Görev önceliklendirme yöntemleri: sonucu nasıl kaçırmazsınız

Görevlere öncelik vermek, her proje yöneticisi için kilit bir beceridir. Ancak, hangi görevlerin gerçekten önemli olduğuna ve hangilerinin ertelenebileceğine karar vermek zor olabilir.

Bu makalede, önemli olana odaklanmanıza ve sonuçlara daha hızlı ulaşmanıza yardımcı olacak ana önceliklendirme yöntemlerine bakacağız ve bilinçli kararlar almak için popüler ve geleneksel olmayan önceliklendirme tekniklerini nasıl uygulayacağınızı anlatacağız.

Görev önceliklendirme nedir

Örneğin, yazılım geliştirmede, proje yöneticisi, ürünün zamanında piyasaya sürülmesi ve kullanıcıların beklentilerini karşılaması için özelliklerin veya destanların uygulama sırasını ve bunların bileşimini belirleyebilir.

Önceliklendirme ve ekip üretkenliği arasındaki bağlantı açıktır: çalışanlar ilk olarak neye odaklanacaklarını bildiklerinde daha uyumlu ve verimli çalışırlar. Aynı zamanda, önceliklendirmenin ihmal edilmesi, ekibin çok çalıştığı ancak anlamlı sonuçlar elde edemediği “tekerleğin içindeki sincap sendromuna” yol açar. Bu nedenle, önceliklendirme bir yöneticinin ve bir bütün olarak ekibin en önemli becerilerinden biridir.

Proje çalışması söz konusu olduğunda geliştirilen işlevselliğin müşterinin spesifikasyonlarıyla uyumluluğu ve ürün geliştirme söz konusu olduğunda ürün-pazar uyumu bağlamında önceliklendirmenin dikkate alınması özellikle önemlidir. Önceliklendirmenin bu yönleri, ekibin yalnızca etkili olmasını değil, aynı zamanda temel gereksinimleri ve beklentileri karşılamak için doğru yönde çalışmasını sağlamaya yardımcı olur.

Geliştirme yönetiminde önceliklendirme nasıl bir rol oynar

B2B ürün geliştirme yönetiminde önceliklendirme, bilinçli kararlar almak, kaynakları en iyi şekilde kullanmak ve süreci tüm paydaşlar için şeffaf hale getirmek için bir araç görevi görür:

1. Geliştirme birikimini yönetme

ERP sistemi gibi karmaşık B2B çözümleri oluştururken, birikmiş işler yüzlerce görev içerebilir. Önceliklendirme, değerin %80’ini sağlayacak işlevselliğin %20’sini vurgulamaya yardımcı olur. Örneğin, bir finansal raporlama modülü geliştirmek, yönetici kontrol paneli arayüzünü iyileştirmekten daha önemli olabilir.

“Önceliklendirme teknikleri ve bir geliştirme yönetim sisteminin birleşimi, etkili bir iş birikimi organizasyonunun anahtarıdır. Ekip, ICE veya RICE gibi modelleri uygulayarak sadece bir görev listesi yapmakla kalmaz, dinamik, kendi kendini organize eden bir iş listesi oluşturur. Bu, öncelikler değişse bile ekibin her zaman en değerli görevlere odaklanmasına yardımcı olur.”

– Ksenia Filippova, SimpleOne SDLC Ürün Sahibi

2. Kaynak tahsisi ve sprint planlama

Proje kaynakları ve son tarihler sınırlı olduğunda, önceliklendirme geliştiricilerin zamanını en iyi şekilde tahsis etmeye yardımcı olur – ekibin en önemli görevleri yerine getirmesine yardımcı olur. Bu şekilde, proje daha hızlı fayda sağlar ve önemli işlevler daha erken ortaya çıkar. Bir şeyler plana uygun gitmezse, net öncelikler ekibin ilk olarak neye odaklanacağına hızlıca karar vermesine yardımcı olur.

3. Stratejik karar verme

Bir B2B ürünü geliştirirken önceliklendirme, hedef müşterilerinizin ihtiyaçlarına ve pazar durumuna göre geliştirme yönünü seçmenize ve en acil kullanıcı sorunlarını çözen işlevselliğe odaklanmanıza yardımcı olur. Bu, satış döngüsünün genellikle uzun olduğu B2B segmentinde özellikle önemlidir. Doğru öncelikler, büyük şirketlerde satılması ve uygulanması daha kolay bir ürün yaratılmasına yardımcı olur.

