Günümüz yazılım geliştirme endüstrisinde Scrum ve Kanban gibi çevik metodolojiler, proje yönetimine yönelik ana akım yaklaşımlar olarak sağlam bir şekilde yerleşmiştir. Bu metodolojilerin ana bileşenlerinden biri, başarılı bir yazılım ürünü oluşturmak ve geliştirmek için yerine getirilmesi gereken görevlerin merkezi bir listesi olan ürün birikimidir.
“Etkili iş birikimi yönetimi, son kullanıcılara ve müşterilere zamanında değer sunmak için kritik öneme sahiptir. Görevlerin uygun şekilde önceliklendirilmesi, süreç katılımcılarının rol ve sorumluluklarının net bir şekilde anlaşılması ve akıllı yineleme planlaması, geliştirme ekibinizin çabalarını birikimin en önemli ve değerli unsurlarına odaklamanıza olanak tanır.”
-Ksenia Filippova, Ürün Sahibi SimpleOne SDLC
Bu makalede, görev önceliklendirme sürecine odaklanarak birikim yönetiminin tüm yönlerini ele alacağız. Katılımcıların rol ve sorumluluklarını tanımlayacak, önceliklendirme tekniklerini inceleyecek ve birikmiş işlerin düzenlenmesi ve yapılandırılması sürecini gözden geçireceğiz. Ayrıca, iş birikimi yönetim sürecinin aşamalarını ve etkinliğinin nasıl değerlendirileceğini tartışacağız.
Birikmiş iş yükü nedir?
Ürün biriktirme listesi, yazılım geliştirme sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Tüm iş görevlerinin organize bir listesidir: bir yazılım ürünü oluşturmak ve geliştirmek için gereken işlevsellik, hatalar, kullanıcı hikayeleri, gereksinimler ve müşteri istekleri. İş listesi, tüm proje katılımcıları için yaklaşan çalışmalar hakkında tek bir bilgi kaynağı olarak hizmet eder ve geliştirme sürecinde şeffaflık ve tutarlılık sağlar.
Ürün geliştirmenin ilk aşamalarında birikim, fikirler, pazar gereksinimleri, müşterilerin ve son kullanıcıların istekleri temelinde oluşturulur. Proje geliştikçe, birikim yeni görevler, hata düzeltmeleri ve kullanıcı geri bildirimleri, analitik veriler ve konu uzmanlarının önerileri gibi çeşitli kaynaklardan gelen işlevselliği iyileştirme önerileriyle yenilenir.
Proje başarısında backlog’un önemi
- Proje birikiminin oluşturulması Birikim, yazılım geliştirme sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Açıkça tanımlanmış bir görev listesi olmadan, projeyi gerçekleştirmek ve geliştirmek için gereken maliyet ve kaynak miktarını anlamak imkansızdır;
- Birikmiş işlerin önceliklendirilmesi: Görevlerin uygun şekilde önceliklendirilmesi, geliştirme ekibinin bir sonraki adımda hangi görevi üstleneceğini net bir şekilde anlamasını sağlayarak kullanıcı ve iş gereksinimlerini karşılayan işlevselliğin zamanında teslim edilmesini sağlar;
- Kaynak tasarrufu için birikmiş işleri yönetin Uygun birikmiş iş yönetimi olmadan, geliştirme ekibi düşük değerli görevlere önemli miktarda kaynak harcama veya gerçek kullanıcı ve pazar ihtiyaçlarını karşılamayan işlevleri uygulama riskiyle karşı karşıya kalır. Bu durum verimsiz kaynak kullanımına, sürüm gecikmelerine ve nihayetinde daha düşük müşteri ve son kullanıcı memnuniyetine yol açabilir.
Bu nedenle, görevlerin dikkatli bir şekilde önceliklendirilmesi de dahil olmak üzere uygun birikim yönetimi, herhangi bir yazılım projesinin başarısı için kritik öneme sahiptir, değerli özelliklerin zamanında teslim edilmesini sağlar ve geliştirme ekibinin genel üretkenliğini artırır.
Backlog Yönetiminde Roller ve Sorumluluklar
Etkili birikim yönetimi, her biri belirli rol ve sorumluluklara sahip çeşitli proje katılımcıları arasında uyumlu bir etkileşim gerektirir.
Ürün Sahibi
Ürün Sahibi, backlog yönetim sürecinin merkezi figürüdür. Birincil sorumluluğu, ürün için vizyon ve strateji belirlemek ve müşteriler ve son kullanıcılar için değeri en üst düzeye çıkarmaktır. Ürün Sahibi, hangi görevlerin hangi sırayla uygulanması gerektiğine karar vererek biriktirme listesinin korunmasından ve önceliklendirilmesinden sorumludur.
