Merkezileştirilmiş BT varlık yönetimi eksikliği, gereksiz satın alımlar, lisans ihlali cezaları ve sistem kesintileri nedeniyle şirketlere büyük maliyetlere mal olabilir. Bu makale, ITAM uygulamalarıyla çeşitli BT altyapısına düzen getirmenin ve maliyetleri optimize etmenin en iyi yollarını ortaya koymaktadır. Varlık muhasebesi, kaynak planlama ve finansın otomatikleştirilmesine yönelik süreçlerin ayrıntılı bir dökümü, kuruluşunuzdaki tasarruf alanlarını belirleyecektir.
Büyük bir şirketin BT departmanında kaos: Çalışanlar farklı ofislere dağılmış durumda ve iş istasyonları farklı kökenlerden gelen farklı donanım ve programlardan oluşan bir karmakarışık. Kimse neyin satın alındığını, neyin kurulduğunu veya herhangi bir varlığın nerede bulunduğunu gerçekten bilmiyor.
Bu durum, sistem arızaları ve veri kaybından yasal yaptırımlara kadar ciddi sorunlara yol açabilir. Özellikle de bir kuruluş yetkin BT varlık yönetiminin önemini göz ardı ederse.
BT varlıkları, modern şirket ortamının işletme için belirli bir değere sahip unsurlarıdır.
Varlıkların satın alınmasından elden çıkarılmasına kadar tüm yaşam döngüleri boyunca merkezi olarak muhasebeleştirilmemesi, genellikle ekipmanın durumu ve hacmi, sözleşme sona erme tarihleri hakkında güncel bilgi eksikliğine yol açar, bu da maliyet planlamasını zorlaştırır ve sonuç olarak mali kayıplara, kesinti sürelerine ve gereksiz harcamalara neden olur. Bu durum, özel BT Varlık Yönetimi (ITAM) sistemlerinin yardımıyla kontrol altına alınabilir.
Bu makalede, otomasyon, analitik ve kapsamlı kontroller aracılığıyla BT varlık süreçlerinin nasıl kolaylaştırılacağını ve ilgili maliyetlerin nasıl optimize edileceğini ele alıyoruz.
Varlık muhasebesini ve takibini otomatikleştirme
Şirketinizdeki BT ekipmanlarının planlı bir envanterini çıkarma zamanının geldiğini düşünün. Bu genellikle haftalar hatta aylar süren monoton manuel çalışma anlamına gelir – ofisleri dolaşmak, çalışanlarla görüşmek, postaları sorgulamak, verileri eski belgelerle ve dağınık Excel elektronik tablolarıyla uzlaştırmak. Tüm bunlar zaman alıcı ve güvenilmez bir süreçtir. Özellikle de dağıtık altyapıya ve büyük ekipman filolarına sahip şirketler için. Bazı tahminlere göre, kurumsal varlık kayıtlarındaki girişlerin %65’e kadarı eksik veya yanlıştır ve kayıtlı varlıkların %10 ila %30’u gerçekten eksiktir.
“Hayalet” varlıklar olarak adlandırılan bu sorun bir dizi olumsuz sonuç doğurmaktadır:
- Finansal raporlamanın çarpıtılması;
- Bütçenin mevcut olmayan ekipmanların bakımı için harcanması;
- Gerçek ekipman eksiklikleri nedeniyle azalan verimlilik.
BT varlıklarının muhasebeleştirilmesi ve izlenmesi süreçlerinin otomatikleştirilmesi bu tür sorunları önler. Uzmanlaşmış ITAM sistemleri, BT varlıklarını kaydetmeye ve envanterini çıkarmaya yardımcı olur, yalnızca varlıklarını değil, aynı zamanda teknik yapılandırmalarını, konumlarını, ilgili olayları ve hizmet taleplerini de kaydeder. Tüm bu bilgiler tek bir sistemde birleştirilir ve görüntülenir.
Otomasyon sayesinde veri uygunluğu sağlanır ve manuel muhasebe hataları ortadan kaldırılır. Satıcılar, ITAM çözümlerinin personelin envanter ve elektronik tablo mutabakatları için harcayacağı zamandan %70’e kadar tasarruf sağladığını tahmin etmektedir. Serbest kalan işgücü kaynakları daha verimli bir şekilde kullanılabilir.