4. Kısa ve uzun vadeli hedefleri dengeleyin

B2B’de, uzun vadeli rekabet gücünü akılda tutarken mevcut müşteri ihtiyaçlarını karşılamak önemlidir. Örneğin, bir İK platformu geliştiren bir ekip, bir zaman tutma sisteminde hızlı ayarlamalar yapmak ile çalışan devri için yenilikçi bir tahmine dayalı analitik modülü oluşturmak arasında gidip gelebilir.

5. Müşterilerle iletişim Müşteriler ve yatırımcılarla iletişim

Net önceliklendirme, görev seçiminin paydaşlara gerekçelendirilmesini sağlar. Bir ekip görevlerin önemini değerlendirmek için net yöntemler kullandığında, kararlarını sayılar ve gerçeklerle açıklayabilir – bu, yalnızca kişisel görüşlere dayalı anlaşmazlıkları önlemeye yardımcı olur. Bu yaklaşım, geliştirme ekibi ile şirketteki diğer departmanlar arasında güven oluşturur. Sonuç olarak, paydaşların seçilen ürün geliştirme stratejisini kabul etmesi daha kolay olur.

Görev önceliklendirme modelleri

Önceliklendirme genellikle ilk bakışta göründüğünden daha zordur. Beklenen 15 dakika yerine süreç saatler sürebilir ve sonuç ekip içinde anlaşmazlıklara neden olabilir.

Bu neden oluyor? İnsanlar, bir bütün olarak proje için daha az önemli olsalar bile, kendi fikirlerine öncelik verme eğilimindedirler. Yeni, denenmemiş kavramlar genellikle zaman içinde denenmiş çözümlerden daha cazip görünür. Buna ek olarak, özellikle büyük projelerde her bir görevi gerçekleştirmek için gereken çabayı tahmin etmek zor olabilir.

Öznellikten kaçınmak ve tüm önemli faktörleri dikkate almak için özel önceliklendirme yöntemleri kullanmaya değer. Karar verme sürecinin yapılandırılmasına yardımcı olurlar ve görev değerlendirmesine daha objektif bir yaklaşım sağlarlar. Ekip, yalnızca sezgilerine veya kişisel tercihlerine güvenmek yerine, net kriterlere ve matematiksel modellere güvenebilir. Bu sadece önceliklendirme sürecini basitleştirmekle kalmaz, aynı zamanda projeye dahil olan herkes için daha şeffaf ve bilgili hale getirir.

RICE Modeli

RICE modeli, ekiplerin hangi projelerin veya özelliklerin önce geliştirileceği konusunda bilinçli kararlar almasına yardımcı olan bir görev önceliklendirme yöntemidir. Modelin adı, dört ana faktörün ilk harflerinden oluşan bir kısaltmadır:

1. Erişim (reach) – belirli bir dönemde önerilen bir değişiklikten kaç kullanıcı veya müşterinin etkileneceğini tahmin eder. Örneğin, yeni işlevsellik her çeyrekte 1.000 kullanıcıyı etkileyecekse, Erişim değeri 1.000 olacaktır.
2. Etki – değişikliğin her kullanıcı üzerinde ne kadar etkisi olacağını belirler. Genellikle 0,25 (minimum etki) ile 3 (maksimum etki) arasında bir ölçek kullanılır.
3. Güven – ekibin tahminlerinden ne kadar emin olduğunu yansıtır. Yüzde olarak ifade edilir: %100 – tam güven, %50 – düşük güven.
4. Çaba – projenin uygulanması için gereken zamanın tahmini, genellikle kişi-ay olarak ifade edilir.

RICE modelini kullanarak önceliği hesaplamak için kullanılan formül şöyledir:

RICE puanı = (Erişim * Etki * Güven) / Çaba

RICE puanı daha yüksek olan projeler daha yüksek öncelikli olarak kabul edilir.

Bu modelin avantajı, çok farklı fikirlerin objektif bir şekilde karşılaştırılmasına olanak sağlamasıdır. Örneğin, ekip neyin daha önemli olduğunu değerlendirebilir: ana sayfanın tasarımını iyileştirmek mi yoksa yeni ödeme seçenekleri eklemek mi?

Ancak RICE bir karar destek aracıdır, sağduyunun yerine geçmez. Bazen RICE puanı düşük olan projeler, stratejik değerlendirmeler veya görevler arasındaki bağımlılıklar nedeniyle daha erken uygulanabilir.

