Hem büyük şirketler hem de dünün startup’ları er ya da geç büyümek zorundadır. Büyümek için personel işe almanız, şirket yapısını yeniden düzenlemeniz ve yönetim kararları alırken süreçler ve çalışanlar hakkında kaliteli verilere güvenmeniz gerekir – tüm bunlar İK hizmetinin sorumluluğundadır.
Bir şirket ölçeklenirken İK’nın nasıl yaşadığını ve İK işlevlerinin otomasyonu olmadan gelişmenin neden kolay olmadığını anlatıyoruz.
Şirketi ölçeklendirirken İK için zorluklar
İş ölçeklendirmesine genellikle belirli büyüme sancıları ve bu özellikle İK alanında göze çarpmaktadır: modası geçmiş süreçler yalnızca artan iş hacmiyle başa çıkmanın önüne geçer, yeniden yapılandırma gerekli hale gelir ve İK yönetimi giderek daha karmaşık hale gelir. Doğru “tedavi” olmadan şirket gelişmeyecektir ve çözüm İK süreçlerinin otomasyonu olabilir. Aşağıda – İK departmanının şirketin büyümesi sırasında karşılaştığı zorluklar hakkında daha fazla bilgi bulabilirsiniz.
Organizasyondaki yapısal değişiklikler
Bir kuruluşun yapısı büyüdükçe ve geliştikçe kaçınılmaz olarak değişir. Şirketler, bir startup’ın basit doğrusal yapısından büyük şirketlerin karmaşık matris ve hiyerarşik formlarına geçer. Ölçeklendirme sırasında İK departmanı yeniden yapılandırma ve organizasyonel modelleme yapabilir; gelişmiş şirketlerde bu görevler İK’nın en önemli işlerinden biri haline gelebilir.
İş gücü büyüdüğünde, organizasyon yapısında değişiklik yapmak giderek daha fazla zaman alır. Operasyonel yeniden yapılandırma için İK departmanının yapının görselleştirilmesi ve organizasyonel modellemesi için uygun ve esnek araçlara sahip olması önemlidir – bir startup’ta bunu Excel’de tutmak hala mümkünse, kurumsal düzeyde bu neredeyse imkansızdır.
Örgütsel modelleme yeniden yapılanmada önemli bir araçtır. Büyümenin her aşamasında İK, yeni organizasyonel yapının modellenmesi ve uygulanmasında önemli bir rol oynar. İK sadece yeniden yapılandırma kararlarını uygulamakla kalmaz, aynı zamanda yeniden yapılandırma sürecine aktif olarak katılır.
Birbirinden farklı sistemleri hiper-otomatize etme ve birleştirme ihtiyacı
Hiper-otomizasyon
Hiperotomasyon, çalışanlar ve İK faaliyetleri hakkında mümkün olan tüm verileri toplayacak ve depolayacak tek bir sistem içinde tüm İK süreçlerinin otomasyonudur. Bu artık hem büyük kuruluşlar hem de yeni büyümeye hazırlananlar arasında bir trend.
Ölçeklendirmedeki temel zorluklardan biri, İK araçlarının ve verilerinin silo halindeki yapısıdır. Olgun şirketlerde, her biri kendi araç setine sahip 10’dan fazla İK faaliyeti olabilir; bu da veri konsolidasyonunu ve İK işlevinin verimliliğinin bir bütün olarak değerlendirilmesini ciddi şekilde zorlaştırır. Örneğin, işe alımın etkinliğini yeni çalışan işe alımının başarısıyla ilişkilendirmek için İK uzmanlarının farklı kaynaklardan manuel olarak veri toplaması gerekir, bu da zaman alıcıdır ve analitiğin doğruluğunu azaltır.