Ürün sahibi, bilinçli kararlar vermek için çeşitli paydaşlardan gereksinimleri toplar ve analiz eder. Ayrıca, önceliklendirme sırasında iş değeri ve teknik hususların dengelenebilmesi için görevlerin çaba ve karmaşıklığına ilişkin tahminler almak üzere geliştirme ekibiyle yakın işbirliği içinde çalışır.
Geliştirme Ekibi
Geliştiriciler, test uzmanları ve diğer teknik uzmanlardan oluşan geliştirme ekibi de backlog yönetim sürecinde önemli bir rol oynar. Birincil rolü, ürün sahibinin bilinçli önceliklendirme kararları almasına yardımcı olan görevlerin çaba ve karmaşıklığına ilişkin uzman tahminleri sağlamaktır.
Geliştirme ekibi genellikle ürün sahibiyle, irtibat görevi gören ve etkili iletişim sağlayan Ekip Lideri (lider geliştirici, geliştirme ekibi lideri) aracılığıyla etkileşim kurar. Ekip Lideri, görevlerin önceliklendirilmesini etkileyebilecek teknik hususlar ve mimari kararlar konusunda da tavsiyelerde bulunabilir.
Paydaşlar
Paydaşlar, ürünle ilgisi veya etkisi olan tüm kişi ve kuruluşları içerir. Buna müşteriler, son kullanıcılar, iş analistleri, konu uzmanları ve diğer proje katılımcıları dahil olabilir.
Paydaşlar, gereksinimler, talepler ve geri bildirimler sağlayarak birikimin şekillendirilmesinde önemli bir rol oynar. Onların girdileri, ürün sahibinin görevlerin değerini ve önceliğini belirlemesine ve ürünün pazarın ve kullanıcıların gerçek ihtiyaçlarını karşılamasını sağlamasına yardımcı olur.
Scrum ve Kanban yaklaşımları
Seçilen geliştirme metodolojisine (Scrum veya Kanban) bağlı olarak, katkıda bulunanların rolleri ve sorumlulukları biraz farklılık gösterebilir. Scrum’da ürün birikimi daha küçük sprint birikimlerine bölünür ve geliştirme ekibi belirli bir sprint için seçilen görevlere odaklanır. Kanban’da ekip, tanımlanmış kısıtlamalara ve paydaşlar ile ürün sahibi tarafından belirlenen belirli önceliklendirme kurallarına göre genel iş listesinden görevleri çekerek sürekli çalışır.
Kullanılan yaklaşım ne olursa olsun, rollerin ve sorumlulukların net bir şekilde belirlenmesi ve katılımcılar arasında etkili iletişim, proje birikiminin başarılı bir şekilde yönetilmesi ve son kullanıcılara zamanında değer sunulması için kritik öneme sahiptir.
Backlog Yönetim Süreci
İş birikimi yönetimi, birkaç temel adımdan oluşan ve devam eden bir süreçtir:
1. Gereksinimlerin toplanması ve analizi
Ürün birikimi yönetimi sürecinin ilk adımı gereksinimlerin toplanması ve analizidir. Ürün Sahibi, müşteriler, son kullanıcılar, iş analistleri ve konu uzmanları gibi çeşitli paydaşlardan istek, fikir ve geri bildirim toplar. Bu bilgiler birikimin oluşturulmasına temel teşkil eder.
Bu aşamada ürün sahibi, toplanan gereksinimleri dikkatle analiz eder, bunların iş değerini ve kullanıcılara ve işletmeye sağlayacağı potansiyel faydaları belirler. Ayrıca, hedeflerin genel ürün stratejisiyle uyumlu olmasını sağlamak için şirketin stratejik hedeflerini ve önceliklerini de göz önünde bulundurur.
2. Görev Önceliklendirmesi
Gereksinimlerin toplanması ve analizinden sonra, iş listesinin görev önceliklendirme aşaması gelir. Bu süreç, geliştirme ekibinin öncelikle hangi görevlere odaklanacağını belirler. Ürün sahibi bu süreçte kilit bir rol oynar ve önceliklendirme kararlarının alınmasından sorumludur.
