EAM: Kurumsal Varlık Yönetimine Kapsamlı Bir Yaklaşım

İşletmenin varlıkları, faaliyetlerinin ve rekabetçiliğinin temelidir. Bunların kullanım verimliliği, özellikle artan rekabet ve kısıtlı kaynaklar ortamında, bir işletmenin başarısını belirler.

Hızlı büyüme ile birlikte büyük organizasyonlar varlık yönetiminde zorluklar yaşamaktadır. Farklı üretim sahalarındaki yüzlerce ekipmanın durumunu nasıl takip edersiniz? Filo kullanımını nasıl optimize edersiniz? Varlıkların yaşam döngüsünü planlamadan tedarik ve elden çıkarmaya kadar nasıl yönetirsiniz? Bu zorluklar sistematik bir yaklaşımı gerektirir.

EAM (Enterprise Asset Management) sistemi, organizasyonun fiziki varlıklarının yaşam döngülerinin tüm aşamalarında bütünsel yönetimi için yazılımdır. EAM, kayıt tutma, kullanım planlama, süreçlerin optimizasyonu ve varlıkların durumunu izlemeyi sağlar. Sonuç olarak, verimlilik artar, maliyetler azalır ve daha bilinçli yönetim kararları alınır.

Bu makalede şunları inceleyeceğiz:

• EAM’in temel yetenekleri;
• Uygulamanın iş faydaları;
• EAM’in ERP’den farkları ve ITAM ile ilişkisi;
• EAM’in farklı endüstrilerdeki uygulamaları;
• Varlık muhasebesine başlamak için pratik adımlar;

Bu makale, organizasyonunuzun varlık yönetimini dönüştürme ve daha rekabetçi hale getirme potansiyelini değerlendirmede size yardımcı olacaktır.

Kurumsal Varlık Yönetimi (EAM) Nedir?

EAM (Enterprise Asset Management), organizasyonun fiziki varlıklarını yönetmeye yönelik kapsamlı bir yaklaşımdır. EAM sistemi, işletme varlıklarının yaşam döngüsü boyunca izlenmesini, analiz edilmesini ve kullanımının optimize edilmesini sağlayan yazılımdır.

Geleneksel muhasebe sistemlerinden farklı olarak, EAM varlık yönetiminin tüm yönlerini kapsar:

• Envanter ve Muhasebe: Her varlığın konumu, durumu ve özelliklerine dair doğru bilgi.
• Planlama ve Tahmin: Ekipman değiştirme veya yükseltme için en uygun zamanın belirlenmesi.
• Satın Alma Yönetimi: Yeni varlıklar ve yedek parçaların edinme süreçlerinin otomatikleştirilmesi.
• İşletme Kontrolü: Varlık kullanımını izleme, durmaları ve verimsizlikleri belirleme.
• Analiz ve Raporlama: Bilinçli varlık yönetimi kararları almak için veri toplama ve işleme.

EAM sistemleri, üretim ekipmanlarından araçlara, binalardan tesislere kadar geniş bir varlık yelpazesi için uygulanabilir. Özellikle, birden fazla konuma yayılmış çok sayıda fiziki varlığa sahip kuruluşlar için etkilidirler.

EAM sisteminin temel bileşenleri:

• Varlık Veritabanı: Organizasyonun tüm varlıklarına dair bilgi merkezi.
• Planlama Modülü: Varlık kullanımını optimize etmek ve bakımını planlamak için araçlar.
• İzleme Sistemi: Varlık durumu ve performansı hakkında gerçek zamanlı veri toplama.
• Analitik Modül: Karar destek için veri işleme ve raporlama.
• Entegrasyon Kapasiteleri: Diğer kurumsal sistemlerle (ERP, ITSM, ITAM) birlikte çalışabilme.

Kurumsal Varlık Yönetimi (EAM) sistemleri, işin dijital dönüşümünde giderek daha fazla talep görmektedir. Kaynakların en verimli şekilde kullanılmasını, bakım maliyetlerinin azaltılmasını ve genel operasyonel verimliliğin artırılmasını sağlarlar.