Şirketler birleşik bir İK sistemine geçme ihtiyacının giderek daha fazla farkına varıyor, ancak ciddi zorluklarla karşılaşıyorlar. Çoğu kuruluş, İK işlevlerini bir “sistemler hayvanat bahçesi” aracılığıyla yönetiyor – çok sayıda farklı araç, veri ve süreçleri birleştirmeyi zorlaştırıyor. Halihazırda kapsamlı İK platformları uygulayanlar ise genellikle bu çözümlerin yeterince esnek olmadığını ve işletmenin kendine özgü ihtiyaçlarına iyi uyum sağlayamadığını fark ediyor. Her iki durumda da şirketler, tüm İK süreçlerini tek bir platformda birleştirebilen ve değişen gereksinimlere kolayca uyum sağlayabilen esnek, özelleştirilebilir bir çözüme ihtiyaç duyuyor.
“Kullanıma hazır kutulu ürünler, çoğu İK sürecini otomatikleştirmelerine rağmen, genellikle belirli bir şirketin özel ihtiyaçlarına göre özelleştirilememektedir. Bir “kutuyu” bir kuruluşun kendine özgü iş süreçlerine uyarlamak zahmetli, pahalı ve zaman alıcı olabilir”,
– Maria Pizhurina, Ürün Sahibi SimpleOne HRMS
Büyüme dönemlerinde insan kaynakları yönetimi
Bir şirketin ölçek büyütmesi genellikle hat çalışanlarının toplu olarak işe alınmasını gerektirir – çok sayıda yeni çalışanın hızlı bir şekilde işe alınmasını gerektiren karmaşık bir görevdir ve sadece doğru uzmanları bulmak değil, aynı zamanda başarılı adaptasyonlarını sağlamak da önemlidir.
İşe alıştırma kritik bir süreç haline gelir – farklı departmanlardan çalışanların katılımını gerektiren karmaşık bir görevdir. Küçük bir şirkette bir İK uzmanı her yeni gelenin adaptasyonunu kişisel olarak koordine edebiliyorsa, işletme büyüdükçe bu yaklaşım etkinliğini kaybeder. Otomatik işe alım ile sistem, işe alım ve adaptasyon görevlerini bağımsız olarak üretir ve sanatçılar arasında dağıtır, böylece İK departmanına aşırı yük olmadan yeni çalışanların işe tutarlı ve yüksek kalitede dahil edilmesini sağlar.
Taktik ve stratejik yönetim arasındaki dengesizlik
Otomasyonun yokluğunda, İK profesyonellerinin zamanının büyük bir kısmı, İK belgelerini doldurmak, Excel raporları oluşturmak, kağıt tatil ve seyahat taleplerini işleme koymak ve yeni çalışanları işe almak için sürekli arama ve e-posta göndermek gibi taktiksel görevlere ve rutin manuel işlemlere harcanır. Bu gibi durumlarda, İK direktörü günlük işlerle meşgul olduğundan, İK işlevinin stratejik planlaması ve geliştirilmesi için yeterli kaynak bulunamayabilir.
Şirketin ölçeklendirilmesi bağlamında, süreçler yeni koşullara hızla uyarlanabilmeleri için otomatikleştirilmelidir. Otomatik olmayan süreçlerin değiştirilmesi zordur, herhangi bir değişiklik İK uzmanlarının önemli ölçüde çaba ve zamanını gerektirir – bu nedenle İK departmanı büyüyen bir işletmenin ihtiyaçlarını daha az karşılayabilir.
İK işlevinde şeffaflık eksikliği
Bir şirket ölçeklendiğinde, İK fonksiyonu yönetim için bir “kara kutu” haline gelme riski taşır. Üst yönetimin İK süreçlerinin şirketin genel stratejisiyle nasıl uyumlu olduğunu görmesi gerekir, ancak uygun şeffaflık olmadan İK uzmanlarının tam olarak hangi görevleri yerine getirdiklerini, ne kadar iş yaptıklarını ve işletmeye ne gibi sonuçlar getirdiklerini değerlendirmek zordur. İK departmanının kurumun stratejik hedeflerini etkin bir şekilde destekleyebilmesi için faaliyetlerinin anlaşılabilir ve ölçülebilir olması gerekir.