Örnek: Büyük bir perakende zinciri, merkezi ekipman muhasebesinin olmaması nedeniyle POS terminallerinin mağazalar arasındaki hareketine ilişkin verileri kaybetti. Bir denetim sırasında, yaklaşık 100.000 $’a mal olan düzinelerce terminalin kayıtta listelendiği ancak fiziksel olarak mevcut olmadığı keşfedildi.
ITAM çözümü uygulandıktan sonra durum değişti. Sistem, tüm POS terminallerini seri numaraları ve konumlarıyla birlikte kaydeder. Taşınırken, zorunlu kabul ve ekipman transferi görevleri oluşturulur. ITAM çözümü uygulandıktan sonra durum değişti.
Sadece ilk yıl için terminallerin hareketlerinin muhasebeleştirilmesi ve izlenmesinde ITAM sisteminin şirkete yaklaşık 120.000 $ tasarruf sağlayacağı ve uygulama maliyetini tamamen telafi edeceği tahmin edilmektedir.
Tedarik ve kaynak tahsisinin optimizasyonu
Aşırı ve mantıksız ekipman alımları, bütçe aşımlarına yol açan yaygın bir sorundur. Şirketler, birçoğu uzun süre kullanılmayan veya hiç kullanılmayan aşırı sayıda cihazın satın alındığı durumlarla karşı karşıya kalmaktadır.
Bunun nedeni, gerçek ihtiyaçlar ve mevcut ekipman filosu hakkında güvenilir verilerin olmamasıdır. BT departmanları, mevcut BT varlıklarının gerçek kullanımını değerlendiremeden, Excel elektronik tabloları ve belgelerindeki eski veya eksik bilgilere dayanarak kaynak satın almaktadır.
İsraf edilen kaynaklar tek sorun değildir. Aşırı tedarik gereksiz destek maliyetlerine yol açar. Kullanılmayan ekipmanlar zamanla eskimekte ve şirket bakım ve depolama maliyetlerine katlanmaya devam etmektedir.
ITAM süreçleri, tedarik ve kaynak tahsisini optimize etmenizi sağlar:
- Şirketin gerçek ihtiyaçlarını belirlemek için mevcut donanım ve yazılımın kullanımına ilişkin ayrıntılı analizler;
- Varlıkların yaşam döngüsünün muhasebeleştirilmesi ve ekipman yenileme için planlı hazırlık;
- Tüm departmanlardan gelen ihtiyaçların merkezi bir talep kataloğunda toplanması;
- Mevcut ve satın alınan varlıkların belirlenen ihtiyaçlara göre tahsisinin optimize edilmesi;
Örnek: Bir sanayi şirketinde ITAM çözümünün uygulanması, yalnızca kullanılmayan ekipmanlar nedeniyle iş istasyonu başına ortalama 260 $’a varan verimsiz harcamaları önledi. Maliyet optimizasyonunun ilk aşamasında 1.000 iş istasyonuna sahip bir kuruluş için tasarruf 260.000 $’a ulaşmıştır.
ITAM’in muhasebe, gereksinim analizi ve kaynak tahsisine yönelik köklü süreçleri, BT varlık bütçesinin en üst düzeye çıkarılmasını sağlar.
Yaşam döngüsü ve finansal akışların şeffaflığı
BT varlıklarının etkin yönetimi, yaşam döngülerinin tüm aşamalarında kontrol anlamına gelir.
ITAM sistemi ise her bir aşamadaki varlıklarla gerçekleşen süreçlerin şeffaflığını sağlar:
- Yeni donanım ve yazılım alımlarının kaydı;
- Envanter ve konum kaydı, sorumlu kişiler;
- Bölümler arasındaki hareketlerin izlenmesi;
- Tam değişim yerine eski bileşenlerin onarımı ve yükseltilmesi;
- Kullanım ömrü sona erdikten sonra kontrollü bertaraf veya transfer;
Süreçlerin şeffaflığı, gerekli kararları zamanında almanızı sağlar – cihazları zamanında güncellemek, bakım ve tedarik süreçlerini optimize etmek için.
Buna ek olarak, ITAM yaklaşımları finansal muhasebe konusunda da yardımcı olur:
- BT varlık alımlarının takibi;
- Bakım, onarım ve bertaraf maliyetlerinin izlenmesi;
Her bir varlık için operasyonel veriler, yaşam döngüsünün ve ilgili maliyetlerin eksiksiz bir resmini sunar. Bu, finansal riskleri azaltmanıza, bütçeleri doğru bir şekilde hesaplamanıza ve maliyetleri zamanında optimize etmenize olanak tanır.