EAM Sistemin Yetenekleri

Kurumsal Varlık Yönetimi (EAM) sistemleri, varlık yönetiminde yeni bir yaklaşımı dönüştürmektedir. İşte nasıl çalıştığı:

Varlık Muhasebesi ve Envanteri

• Tüm varlıkların ayrıntılı envanterini oluşturma ve sürdürme
• Varlıkların konumlarını ve hareketlerini izleme
• Teknik dokümantasyon ve özelliklerin depolanması
• Envanter süreçlerinin otomasyonu

Varlık Kullanımının Planlanması ve Optimizasyonu

• Ekipman çalışma planlaması
• Yeni varlıklara olan ihtiyacı tahmin etme
• Kaynak kullanımının ve dağıtımının optimize edilmesi
• Varlıkların değiştirilmesi ve modernizasyonu için planlama

Varlık Yaşam Döngüsü Yönetimi

• Varlık durumunun tüm aşamalarda izlenmesi
• Yeni varlık tedarik süreçlerinin planlanması ve kontrolü
• Kullanım ömrü dolmuş varlıkların elden çıkarılması ve yazılımdan çıkarılması
• Her varlığın toplam sahip olma maliyetini (TCO) tahmin etme

İzleme ve Kontrol

• Varlık performansı hakkında gerçek zamanlı veri toplama
• Normal performanstan sapmaların tespiti
• Arızaları önlemek için tahminsel analiz
• Uygunluk izleme

Maliyet Yönetimi

• Doğrudan ve dolaylı varlık bakım maliyetlerinin muhasebesi
• Varlık yatırımlarının verimliliğini analiz etme
• Bakım ve onarım bütçelerinin optimizasyonu
• Enerji ve sarf malzemeleri maliyetlerinin kontrolü

Analiz ve Raporlama

• Varlıkların durumu ve kullanımı hakkında ayrıntılı raporların oluşturulması
• Bilgilendirici gösterge panelleri ile veri görselleştirme
• Ana performans göstergelerinin (KPI) analizi
• Güncel verilere dayalı karar destek

Entegrasyon ve Ölçeklenebilirlik

• Diğer kurumsal sistemlerle (ERP, ITSM, ITAM) birlikte çalışabilirlik
• İş büyüdükçe işlevselliği genişletme yeteneği
• Uzak erişim ve yönetim için bulut çözümleri

EAM sistemlerinin yetenekleri, organizasyonların varlık yönetimi verimliliğini artırmayı, maliyetleri azaltmayı ve iş süreçlerini optimize etmeyi sağlar. Aynı zamanda, gerekli işlev seti belirli bir endüstri ve belirli bir işletmenin ihtiyaçlarına göre değişebilir.

İşletmeler için EAM Uygulamasının Avantajları

Kurumsal varlık yönetimi (EAM) sisteminin uygulanması, bir işletmenin varlık yönetiminde önemli ölçüde olumlu etkiler yaratabilir. EAM kullanan organizasyonlar, operasyonlarının çeşitli yönlerinde bir dizi temel fayda bildiriyorlar.

Varlık Kullanımının Artırılması

Bakım Maliyetlerinin Azaltılması

Planlama ve Karar Verme Süreçlerinin İyileştirilmesi

Şeffaflığı ve Kontrolü Artırma

Bu faydaların gerçekleştirilmesinin, işletmenin özellikleri ve EAM sisteminin uygulanma kalitesi gibi birçok faktöre bağlı olduğunu belirtmek gerekir. Her organizasyon EAM uygulamasının etkilerini farklı şekilde deneyimleyebilir ve bazı faydalar hemen gerçekleşmeyebilir, ancak uzun vadede ortaya çıkabilir.

EAM uygulamasını düşünürken, mevcut süreçleri kapsamlı bir şekilde analiz etmek ve yeni sistemin potansiyel yatırım getirisini değerlendirmek önerilir.

EAM ve ERP: Fark Nedir?