Sıradan çalışanlar için, bir şirketi büyütmek genellikle İK hizmetleri yelpazesini genişletmek anlamına gelir. Çalışanların hangi sorunların İK’ya iletilebileceğini anlamaları için, tüm İK talepleri için tek bir giriş noktasına ihtiyaç vardır – bu, şirketin büyüklüğünden bağımsız olarak tüm İK hizmetlerini çalışanlar için açık ve erişilebilir hale getirecektir.
İK Süreç Otomasyonu Nedir
İK süreç otomasyonu, işe alımdan işten çıkarmaya kadar personel yönetiminin tüm yönlerinde İK departmanının çalışmalarını optimize etmek ve basitleştirmek için teknolojilerin uygulanmasıdır.
Bir şirket büyümeye başladığında teknolojiler özellikle talep edilir hale gelir, çünkü işin ölçeklendirilmesi İK departmanı için modern çözümler olmadan başa çıkılması zor yeni zorluklar yaratır.
İK süreç otomasyonu şirketin büyümesine nasıl katkıda bulunur
Otomasyon sadece İK departmanının işini kolaylaştırmakla kalmaz, tüm şirketin büyümesi için bir katalizör haline gelir. Modern İKY sistemlerinin uygulanması “büyüme hastalıklarının” üstesinden gelinmesine yardımcı olur ve iş geliştirme için yeni fırsatlar yaratır.
Şirket taktiksel yönetimden stratejik yönetime geçiyor
Rutin görevlerin başarılı bir şekilde otomasyonu ile İK direktörleri görev yönetimi ile zaman kaybetmeyip stratejik planlama ve İK fonksiyonunun geliştirilmesine odaklanabilir. Stratejik bir yaklaşım, örneğin eğitim kalitesinin çalışan performansını ve kariyer gelişimini nasıl etkilediğini analiz ederek L&D süreçlerindeki iyileştirme alanlarını belirlemek gibi, tek tek parçalar yerine tüm çalışan yaşam döngüsünü yönetme fırsatı sağlar. Bir şirket İK departmanı üzerindeki idari yükü azaltamaz ve stratejik yönetim için kaynak ayıramazsa, İK işlevinin gelişimini sağlaması zor olacaktır
Verilerin miktarı ve kalitesi artar ve daha bilinçli yönetim kararları alınır
Tüm veriler merkezi olarak depolanır, gerçek zamanlı olarak güncellenir ve tüm yetkili çalışanlar tarafından kullanılabilir – bilgiler daha tutarlı hale gelir. Bu şekilde, işletme insan hatalarından kaçınabilir ve analitik ve karar verme için güvenilir bir temel elde edebilir.
Otomasyon, şirket yönetimine tüm İK süreçleri hakkında güncel ve eksiksiz bilgi sağlar. Raporların otomatik olarak oluşturulması ve tüm İK metriklerinin hesaplanması mümkün hale gelir, bu da süreçlerin verimliliğinin değerlendirilmesine olanak tanır.
Süreç olgunluğu artıyor
Tüm İK süreçlerinin tek bir sistemde konsolide edilmesi, iş süreci yürütme maliyetinin ve süresinin azaltılmasına yardımcı olur. Şirket, farklı çözümlerden oluşan bir “hayvanat bahçesi” yerine, İK faaliyetlerinin tüm alanlarında koordineli süreçler oluşturmaya olanak tanıyan birleşik bir dijital ortama sahip olur.
Çalışan bağlılığı artar
İK departmanıyla tek bir temas noktası ve bir İK hizmetleri kataloğu sayesinde çalışanlar kendilerine hangi hizmetlerin sunulduğunu ve bunları nasıl alabileceklerini net bir şekilde anlar ve iletişim kalitesi artar. Buna ek olarak, rutin faaliyetlerin otomasyonu İK’nın “insana dönük” hale gelmesini sağlar – uzmanlar bürokrasiye değil, çalışan gelişimine dalacak, çalışan bağlılığını ve memnuniyetini artıracaktır.
