İş listesi izlenmediğinde, çalışanın rastgele bir görevi çektiği ve modası geçmiş olsa veya değer taşımasa bile işe aldığı dolu bir kağıt sepetine benzer. İş günlüğünün bakımı veya güncellenmesi, böyle bir durumdan kaçınmanıza ve herkesin şu anda önceliğin olduğunu bilmesi için bir yön oluşturmanıza olanak tanır.
Yazılımın geliştirilmesinde tımar etmenin nüanslarını paylaşıyoruz ve iş listesi toplantıları için adım adım bir kılavuz veriyoruz.
Süreç Hakkında daha Fazla Bilgi
Backlog — bu görevlerin bir listesidir ve grooming (ya da refinement) — backlogun düzenlenmesi ve güncellenmesi yöntemidir. “Bakımlı” bir backloga sahip olunduğunda, görevlerin gereksinimleri net bir şekilde tanımlanmış ve öncelikleri belirlenmiştir.
«Backlog düzenli olduğunda, ekip sadece gerekli görevleri hızlı ve kaliteli bir şekilde yerine getirir. Düzen olmadığında ise ekip yön ve öncelik bilgisi olmadan çalışır ve iş hedeflerine ulaşılmaz. Şirket gereksiz işlere para harcar: insan saatleri harcanır, bulut makineleri kullanılır ve diğer beklenmeyen maliyetler ortaya çıkar»,
— Kseniya Filippova, SimpleOne SDLC‘de ürün sahibi
Backlog groominin amaçları ve görevleri
Backlog görevleri önemini kaybedebilir, ancak grooming ile backlog sürekli güncellenebilir. Backlogdaki görevlerin net öncelikleri olduğunda, ekip hangilerini yakında üstleneceğini ve hangilerini erteleyebileceğini anlar.
Grooming’in amacı — ürün üzerinde çalışmaya netlik getirmektir.
Ürün üzerinde çalışma süreci kesintisizdir, dolayısıyla görevler zamanla eskir ve öncelikler değişir. Backlogin, ekibin gerçek durumunu yansıtması için her görevin analiz edilmesi gerekir.
Grooming’in görevleri — tüm görevleri önceliklendirmek ve büyük görevleri küçük parçalara ayırmak, iş yükünü değerlendirmek.
Katılımcılar
Backlog groominge katılanlar:
- ürün sahibi veya scrum master, kolaylaştırıcı rolünü oynar;
- ürün üzerinde çalışan ekip üyeleri.
Ne sıklıkta yapılmalı
Grooming’in sıklığı ekibin ihtiyaçlarına bağlıdır — düzenli olarak haftada bir kez yapılabilir veya backlogin biriktiği durumlarda gerektiğinde yapılabilir.
Backlog grooming için adım adım kılavuz
- Oturuma hazırlık
Backlog toplantısından önce tüm organizasyonel konuları çözmek önemlidir: toplantıyı planlayın, katılımcıları davet edin, grooming’in amacını açıklayın, eğer bu ilk kez yapılıyorsa.
Ayrıca toplantıda hangi görevlerle çalışılacağı belirlenmelidir — tüm backlog veya belirli bir işlevsellik ile ilgili görevleri içerebilir.
- Backlog elementlerinin önceliklendirilmesi
Görevler yukarıdan aşağıya doğru listelenir. Her göreve öncelik verilmesi gerekir ve en önemli, yani tüketici için en değerli olanlar ele alınır.
Net öncelikler belirlemek için şu önceliklendirme çerçevelerine başvurulabilir:
- MoSCoW (Must, Could, Should, Won’t)
- RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort)
- ICE (Impact, Confidence, Effort)
- WSJF (Weighted Shortest Job First)
- Kano Modeli — bu yöntem, pazarlamadan gelir. Kullanıcıların ürün işlevselliğine duygusal tepkilerini değerlendirmeye yardımcı olur.