ICE Modeli

ICE modeli, Growth Hacking terimini ortaya atmasıyla tanınan Sean Ellis tarafından oluşturulan basit ve hızlı bir görev önceliklendirme yöntemidir. Modelin adı üç faktörün kısaltmasıdır:

1. Etki – görevin temel ürün veya iş metrikleri üzerinde ne kadar etkisi olacağı.
2. Güven – ekibin etki ve uygulama kolaylığı tahminlerinden ne kadar emin olduğu.
3. Kolaylık (ease) – mevcut kaynaklar göz önüne alındığında görevi uygulamanın ne kadar kolay olduğu.

Her faktör 1 ila 10 arasında bir ölçekte puanlanır. Daha sonra nihai ICE puanını elde etmek için değerler çarpılır. En yüksek puana sahip görevlere öncelik verilir.

ICE’nin bu model üzerindeki çalışma hızının avantajları arasında – değerlendirme birkaç dakika içinde gerçekleştirilebilir. Ayrıca, bu yöntem oldukça basit ve çok yönlüdür, heterojen görevlerin değerlendirilmesine kolayca uygulanabilir.

Bununla birlikte, yöntemin dezavantajları vardır; örneğin, büyük ölçüde insanların öznel değerlendirmelerine bağlıdır. Önceliklerin doğru bir şekilde değerlendirilmesi, hem iş yönleri hem de teknik nüanslar konusunda uzmanlık gerektirir.

ICE özellikle hızlı iş biriktirme veya ürün büyümesi için deneylerin seçilmesi için kullanışlıdır. Modelden en iyi şekilde yararlanmak için, bilinçli kararlar vermek üzere diğer önceliklendirme yöntemleriyle birlikte kullanmaya değer.

WSJF Modeli

WSJF modeli (Weighted Shortest Job First), Çevik ve Yalın yaklaşımlar kapsamında geliştirilen bir görev önceliklendirme yöntemidir. WSJF, ekiplerin iş değerlerine ve geri dönüş sürelerine göre hangi görevlerin önce yapılması gerektiğini belirlemelerine yardımcı olur.

WSJF’nin arkasındaki temel fikir, birim zaman başına iş değerini maksimize etmektir. Model iki faktörü dikkate almaktadır:

1. Gecikme Maliyeti (CoD) – gecikme maliyeti. Üç bileşenin toplamıdır:

• işletme için değer;
• görevin aciliyeti veya kritikliği;
• risk veya fırsatın azaltılması

2. İş Büyüklüğü – İşi tamamlamak için gereken iş miktarı veya zaman.

WSJF formülü aşağıdaki gibidir: WSJF = CoD / İş Büyüklüğü

WSJF değeri ne kadar yüksekse, görevin önceliği o kadar yüksektir

WSJF’yi uygulamak, ekiplerin en kısa sürede en fazla değeri sağlayacak görevlere odaklanmasına ve düşük getirili büyük, uzun projelere takılıp kalmaktan kaçınmasına yardımcı olur. Model, acil ve önemli görevlerin dengelenmesine yardımcı olur.

WSJF, ürün birikimlerini önceliklendirmek, proje portföylerini yönetmek ve kaynak tahsisi kararları almak için mükemmeldir. Bu yöntem özellikle kısa vadede en fazla değeri sağlayacak görevleri seçmenin önemli olduğu kaynak kısıtlı ortamlarda kullanışlıdır.

Kullanıcı Hikayesi Haritalama

Kullanıcı Hikayesi Haritalama, geliştirme ekiplerinin kullanıcı deneyimini göz önünde bulundurarak ürünler oluşturmasına yardımcı olan görsel bir görev önceliklendirme yöntemidir. Bu yaklaşım, bir ürünün büyük resmini görmenizi ve onu yönetilebilir parçalara ayırmanızı sağlar.

Kullanıcı Hikayesi Haritalamanın ana unsurları:

• Kullanıcı Hikayeleri – kullanıcının bakış açısından özelliklerin kısa açıklamaları
• Backbone – kullanıcının ürünle etkileşime girerken gerçekleştirdiği bir dizi temel adım.
• Görevler – çerçevenin her adımını uygulamak için gereken ayrıntılı eylemler.
• Görevler – çerçevenin her adımını uygulamak için gereken ayrıntılı eylemler.
• Öncelikler – görevlerin önemlerine göre dikey olarak düzenlenmesi

Harita oluşturma süreci:

1. Temel kullanıcı adımlarını tanımlayın ve bir tel kafes oluşturun.
2. Taslak çerçevenin her adımının altına ayrıntılı görevler ekleyin.
3. Görevleri dikey olarak düzenleyerek önceliklendirin: en önemlileri en üstte olsun.
4. Temel çerçeveyi yatay çizgilerle sürümlere veya MVP’lere bölün.