Her birinin kendine özgü avantajları ve en uygun uygulama alanları olan birkaç popüler önceliklendirme tekniği vardır. Ürün sahibi, geliştirme ekibiyle birlikte projenin özelliklerini, ekibin tercihlerini ve bireysel koşulları dikkate alarak en uygun metodolojiyi seçer.
RICE metodolojisi
RICE bir görevin önceliğini dört kritere göre hesaplar: erişim (Reach), etki (Impact), güven (Confidence) ve çaba (Effort). Erişim etkilenen kullanıcı sayısını, Etki kullanıcılar veya işletme üzerindeki etkinin derecesini, Güven Erişim ve Etki tahminlerinin güvenilirliğini, Çaba ise gereken işgücünü tahmin eder.
Öncelik şu formül kullanılarak hesaplanır: RICE = (Erişim * Etki * Güven) / Çaba. RICE değeri ne kadar yüksekse, görevin önceliği de o kadar yüksektir.
ICE Metodolojisi
ICE üç önceliklendirme değerlendirme kriterine odaklanır: görev etkisi (Etki), etki değerlendirmesinde güven (Güven) ve uygulama kolaylığı (Kolaylık).
Öncelik şu şekilde hesaplanır: ICE = (Etki * Güven) / Kolaylık. ICE değeri ne kadar yüksekse, görevin önceliği de o kadar yüksektir.
MoSCoW metodolojisi
MoSCoW, görevleri dört önem kategorisine ayırarak daha basit bir yaklaşım sunar: ‘Olmalı’, ‘Olmalı’, ‘Olabilir’ ve ‘Olmayacak’.
Ekip “Yapılması Gerekenler” kategorisindeki görevlere odaklanır, ardından “Yapılması Gerekenler” kategorisine geçer ve bu şekilde devam eder.
3. Backlog’un düzenlenmesi ve yapılandırılması
Görevleri önceliklendirdikten sonra, bir sonraki adım biriktirme listesini düzenlemek ve yapılandırmaktır. Bu süreç, biriktirme listesindeki her göreve bir sıra atamayı ve önceliklendirilen özellikleri ürün geliştirme yol haritasına yerleştirmeyi içerir.
Ürün biriktirme listesi tipik olarak hiyerarşik bir şekilde yapılandırılır ve destanlar (ana işlevsel alanlar veya stratejik girişimler), fişler (belirli ürün gereksinimleri) ve kullanıcı hikayelerini (son kullanıcıların bakış açısından ürünün nasıl kullanılacağına dair senaryolar) içerir. Ürün sahibi, her bir özelliğin yol haritasındaki yerini önceliğine ve stratejik önemine göre belirler.
Birikimin ve yol haritasının etkili bir şekilde düzenlenmesi, ürün sahibinin ve geliştirme ekibinin farklı görevler arasındaki bağlamı ve ilişkileri net bir şekilde anlamasına olanak tanır, bu da ürünü planlarken ve uygularken daha bilinçli kararlar alınmasına yardımcı olur.
4. Yinelemelerin ve sprintlerin planlanması
Ürün birikiminin yapılandırılmasından sonra iterasyon ve sprint planlama aşaması gelir. Kullanılan geliştirme metodolojisine (Scrum veya Kanban) bağlı olarak bu süreç farklı şekilde uygulanabilir.
- Scrum‘da geliştirme ekibi, bir sonraki sprintte uygulanacak görevleri tanımlamak için ürün sahibiyle birlikte çalışır. Bu görevler önceliklendirilmiş iş listesinden alınır ve sprintin iş listesi haline gelir. Sprint boyunca ekip yalnızca bu görevlere odaklanır.
- Kanban‘da ekip, eşzamanlı görevlerin sayısı (WIP limitleri) üzerinde belirlenen sınırlara göre paylaşılan birikmiş iş listesinden görevleri çekerek sürekli çalışır. Bu, işin daha esnek ve düzgün bir şekilde dağıtılmasına olanak tanır.
Süreçlerin Sürekli İyileştirilmesi
İş birikimi yönetimi sürekli izleme, analiz ve iyileştirme gerektiren devamlı bir süreçtir. Yeni bilgiler ortaya çıktıkça, pazar gereksinimleri değiştikçe veya şirketin stratejik öncelikleri değiştikçe, ürün sahibi birikimi gözden geçirmeye ve ayarlamaya hazır olmalıdır.
Paydaşlardan düzenli olarak geri bildirim toplanması ve analiz edilmesinin yanı sıra uygun metrikler ve göstergeler kullanılarak birikim yönetimi sürecinin etkinliğinin değerlendirilmesi, iyileştirme alanlarının belirlenmesine ve gerekli ayarlamaların zamanında yapılmasına olanak tanır.