- Detaylandırma ve gereksinimlerin kesinleştirilmesi
Backlogdaki her görevin kabul kriterleri (Acceptance Criteria) ve bitmiş tanımı (Definition of Done) olmalıdır. Bu kriterler olmadan, görevden sorumlu kişi nasıl sonuç alacağını belirleyemez.
Örneğin, “Kategoriye göre filtre ekle” görevi için şu kabul kriterleri belirlenebilir:
- filtre tüm mevcut ürün kategorilerini içermelidir;
- kullanıcı aynı anda birden fazla kategori seçebilmelidir;
- kategori seçildiğinde, ürünlerin listesi sayfa yenilenmeden güncellenmelidir;
- seçilen filtreler, sitede gezinirken kaydedilmelidir.
- Görevlerin zorluk değerlendirmesi
Genellikle ekipler, önceki görevlerden öğrendikleri deneyime dayanarak iş yükünü değerlendirirler — yapılan geçmiş görevler, farklı görev türlerinin gerçekleştirilmesi için ne kadar zaman gerektiğini anlamalarını sağlar.
Bununla birlikte, empirik değerlendirme, ekip daha önce karşılaşmadığı yeni görevlerle karşılaştığında yanıltıcı olabilir. Bu durumda daha kesin değerlendirme yöntemleri şunlardır:
- gerçekleştirme süresine göre değerlendirme;
- story pointlerle değerlendirme (Story Points).
- Büyük görevlerin parçalanması
Backlogdaki bazı görevler ilk bakışta küçük görünebilir, ancak sonunda çok kapsamlı olabilir. Örneğin, ekibin uygulamaya bir destek sohbeti eklemesi gerekir. Başlangıçtaki görev çeşitli süreçleri içerebilir: UI geliştirme, back-end uygulama, bildirim sistemi entegrasyonu, test. Böylece bir görev iki veya daha fazla göreve dönüşür.
Grooming sırasında bu tür görevleri tespit edip daha küçük parçalara ayırmak önemlidir.
- Sonuçların belgelenmesi
Grooming sonuçları protokole alınmalıdır; genellikle bu, kolaylaştırıcı veya toplantı sekreteri tarafından yapılır. Sonuçları belgelemek, görevlerin tartışma sonuçlarının formüle edilmesini ve backlogin değişikliklerinin izlenmesini sağlar.
Backlogin kontrolü için araçlar
Ekip henüz bir görev takipçisi kullanmasa bile grooming yapılabilir. Herhangi bir iş sürecinde görevler bir şekilde izlenir: çevrimiçi tablolar, listeler veya ofisteki tahtadaki yapışkan notlar. Ekiple yapılan bir toplantıda bunlar gözden geçirilebilir ve analiz edilebilir.
Görev takipçileri, ekibin hayatını önemli ölçüde kolaylaştırır ve backlogin izlenmesini sağlar. Grooming için özel bir sistem işlevselliği gerektirmez — görev öncelikleri belirleme, iş yükünü değerlendirme ve küçük görevleri epiklere bağlama olanağı yeterlidir.
Ancak, şirket büyüdükçe ve geliştirilmekte olan ürünlerin sayısı arttıkça, yalnızca backlog yönetimi için değil, aynı zamanda IT ürünlerinin tüm yaşam döngüsü yönetimi için uzmanlaşmış bir platforma ihtiyaç duyulur. Şirket büyüdükçe, görevlerin yönetimi, ekiplerin koordinasyonu ve kalite güvence süreçlerinin karmaşıklığı artar — bu koşullarda IT Service Management (ITSM), IT ürünlerinin tüm yaşam döngüsünde etkin yönetim ve geliştirmeyi destekleyen yapı ve süreçleri oluşturmaya yardımcı olur.
