu planlayın.
• Eskiyen bileşenlerin zamanında değiştirilmesiyle ekipman arızası nedeniyle duruş süresinin önlenmesi
• Ekipman arızası nedeniyle duruş süresinin önlenmesi
• Bölümler ve projeler arasında kaynakların eşit dağılımını sağlayın.

Varlık yönetiminin finansal yönleri

Varlık envanterinin finansal planlama ve maliyet kontrolü üzerinde doğrudan etkisi vardır:

• Varlıkların varlığını ve durumunu düzenli olarak izlemek, ekipman türleri ve kullanım tarihleri hakkında güncel veriler sağlar ve bu da BT bütçe planlamasının kalitesini artırır.
• Mevcut kaynakları tam olarak anlayarak gereksiz satın alımlardan kaçının.
• Mevcut kaynakları tam olarak anlayarak gereksiz satın alımlardan kaçının.
• Ekipman bakım ve destek maliyetlerini optimize edin.
• BT sermaye harcaması planlama sürecinin iyileştirilmesi.

Düzenleyici gerekliliklere ve iç politikalara uygunluk

Envanter kuruluşlara yardımcı olur:

• Doğru varlık verileri sağlayarak denetim ve muhasebe gerekliliklerine uygunluk
• İç güvenlik ve yönetişim politikalarına uyumu sağlayın.
• Dış denetimlere ve incelemelere hazırlanma sürecini basitleştirin.
• BT ekipmanlarının kullanımına ilişkin standartlara ve politikalara uyumu izleyin.

BT altyapı güvenliğini artırın

Doğru varlık muhasebesi gelişmiş bilgi güvenliğine katkıda bulunur:

• Ağ üzerindeki yetkisiz cihazların tespit edilmesi
• Donanım yükseltmelerinin ve yamalarının zamanında yapılmasını sağlamak
• Kritik varlıklara erişimin kontrol edilmesi.

Varlık envanteri yürütme yöntemleri

Varlık envanteri çeşitli şekillerde gerçekleştirilebilir. Yöntem seçimi kuruluşun büyüklüğüne, BT altyapısının özelliklerine ve muhasebe doğruluğu gereksinimlerine bağlıdır. Bir envanter yürütmeye yönelik ana yaklaşımları ele alalım.

Manuel envanter

Manuel envanter yöntemi, varlıkların bir kuruluşun çalışanları tarafından fiziksel olarak incelenmesini ve sayılmasını içerir. Manuel envanterde, çalışanlar her cihazın fiziksel durumunu görsel olarak inceleyebilir ve süreç uygun şekilde organize edilirse, muhasebenin doğruluğu oldukça yüksek olacaktır. Bununla birlikte, bu yöntem en yoğun emek gerektiren yöntemlerden biridir ve çalışanların en fazla zamanını alır.

Manuel envanter süreci genellikle aşağıdaki adımları içerir:

1. Mevcut verilere dayanarak envanter için varlıkların bir listesinin hazırlanması
2. Tesisin fiziksel olarak gezilmesi ve ekipmanların kontrol edilmesi
3. Muhasebe verileri ile gerçek kullanılabilirliğin kontrol edilmesi
4. Hesaplanmamış cihazların etiketlenmesi
5. Varlık veritabanında değişiklikler yapmak

Otomatik Envanter

Otomatikleştirilmiş yaklaşım, BT altyapısının bileşimi hakkında bilgi toplamak için özel araçlar kullanır. Bu yöntem, yüksek veri toplama hızı ile karakterize edilir ve ekipman bilgilerinin düzenli olarak güncellenmesini sağlar. Otomatik envanterin en önemli avantajlarından biri, muhasebe süreci üzerindeki insan faktörü etkisinin çok daha az olmasıdır. Bununla birlikte, bu yaklaşımın, ağ ile fiziksel olarak bağlantısı kesilmiş cihazları tespit etmedeki zorluk gibi sınırlamaları vardır.

Ağ taraması gibi otomatik yöntemlerin öncelikle BT altyapısının konfigürasyon birimleri ile çalıştığına dikkat etmek önemlidir. Kayıt sisteminde varlık ve yapılandırma birimi veritabanlarının bulunduğu durumlarda, ek işleme ve veri eşleştirme gerekebilir.

Kombine Yaklaşım

Varlık envanteri çıkarmanın en etkili yolu manuel ve otomatik yöntemlerin bir arada kullanılmasıdır. Bu yaklaşım her ikisinin de avantajlarını bir araya getirir – otomatik veri toplama ve fiziksel denetimin sonuçta ortaya çıkan kombinasyonu son derece doğru bir ekipman envanteri sağlar.