Örnek: Bir imalat şirketinde, ITAM’in uygulanmasının ardından finans departmanı tüm varlıklar ve bunların işlemleri hakkında kapsamlı veriler elde etti. Sonuç olarak, muhasebe, satın alma planlaması ve operasyonel maliyetler düzene sokularak BT bütçesi %12 oranında optimize edildi.
SimpleOne ITAM maliyetleri optimize etmeye nasıl yardımcı olur
Rusya pazarında BT varlık yönetimi görevlerini tam olarak çözmenize olanak tanıyan çok fazla çözüm bulunmamaktadır. En parlak temsilcilerden biri SimpleOne ITAM sistemidir – ISO 19770-1 standardına uygun olarak tüm yaşam döngüleri boyunca BT varlık yönetimi süreçlerini otomatikleştirmeye yönelik bir yazılım ürünüdür.
Sistem şunları içerir:
- IT Varlık Yaşam Döngüsü Yönetimi
Kayıt, envanter, ihraç, yer değiştirme, onarımlar, yükseltmeler, iptaller, elden çıkarma/devir.
- Sözleşme yönetimi
Varlık bazında bakım, garanti, tedarik ve elden çıkarma sözleşmelerinin sona erme tarihlerini müzakere edin ve izleyin.
- BT varlıkları için tek durak noktası
Envanterden talep işlemeye kadar tüm BT varlık bilgilerine ve görevlerine erişimi görselleştirin ve birleştirin.
- ITSM ile Entegrasyon
SimpleOne ITSM ile ITAM ve ITSM çözümlerinin sorunsuz entegrasyonu, bakım talepleri, olaylar ve değişiklik taleplerinde etkilenen varlıklar ve ilişkili yapılandırma birimleri arasında bir bağlantı kurmak mümkündür.
- Finansal muhasebe sistemleri ile entegrasyonlar
SimpleOne ITAM için, yıkıcı çözümler ve finansal sistemler de dahil olmak üzere REST API’lerini destekleyen herhangi bir iş uygulamasıyla entegrasyon mümkündür.
SimpleOne ITAM, ilk kayıttan elden çıkarmaya kadar varlık muhasebesi için gerekli tüm varlıkları uygular.
ITAM işlevselliği, SimpleOne platformunun tüm yeteneklerine esnek kodsuz, düşük kodlu özelleştirme, entegrasyon yetenekleri, analitik araçlar ve referanslar ekler.
SimpleOne ITAM güncellemeleri, BT varlık planlaması ve maliyet muhasebesi için yeni işlevler içerecek. Kullanıcılar, varlık yaşam döngüsü boyunca bütçeleme, gereksinim oluşturma, satın alma ve maliyet kontrolü araçlarına erişebilecekler.
Sonuç
ITAM çözümleri ile bir kuruluş, tedarikten elden çıkarmaya kadar tüm varlık yaşam döngüsü üzerinde tam kontrol sahibi olur. BT kaynakları gerçek ihtiyaçlara göre ölçeklendirilebilir, filo zamanında güncellenebilir ve mevcut donanım ve yazılım daha verimli bir şekilde kullanılabilir.
Sonuç olarak ITAM, BT varlık yönetiminin esnekliğini, değişime daha hızlı uyum sağlama yeteneğini, yol boyunca maliyetleri optimize etme ve altyapı yatırımlarının getirisini en üst düzeye çıkarma yeteneğini artırır. Önde gelen analistler, ITAM sistemlerinin her modern kuruluş için dijitalleşme stratejisinin olmazsa olmaz bir unsuru olması gerektiği konusunda hemfikir.
Bir ITAM sistemi seçerken, kapsamlılığına, süreç otomasyon yeteneklerine, diğer kurumsal sistemlerle entegrasyonuna ve standartlara uygunluğuna dikkat etmelisiniz. Güvenilir bir tedarikçi de önemlidir – düzenli ürün güncellemelerinin ve uzman desteğine erişimin garantisidir.
İyi tasarlanmış bir ITAM sistemi sadece bugün maliyetlerden tasarruf etmeye yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda şirketteki varlıklara yalın ve verimli bir yaklaşım için bir rehber olacaktır. Sonuçta, insanlar ve teknoloji 21. yüzyılda herhangi bir işletmenin ana varlıklarıdır. Bunların akıllıca yönetilmesi büyüme için yeni fırsatlar yaratır.