Sürekli iyileştirmenin ayrılmaz bir parçası, birikimin düzenli olarak tımar edilmesidir (analiz edilmesi ve düzenlenmesi). Ürün sahibi, geliştirme ekibiyle birlikte birikmiş işleri periyodik olarak gözden geçirir, eski veya ilgisiz görevleri kaldırır, yenilerini ekler, mevcut olanları iyileştirir ve yeniden tanımlar ve öncelikleri yeniden değerlendirir. Bu, birikimin güncel kalmasına yardımcı olur ve işin ve kullanıcıların sürekli değişen ihtiyaçlarını karşılamasını sağlar.
Etkili ürün birikimi yönetimi sürekli dikkat, esneklik ve değişen koşullara uyum sağlama isteği gerektirir. Sadece sürekli süreç iyileştirme yoluyla ürün kalitesi ve kullanıcı memnuniyeti sağlanabilir.
Backlog yönetiminin etkinliğinin değerlendirilmesi
Sürecin sürekli iyileştirilmesini ve iyileştirme alanlarının zamanında tespit edilmesini sağlamak için birikmiş işlerin yönetiminin etkinliği düzenli olarak değerlendirilmelidir.
Metrikler ve Göstergeler
Sürecin mevcut durumunun objektif bir resmini sunmaya yardımcı olmak üzere birikmiş iş yönetiminin etkinliğini değerlendirmek için bir dizi metrik ve gösterge kullanılabilir. İşte en yaygın metriklerden bazıları:
- Görev Tamamlanma Süresi (Döngü Süresi): Bir görevin iş listesine dahil edilmesinden yayınlanmaya hazır hale gelmesine kadar geçen süreyi ölçer. Düşük bir görev tamamlama süresi, etkin önceliklendirmeyi ve geliştirme sürecinde minimum gecikmeyi gösterir.
- Ekip Hızı: Bir ekibin tek bir iterasyon veya sprint içinde başarabileceği iş miktarını yansıtır. İstikrarlı ve öngörülebilir bir ekip hızı, etkili planlama ve kaynak tahsisini gösterir.
- Görev Akış Verimliliği: Bir görev üzerinde aktif olarak çalışmak için harcanan zamanın, görevin geliştirme aşamasında olduğu toplam süreye oranını ölçer. Yüksek bir akış oranı, minimum gecikme ve aksama süresini gösterir.
- Müşteri ve Kullanıcı Memnuniyeti: Müşterilerden ve son kullanıcılardan düzenli olarak geri bildirim toplamak ve analiz etmek, birikim yönetiminin onların ihtiyaç ve beklentilerini ne kadar iyi karşıladığını değerlendirmenize olanak tanır.
- Stratejik hedeflerle tutarlılık: Birikmiş işlerden uygulanan görevlerin şirketin stratejik hedeflerine ve ürün önceliklerine ne kadar iyi katkıda bulunduğunun değerlendirilmesi.
Süreç Analizi ve Optimizasyonu
Metriklerin ve performans göstergelerinin düzenli olarak analiz edilmesi, birikim yönetimi sürecinde iyileştirmeye açık alanları belirleyebilir. Ürün sahibi ve geliştirme ekibi, potansiyel sorunları belirlemek ve uygun optimizasyon stratejileri geliştirmek için birlikte çalışmalıdır.
Örneğin, görev tamamlama süresi metriği önemli gecikmeler gösteriyorsa, ekip en değerli ve acil görevlere odaklanmayı sağlamak için önceliklendirme sürecini gözden geçirebilir. Görev akış hızı düşükse, kesinti ve gecikmelerin nedenleri analiz edilmeli ve gerekli süreç değişiklikleri yapılmalıdır.
Müşterilerden ve son kullanıcılardan düzenli olarak geri bildirim toplanması ve analizi, uygulanan işlevler ile gerçek pazar ihtiyaçları arasındaki tutarsızlıkların belirlenmesine yardımcı olur. Bu, ürün birikiminde zamanında ayarlamalar yapılmasını ve ürünün değişen gereksinimleri karşılamasını sağlar.
SimpleOne SDLC
SimpleOne SDLC, Scrum ve Kanban gibi çevik metodolojilere dayalı yazılım ürünü ve çözüm geliştirme sürecini yönetmek için kapsamlı bir sistemdir. Çözüm, etkili ürün biriktirme yönetimi ve görev önceliklendirmesi için geniş bir yetenek yelpazesi sunar.