Birleşik yöntem, otomatik sistemler tarafından elde edilen bilgiler ile ekipmanın gerçek kullanılabilirliği arasındaki tutarsızlıkları belirlemenize olanak tanır. Ek olarak, bu yaklaşım oldukça esnektir – envanter süreci her kuruluşun özel ihtiyaçlarına ve özelliklerine göre uyarlanabilir.

Bir varlık envanteri yürütmenin en iyi yolunu seçmek, kuruluşun özel ihtiyaçlarına ve yeteneklerine bağlıdır. Sürecin düzenliliğini ve elde edilen verilerin doğruluğunu sağlamak önemlidir, bu da BT altyapısını etkili bir şekilde yönetmenize ve gelişimi hakkında bilinçli kararlar almanıza olanak tanır.

Varlık Envanteri Süreci

Etkili bir varlık envanteri, yapılandırılmış bir yaklaşım ve belirli adımlara net bir şekilde uyulmasını gerektirir. Envanter sürecinin ana adımlarını ele alalım.

Envanter için hazırlık

• Envanterin kapsamının belirlenmesi: kontrol edilecek varlıkların bir listesinin yapılması.
• Envanter komisyonunun oluşturulması: kuruluşun düzenleyici prosedürlerine uygun olarak sorumlu kişilerin atanması.
• Araçların hazırlanması: muhasebe sisteminin kurulması, mobil cihazların veya veri toplama terminallerinin hazırlanması.
• Program planlama: farklı departmanlar veya lokasyonlar için envanter zamanlamasının belirlenmesi

Veri Toplama

• Fiziksel inceleme: tesislerde yürüyün ve varlıkları görsel olarak inceleyin.
• Etiket tarama: varlıkları hızlı bir şekilde kaydetmek için barkodları veya diğer tanımlayıcıları kullanma.
• Sabitleme bilgileri: varlıkların temel özelliklerinin kaydedilmesi (seri numarası, model, konum).
• Durumun belgelenmesi: ekipmanın fiziksel durumu, tespit edilen hasar veya arızalar hakkında notlar.

Bilgilerin analizi ve mutabakatı

• Toplanan verilerin yüklenmesi: bilgilerin mobil cihazlardan ana muhasebe sistemine aktarılması.
• Otomatik mutabakat: toplanan verilerin mevcut varlık tabanı ile eşleştirilmesi
• Tutarsızlıkların tespiti: eksik, gereksiz veya yer değiştirmiş varlıkların belirlenmesi.
• Tutarsızlıkların analizi: tespit edilen tutarsızlıkların nedenlerinin araştırılması.
• Tutarsızlıkların analizi: tespit edilen tutarsızlıkların nedenlerinin araştırılması.

Tutarsızlıkları tespit etme ve çözme

• Kayıp varlıkların bulunması: kayıp ekipmanların olası yerlerinin kontrol edilmesi
• Fazlalıkların belirlenmesi: kabul belgeleri gibi ilgili belgelerin kontrol edilmesi de dahil olmak üzere kayıt dışı varlıkların kaynağının tespit edilmesi.
• Veri düzeltme: gerçek verilere dayanarak muhasebe sisteminde değişiklikler yapmak
• Veri düzeltme: gerçek verilere dayanarak muhasebe sisteminde değişiklikler yapmak
• Uyuşmazlık İncelemesi: Gelecekte benzer durumları önlemek için uyuşmazlıklara yol açan süreçlerin analiz edilmesi.

Sonuçların belgelendirilmesi

• Raporlama: envanter sonuçlarına ilişkin ayrıntılı raporların oluşturulması ve bunların envanter komitesi tarafından onaylanması.
• Envanter raporunun hazırlanması: denetim sonuçlarının resmi olarak belgelendirilmesi
• Veritabanı güncellemesi: muhasebe sistemindeki varlıklarla ilgili bilgilerin güncellenmesi.
• Öneriler: Envanter sonuçlarına dayalı olarak varlık yönetimi süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin formüle edilmesi.
• Öneriler: Envanter sonuçlarına dayalı olarak varlık yönetimi süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin formüle edilmesi.
• Envanter sonuçlarının muhasebe sisteminde düzeltilmesi

Envanter sürecinin katılımcıları

Varlıkların etkin envanteri, çeşitli uzmanların koordineli çalışmasını gerektirir. Süreçteki kilit katılımcılara ve ana sorumluluklarına bir göz atalım.