EAM (Enterprise Asset Management) ve ERP (Enterprise Resource Planning), kurumsal kaynakları yönetmek için farklı fakat sıklıkla tamamlayıcı yaklaşımlardır. Bu farkları anlamak, kuruluşunuzun belirli hedefleri için hangi sistemin daha uygun olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir.

Temel Farklılıklar:

• Dikkat Odağı:
ERP: Finans, insan kaynakları, lojistik, üretim ve satış gibi geniş bir iş süreci yelpazesini kapsar.
EAM: Varlıkların yaşam döngüleri boyunca yönetiminde uzmanlaşmış.
• Varlık Yönetimi Derinliği:
ERP: Genellikle temel varlık muhasebesi ve amortisman işlevlerini içerir.
EAM: Bakım, onarımlar ve kullanım optimizasyonu gibi detaylı varlık yönetimi için ileri düzey yetenekler sunar.
• Analitik ve Raporlama:
ERP: Finansal performans ve genel iş performansına odaklanır.
EAM:Varlık performansı, bakım maliyetleri ve arıza tahmini hakkında derinlemesine analizler sağlar.
• Kaynak Planlaması:
ERP: Genel iş süreçleri için kaynak planlamasına odaklanır.
EAM: Varlık bakım ve operasyonları ile ilgili kaynak planlamasında uzmanlaşmış.
• IoT ve Gerçek Zamanlı Veri ile Entegrasyon:
ERP: Sensörler ve IoT cihazlarından büyük miktarda veri işlemek için tipik olarak tasarlanmamıştır.
EAM: IoT sistemleri ile entegrasyon ve gerçek zamanlı veri analizi için yetenekler içerir.

Bu farklara rağmen, EAM ve ERP birbirini dışlayan sistemler değildir. Birçok kuruluşta, birbirini tamamlamak için başarılı bir şekilde entegre edilirler:

• EAM, detaylı varlık bilgilerini sağlar ve bu bilgiler ERP’de finansal planlama ve raporlama için kullanılır.
• ERP, satın alma, tedarikçi ve genel finansal performans verilerini EAM’ye sağlar.
• Sistemlerin entegrasyonu, kurumsal yönetim için karmaşık kararlar almak üzere tek bir bilgi ortamı oluşturulmasını sağlar.

EAM ve ERP arasında seçim yaparken (ya da birlikte kullanmaya karar verirken), organizasyonlar şunları dikkate almalıdır:

1. Varlık yönetiminin ölçeği ve karmaşıklığı;
2. Mevcut kaynak yönetimi zorlukları;
3. Kuruluşun stratejik hedefleri;
4. Mevcut sistemlerle entegrasyon olanakları;

Çok sayıda fiziki varlığa veya karmaşık üretim ekipmanına sahip işletmeler için, özel bir EAM sistemi uygulaması önemli faydalar sağlayabilir, ERP zaten kullanılmakta olsa bile. Aynı zamanda, fiziki varlıklara daha az odaklanan kuruluşlar için, ERP işlevselliği temel varlık yönetimi için yeterli olabilir.

EAM ile ITAM Arasındaki İlişki

Dijital dönüşüm çağında, fiziki ve IT varlıkları arasındaki çizgi giderek daha belirsiz hale geliyor. Üretim ekipmanları bilgisayarlarla donatılıyor, binalar akıllı nesneler haline geliyor ve araçlar mobil veri merkezlerine benziyor. Bu ortamda, farklı türdeki varlıkları yönetmek için yaklaşımların entegrasyonuna ihtiyaç vardır.

Kurumsal Varlık Yönetimi (EAM) ve ITAM (IT Varlık Yönetimi), günümüzdeki kuruluşlarda giderek daha fazla örtüşen varlık yönetiminin iki ilişkili alanıdır. Bunların nasıl etkileşimde bulunduğunu ve birbirini nasıl tamamladığını inceleyelim.