SimpleOne SDLC’nin en önemli avantajlarından biri esnekliği ve geliştirme ekiplerinin özel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde özelleştirilebilmesidir. Sistem, seçilen metodolojiye uygun olarak yazılım ürün portföyleri oluşturmanıza ve yönetmenize, proje ekipleri oluşturmanıza, katılımcılar arasında rol ve sorumluluklar atamanıza olanak tanır.
SimpleOne SDLC’de görevlerin bir beyaz tahta üzerinde görselleştirilmesi, görevlerin mevcut durumunun ve önceliklerinin net bir görünümünü sağlar. Sistem farklı görev türleri sağlar: ürün sahibi tarafından atanan sıralamaya göre sıralanan epikler, kurgular, kullanıcı hikayeleri ve alt görevler. Bu, ürün birikiminin mantıksal olarak yapılandırılmasına ve yönetilmesine olanak tanır.
Ekip birikim planlaması ve yönetimi, SimpleOne SDLC’nin temel özelliklerinden biridir. Sistem, görevlerin önceliklerini ve hızını kontrol etmenize, birleşik bir Agile backlog düzenlemenize ve geliştirme ekipleri için yinelemeleri planlamanıza olanak tanır. Buna ek olarak, SimpleOne SDLC, doğrudan proje panosunda kaynak planlama ve işgücü muhasebesi için araçlar sağlar, bu da ekip kaynaklarının optimum şekilde tahsis edilmesini ve kullanılmasını sağlar.
İş birikimi yönetimi ve görev önceliklendirmesinin etkinliğini değerlendirmek için SimpleOne SDLC, Burndown, Flow Chart (CFD), Production Time Histogram, Block Resolution Time, Workload Graph, Time in Status ve Team Velocity gibi çok çeşitli raporlar ve gösterge tabloları sunar. Bu metrikler ve görselleştirmeler, geliştirme ekibinin ilerlemeyi izlemesine, olası sorunları belirlemesine ve birikim yönetimi sürecini optimize etmek için bilinçli kararlar almasına yardımcı olur.
SimpleOne SDLC’nin bir diğer önemli faydası da Git gibi sürüm kontrol sistemleriyle entegre olabilmesidir. Bu, tamamlanan görevleri ilgili kod değişiklikleriyle ilişkilendirmenize, görev durumlarını izlemenize ve geliştirme sürecine şeffaflık sağlamanıza olanak tanır.
SimpleOne SDLC, görselleştirme, planlama, raporlama ve diğer sistemlerle entegrasyon araçlarını bir araya getirerek ürün birikiminizi etkin bir şekilde yönetmek ve görevleri önceliklendirmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm işlevleri sağlar. Esnekliği ve uyarlanabilirliği sayesinde SimpleOne SDLC, farklı geliştirme ekiplerinin özel gereksinimlerini karşılamak için özelleştirilebilir ve optimize edilebilir, böylece yazılım ürünü geliştirme sürecinde daha fazla verimlilik, şeffaflık ve koordinasyon sağlar.
Sonuçlar
- Etkili ürün biriktirme yönetimi ve uygun görev önceliklendirmesi, herhangi bir yazılım projesinin başarısı için kritik öneme sahiptir ve değerli özelliklerin kullanıcılara zamanında teslim edilmesini sağlar
- Ürün sahibi, geliştirme ekibi ve paydaşlar arasında rollerin ve sorumlulukların net bir şekilde belirlenmesi, etkili bir backlog yönetimi için gereklidir
- Backlog yönetim süreci, gereksinimlerin toplanmasını, RICE, ICE, MoSCoW ve diğer metodolojiler kullanılarak görev önceliklendirmesini, backlog yapılandırmasını, iterasyon planlamasını ve sürekli optimizasyonu içerir.
- Birikmiş iş yönetimi performansının değerlendirilmesi temel metriklere dayanır: görev tamamlama süresi, ekip hızı, müşteri memnuniyeti ve stratejik hedeflerle uyum.
- SimpleOne SDLC gibi sistemler backlog görselleştirme, planlama ve raporlama için araçlar sağlayarak ekip verimliliğini artırır ve önceliklendirme sürecini kolaylaştırır.
- Backlog yönetimi ve önceliklendirme becerilerinin sürekli geliştirilmesi, değişime uyum sağlanması ve doğru metodoloji ve araçların kullanılması, ekiplerin müşteri beklentilerinin önünde kalmasını ve sektörün geleceğini şekillendirmesini sağlar