İK süreçlerini otomatikleştirmek için bir sistem nasıl seçilir: kriterlere genel bakış
Bir şirketin İK sistemini seçerken, uygun bir çözümü uygulamanıza ve uzun süre kullanmanıza yardımcı olacak birkaç önemli faktörü göz önünde bulundurmanız gerekir.
Çözüm seçimi için kriterler:
- hiper-otomizasyon eğilimi doğrultusunda tüm İK süreçleri için tek bir sistem;
- şirket özellikleri için derin özelleştirme imkanı;
- süreçlerin hızlı adaptasyonu için düşük kodlu/kodsuz araçların kullanılabilirliği;
- iş büyümesini desteklemek için çözümün ölçeklenebilirliği;
- Şirkette birleşik bir bilgi ortamı sağlamak için diğer kurumsal sistemlerle entegrasyonların kolayca özelleştirilmesi.
Modern bir otomasyon platformunun işlevselliği
SimpleOne HRMS gibi modern bir İK platformu, İK işlevinin ilgili tüm süreçlerini yönetmenize olanak tanır: şirket yapısıyla çalışmak, yeni çalışanları işe almak ve uyarlamak, performanslarını değerlendirmek ve gelişimlerini planlamak ve bir yetenek havuzu derlemek.
Modern İK platformları, hiper-otomizasyon eğilimi doğrultusunda, farklı verilerin tek bir sistemde toplanmasına ve kullanılmasına yardımcı olur. Önemli İK metrikleri izlenebilir ve bunlara dayalı olarak herhangi bir formatta raporlar, gösterge tabloları ve grafikler oluşturulabilir. Sistem, güncel verilere dayalı kararlar almanıza yardımcı olmalıdır.
Hazır kutulu çözümler genellikle şirketlerin benzersiz özelliklerini dikkate almaz. İK süreçleri, ortak bir paydaya sahip olsalar da, şirketten şirkete ayrıntılarda önemli farklılıklar gösterir. “Kutu” çözümler bu nüansları dikkate almaz ve kuruluşları ya süreçlerini kendilerine göre uyarlamaya ya da özelleştirme için büyük meblağlar ödemeye ve güncellemeler için yıllarca beklemeye zorlar. Bu nedenle, bir İK sisteminin, genellikle düşük kodlu araçlarla etkinleştirilen özelleştirme konusunda esnek olması gerekir.
Özet
İK süreç otomasyonu bir şirketin ölçeklendirilmesine ve büyümenin önündeki engellerin aşılmasına yardımcı olur:
- Karmaşık bir organizasyon yapısının yönetimini basitleştirir;
- farklı veri ve araçlar sorununu çözer;
- yeni çalışanların toplu işe alımını ve adaptasyonunu kolaylaştırır;
- İk departmanının çalışmalarının şeffaflığını artırır;
- Stratejik görevleri çözmek için insan kaynakları uzmanlarını rutinden kurtarır.
Modern bir İK platformunun uygulanması şunları sağlar:
- taktiksel yönetimden stratejik yönetime geç;
- veri kalitesini ve buna dayalı yönetim kararlarını iyileştirmek;
- İK süreçlerinin olgunluğunu artırmak;
- çalışanların profesyonelliğini ve bağlılığını artırın.
Bir sistem seçerken, derin özelleştirme olanaklarını, süreçlerin hızlı uyarlanması için araçların kullanılabilirliğini ve şirketle birlikte büyüme potansiyelini dikkate almak önemlidir. Doğru İK otomasyon çözümü, iş geliştirme ve değişikliklere uyum sağlama konusunda güvenilir bir destek haline gelecektir.