Benzerlikler:

1. Amaç: Her iki sistem de varlık kullanımını optimize etmeyi ve toplam sahip olma maliyetini azaltmayı amaçlar.
2. Yaşam Döngüsü:EAM ve ITAM, varlık yaşam döngüsünün tüm aşamalarını, satın almadan devre dışı bırakmaya kadar kapsar.
3. Finansal Aspekt: Her iki sistem de maliyetleri kontrol etmeye ve varlık yatırımlarını optimize etmeye yardımcı olur.

Farklar:

• Yönetim Nesnesi:
EAM: Kuruluşun fiziki varlıkları (ekipman, binalar, ulaşım).
ITAM: IT varlıkları (bilgisayarlar, sunucular, yazılım, lisanslar).
• Performans Metrikleri:
EAM: Ekipman çalışma süresi, genel ekipman verimliliği (OEE), bakım maliyetleri.
ITAM: IT hizmetlerinin kullanılabilirlik düzeyi, lisans uygunluğu, kullanıcı başına IT maliyetleri.
• Düzenleme:
EAM: Sıklıkla endüstri standartlarına ve düzenlemelere tabidir.
ITAM: IT endüstri standartlarına ve bilgi güvenliği gereksinimlerine odaklanır.
• İş Süreçleri ile Entegrasyon:
EAM: Üretim ve lojistik süreçlerle yakın bağlantı.
ITAM: IT hizmet yönetimi (ITSM) ve bilgi güvenliği süreçleriyle entegrasyon.

EAM ve ITAM’ın İşbirliği:

• Veri Entegrasyonu: ITAM’dan gelen bilgiler, tüm kurumsal varlıkların kapsamlı analizi için EAM’de kullanılabilir.
• Ortak Planlama: IT altyapısı yenileme planlarının genel varlık yönetim stratejisi ile koordinasyonu.
• Birleşik Süreçler: Her iki alandaki en iyi uygulamaların kullanılarak ortak varlık yönetimi standartlarının oluşturulması.

Etkileşim Örneği:

Bir sanayi işletmesi, üretim ekipmanlarını yönetmek için EAM kullanır. Bu ekipmanlar, ITAM’da kayıtlı gömülü bilgisayarlar ve yazılımlar içerir. Bir üretim hattı yükseltmesi planlandığında, her iki sistemden gelen veriler dikkate alınarak, yükseltmenin hem fiziki hem de IT yönlerini göz önünde bulunduran kapsamlı bir karar alınır.

Modern IT varlık yönetimi çözümleri, örneğin SimpleOne ITAM, süreç optimizasyonu için kapsamlı araçlar sağlar. Bu tür sistemler uygun şekilde uygulandığında ve yapılandırıldığında, kurumsal varlıkların tüm kategorilerini kapsayarak EAM düzeyine etkili bir şekilde ölçeklenebilirler. Bu, organizasyonların varlık yönetimine bütünsel bir yaklaşım uygulamasına olanak tanır, operasyonel verimliliği artırır ve toplam sahip olma maliyetini düşürür.

Farklı Sektörlerde EAM Sistemlerinin Uygulanması

EAM sistemleri geniş bir endüstri yelpazesinde uygulama bulur. Gelin, kurumsal varlık yönetim sistemlerinin farklı sektörlerdeki kullanımlarının özelliklerine göz atalım:

EAM çözümleri aynı zamanda IT endüstrisinde de kullanım bulmakta, burada genellikle ITAM (IT Varlık Yönetimi) sistemleriyle örtüşmektedir. IT endüstrisinde EAM’in başlıca kullanım alanları şunlardır:

• Veri merkezi altyapısının yönetimi
• Ağ ekipmanlarının izlenmesi ve bakımı
• Donanım bileşenlerinin yükseltme ve değiştirme planlaması
• IT altyapısının güç tüketiminin optimizasyonu
• IT şirketlerinin fiziki varlıklarının (sunucular, depolama sistemleri, telekomünikasyon ekipmanları) yönetimi

Herhangi bir sektörde EAM sistemlerini uygularken, belirli bir işletmenin özelliklerini, mevcut iş süreçlerini ve düzenleyici gereksinimleri dikkate almak önemlidir. Bu, EAM çözümünü organizasyonun ihtiyaçlarına uyarlamayı ve kullanımından en büyük faydayı elde etmeyi sağlar.