Roller ve Sorumluluklar

Envanter süreç yöneticisi:

• Envanterin planlanması ve koordinasyonu
• İşin yürütülmesini izleme, sonuçları doğrulama ve analiz etme

Bilişim uzmanları:

• Fiziksel envanter
• Ekipman özelliklerini tanımlayın

Envanter personeli:

• Varlık veritabanının bakımı
• Verilerin muhasebe kayıtları ile mutabakatı

İş Birimi Temsilcileri:

• Varlıklara erişim sağlanması
• Ekipman kullanımı hakkında bilgi sağlanması

Bilgi Güvenliği Uzmanı:

• Güvenlik politikalarına uyumun kontrol edilmesi
• Varlık risk değerlendirmesi

Envanter komitesi

Envanter komitesi, varlık muhasebesi sürecinde kilit bir rol oynamaktadır.

Komisyonun yapısı:

• Başkan (genellikle BT başkanı veya CFO)
• BT, muhasebe, güvenlik ve kilit iş birimlerinden temsilciler

Komitenin ana görevleri:

1. Envanter planının onaylanması
2. Veri toplama ve analiz sürecinin kontrol edilmesi
3. Uyuşmazlıkların çözülmesi
4. Son belgelerin imzalanması
5. Varlık yönetimini iyileştirmek için öneriler formüle etmek

Süreç katılımcıları arasında net rol ataması ve etkili iletişim, başarılı bir varlık envanterinin anahtarıdır.

Envanter için ITAM kullanmanın faydaları

Özel bir varlık yönetim sisteminin (ITAM) uygulanması, envanter sürecinin ve genel olarak BT varlık yönetiminin verimliliğini önemli ölçüde artırır. Böyle bir sistemi kullanmanın temel faydalarını ele alalım.

Süreç yönetiminin optimizasyonu

• Varlığa ve konuma özel envanter görevleri oluşturun ve yönetin.
• Toplanan verilerin mevcut veri tabanı ile otomatik olarak karşılaştırılarak tutarsızlıkların tespit edilmesi
• Raporların ve envanter işlemlerinin oluşturulması, bu da dokümantasyonun hazırlanması için gereken süreyi önemli ölçüde azaltır.

Otomasyon sadece süreci hızlandırmakla kalmaz, aynı zamanda insan faktörünün etkisini en aza indirerek muhasebenin doğruluğunu artırır.

Muhasebe doğruluğunun artırılması

• Barkodlar veya diğer işaretler kullanılarak varlıkların benzersiz şekilde tanımlanması
• Teknik parametreler, konum ve sorumlu taraf dahil olmak üzere her bir varlığın özelliklerinin ayrıntılı kaydı.
• Hareket geçmişinin izlenmesi.

BT kaynaklarının iyileştirilmiş planlaması ve optimizasyonu

ITAM sistemi, stratejik BT varlık yönetimi için araçlar sağlar:

• Varlık kullanım analizi, verimsiz kullanılan ekipmanın belirlenmesine yardımcı olur.
• Varlık ömrü ve durum verilerine dayalı ihtiyaçları tahmin etmek, gelecekteki satın alma ve yükseltmeleri planlamanıza olanak tanır.
• Stok optimizasyonu, yedek parça ve sarf malzemelerinin kullanılabilirliğini izlemeye yardımcı olur.

Esneklik ve Uyarlanabilirlik

Modern ITAM sistemleri çeşitli envanter yöntemlerini destekler. Akıllı telefonların veya özel veri toplama terminallerinin kullanımına izin vererek mobil cihazlarla entegre olabilirler. Sistem ayrıca hem manuel veri girişini hem de dosyalardan içe aktarımı destekleyerek envanter sürecini daha esnek ve kuruluşun ihtiyaçlarına uyarlanabilir hale getirir.

Geliştirilmiş kontrol ve güvenlik

Bir ITAM sisteminin kullanılması varlık kontrolünü büyük ölçüde geliştirir:

• Erişim haklarının ayırt edilmesi veri güvenliğini sağlar.
• Kullanıcı eylemlerinin denetlenmesi, tüm varlık işlemlerinin takip edilmesine yardımcı olur.
• İç politika ve yönetmeliklere uygunluğu kontrol eder.

Bu hususlar özellikle düzenlemeye tabi sektörlerde faaliyet gösteren kuruluşlar için önemlidir.

Sonuçlar