SimpleOne SDLC’deki backlog sayfası arayüzü
«Yeni bir seviyeye çıkmak için ekip, yazılım geliştirme yönetimi için SDLC (Software Development Life Cycle) ve ITSM (IT Service Management)’nin entegrasyonunu içeren uzmanlaşmış bir sistem uygulayabilir. Bu, iş süreçlerinin kalitesini artıracak, ekiplerin koordinasyonunu iyileştirecek ve kullanıcı geri bildirimi üzerine IT ürünlerinin yaşam döngüsünü daha etkin yönetmeyi sağlayacaktır,
— Kseniya Filippova, SimpleOne SDLC‘de ürün sahibi
SSS: Grooming hakkında sorular
Kseniya Filippova ile basit çalışma sistemi sahibi [SimpleOne SDLC] hakkında anahtar noktaları tartıştık. Bu SSS bölümünde, ekiplerin backlogu düzenli tutmalarına ve görevleri etkili bir şekilde yönetmelerine yardımcı olan grooming hakkında önemli sorulara cevaplar bulacaksınız.
Grooming ne sıklıkta yapılmalı?
Grooming haftada bir kez veya ekibin ihtiyaçlarına göre gerektiğinde yapılır.
Grooming’e kimler katılmalı?
Scrum master, ürün sahibi — kolaylaştırıcı rolünü üstlenirler.
Ekip üyeleri: geliştiriciler, tasarımcılar, ürün yöneticileri vb., her görevi tartışmaya katılırlar.
Backlog grooming’in uzamasını nasıl önleriz?
Grooming toplantılarının iki riski vardır:
- Ekip, çok büyük bir backlogu tartışmaya çalışır, bu nedenle grooming birkaç saat veya gün sürebilir. Çözüm: Backlogu bölün ve hatalar veya özellikler gibi parçalara ayırarak çalışın.
- Ekip, görevlerin yaklaşık değerlendirmesi yerine detayları tartışır — hatta kod incelemeleri bile. Çözüm: Bir kolaylaştırıcı atayın; bu kişi hangi görevlerin tartışılacağını ve her görev için ne kadar zaman ayrılacağını belirler, örneğin, 12 görev için her biri 5 dakika.
Sürekli ertelenen görevlerle ne yapmalı?
Bir görev aylardır backlogda bekliyorsa, şu anda önemli olmadığı anlamına gelir. Ancak onu silmek gerekli değildir — öncelikli olmayan bir görev herhangi bir zamanda kritik öneme dönüşebilir. Bekleyen görevler bloke edilebilir veya arşive gönderilebilir; düzgün bir zaman geldiğinde ekip tüm kaynaklarıyla bu görevleri geri getirip tamamlar.
Etkinliği nasıl analiz etmeliyiz?
Grooming, takımın yaklaşık olarak görev havuzunu ve geliştirme yol haritasını belirlemesiyle sonuçlandığında etkilidir. “Bakımlı” bir backlogda her zaman iki sprint ilerisi için görevler formüle edilmiş olmalıdır.
Grooming’e nasıl başlanmalı?
Küçük başlayabilirsiniz: listelerdeki en öncelikli görevleri işaretleyin, aciliyet ve iş yükünü değerlendirin. Bu uygulamaları tüm ekibe yayarak herkesin bakımlı bir backlogun değerini anlamasını sağlamak mümkündür.
Özet
Düzenli backlog grooming, işte netlik sağlar, kaynakların etkili bir şekilde dağıtılmasına olanak tanır ve en değerli görevlere odaklanmayı sağlar.
Tüm ekibin katılımıyla ve uygun araçların kullanımıyla düzenlenen toplantılar, gereksiz görevlerin gerçekleştirme süresini kısaltır, sprint planlamasının kalitesini artırır ve ürün güncellemelerinin çıkışını hızlandırır. Sonuç olarak, ekip piyasa değişikliklerine ve kullanıcı ihtiyaçlarına daha hızlı tepki verebilir, bu da anahtar iş performansı göstergelerinin elde edilmesine doğrudan etkide bulunur.