Bir İşletmede Varlık Muhasebesine Nereden Başlamalı?

Bir varlık muhasebe sistemi uygulamak, işletme varlık yönetiminin verimliliğini artırmak için önemli bir adımdır. İşte süreci başlatmaya yardımcı olacak adım adım bir plan:

1. Mevcut Varlık ve Süreçlerin Denetimi
   İşletmenin fiziki varlıklarının kapsamlı bir envanterini gerçekleştirerek, her öğe için temel özellikleri (tip, model, seri numarası, konum) içeren eksiksiz bir liste oluşturun ve mevcut teknik durumlarını değerlendirin.
2. Ana Performans Göstergelerini (KPI’lar) Belirleyin
   Endüstrinize özgü ana varlık performans metriklerini belirleyin, her KPI için hedef değerler belirleyin ve seçilen metriklerin düzenli olarak izlenmesi ve raporlanması için gereksinimler oluşturun.
3. Varlık Yönetim Politikası Geliştirin
   Varlık yönetim sürecinde roller ve sorumlulukları tanımlayın, varlık yaşam döngüsünün her aşaması için kurallar ve prosedürler oluşturun ve iş gereksinimlerinizi karşılayacak bir varlık sınıflandırma sistemi oluşturun. Farklı varlık yönetim senaryoları için bir karar matrisi geliştirin.
4. Doğru Çözümü Seçin.
   Mevcut kurumsal varlık yönetim sistemlerini analiz edin, ihtiyaçlarınıza karşı işlevselliklerini değerlendirin ve mevcut sistemlerle (ERP, ITSM, ServiceDesk, ITAM) entegrasyon olanaklarını dikkate alın.
5. Altyapınızı ve Personelinizi Hazırlayın.
   EAM sistemi için gerekli IT altyapısını sağlayın, çalışanları yeni sistem konusunda eğitin ve varlık yönetiminin çeşitli yönlerinden sorumlu olun.
6. Bir Pilot Proje ile Başlayın.
   Sınırlı bir varlık grubu veya belirli bir departman için pilot bir uygulama seçin, sistemin tüm süreçlerini ve işlevlerini test edin, kullanıcı geri bildirimlerini toplayın ve gerektiğinde ayarlamalar yapın.
7. Kapsamı Yavaş Yavaş Genişletin.
   Sistemi aşamalar halinde diğer departmanlara veya varlık gruplarına yaygınlaştırın, sonuçları analiz edin ve düzenli olarak iyileştirmeler yapın ve kullanıcıları eğitmeye ve desteklemeye devam edin.
8. Süreçleri Düzenli Olarak Gözden Geçirin ve Optimize Edin
   Varlık yönetim sisteminizi periyodik olarak denetleyin, belirlenen KPI’lara ulaşmayı analiz edin, varlık yönetiminde yeni teknolojiler ve en iyi uygulamaları uygulayın.

Unutmayın ki, varlık yönetimi tek seferlik bir eylem değil, sürekli dijitalleşme ve otomasyon gerektiren devam eden bir süreçtir.

Sonuç

Günümüz iş dünyasında varlık yönetimi, sadece ekipman takibinin ötesine geçer. EAM sistemleri, kurumsal varlıkların kullanımına olan yaklaşımı dönüştürerek, bunları pasif nesnelerden rekabetçiliği artıran stratejik araçlara dönüştürür.

EAM uygulaması, sadece teknolojik bir yükseltme değil, varlıkların iş süreçlerindeki rolünün yeniden değerlendirilmesidir. Her çalışanın etkin varlık yönetiminin değerini anladığı bir kurumsal kültür değişimini gerektirir.

EAM’in geleceği, yapay zeka, Nesnelerin İnterneti ve tahminsel analizlerin gelişimi ile yakından bağlantılıdır. Bu yenilikler, reaktif bakımdan proaktif yönetime geçişi sağlayacak ve sistemlerin potansiyel sorunları tahmin edip en uygun çözümleri önermesini mümkün kılacaktır.