Yöntemin faydaları arasında, değer yaratmaya odaklanmaya yardımcı olan kullanıcı yolculuğunun tamamının görselleştirilmesi yer alır. Kullanıcı Hikayesi Haritalama ayrıca MVP özelliklerini belirlemeyi kolaylaştırır, bu da özellikle karmaşık ürünler geliştirirken veya çok sayıda gereksinimle uğraşırken yararlıdır.

MoSCoW

MoSCoW yöntemi, ekiplerin ve yöneticilerin bir projenin en önemli yönlerine odaklanmalarına yardımcı olan bir görev önceliklendirme yaklaşımıdır. Yöntemin adı, dört önceliklendirme kategorisinin ilk harflerinden oluşan bir kısaltmadır:

• Mutlaka sahip olunması gerekenler: Projenin başarılı sayılamayacağı kritik görevler.
• Sahip olması gerekenler (should have): projeye önemli ölçüde değer katan önemli ancak kritik olmayan görevler.
• Olabilir (yapılabilir): arzu edilen ancak zorunlu olmayan, projeyi geliştiren ancak yokluğu temel işlevselliği etkilemeyen görevler.
• Yapılmayacak (yapılmayacak): mevcut iş kapsamından kasıtlı olarak hariç tutulan görevler.

MoSCoW’u uygulamak, bir projenin en önemli unsurlarını hızlı bir şekilde belirlemenize, kaynakları verimli bir şekilde tahsis etmenize ve bir MVP oluşturmaya odaklanmanıza olanak tanır. Bununla birlikte, yöntemin sınırlamaları vardır: görevleri kategorize etmede öznellik, görevlerin önemini değerlendirmek için net kriterlerin olmaması ve Must have görevlerinin sayısını fazla tahmin etme riski

MoSCoW özellikle yeni ürün geliştirmede, sınırlı kaynaklarla proje yönetiminde ve öncelikler hakkında hızlı kararlar almanız gereken durumlarda kullanışlıdır. Bu yöntem, ekiplerin aşırı yükten kaçınmasına ve proje başarısı için gerçekten önemli olan şeylere odaklanmasına yardımcı olur.

Fırsat Puanlaması

Fırsat Puanlaması, ürün ekiplerinin ürün geliştirmenin en umut verici alanlarını belirlemelerine yardımcı olan bir görev önceliklendirme yöntemidir. Yöntemin özü, kullanıcılar için belirli özelliklerin önemi ile bu özelliklerin mevcut uygulamasından duydukları memnuniyet arasındaki boşluğu analiz etmektir.

Fırsat Puanlamasını uygulamak için:

1. Ürünü kullanmanın özelliklerini veya olası sonuçlarını açıklayın;

2. Kullanıcılardan her bir özelliği iki kritere göre derecelendirmelerini isteyen bir kullanıcı anketi düzenleyin: önem (kullanıcı için ne kadar önemli olduğu) ve memnuniyet (kullanıcının mevcut uygulamadan ne kadar memnun olduğu);

3. özellik puanını hesaplamak için bir formül kullanın:

Puan = Önem + (Önem – Memnuniyet)

4. Sonucu analiz edin – yüksek öneme ve düşük memnuniyete sahip işlevler, iyileştirme için en umut verici olarak kabul edilir.

Fırsat Puanlaması, ürünün kullanıcılar için gerçekten önemli olan yönlerine odaklanmanızı sağlar ve ürünün müşteri beklentilerini karşılayamadığı alanların belirlenmesine yardımcı olur. Bu yöntem aynı zamanda ürün geliştirme konusunda karar vermek için objektif veriler sağlar.

Fırsat Puanlaması özellikle mevcut ürünler üzerinde çalışırken, iyileştirmelere öncelik vermeniz gerektiğinde kullanışlıdır.

Bir Özellik Satın Alın

Buy-a-Feature, ürün ekiplerinin kullanıcılar için en değerli işlevselliği belirlemelerine yardımcı olan etkileşimli bir görev önceliklendirme yöntemidir. Yöntemin özü, katılımcıların bir ürün özelliği satın alma sürecini simüle etmektir.

Bir Özellik Satın Al nasıl çalışır:

1. Olası ürün iyileştirmelerinin bir listesini yapın;
2. uygulamanın karmaşıklığına veya kaynak maliyetine göre her özelliğe bir “fiyat” atayın;
3. bir grup katılımcıyı (kullanıcılar veya paydaşlar) bir araya getirmek;
4. Her katılımcıya belirli bir miktar “para” tahsis edin;
5. Katılımcılara en önemli gördükleri özellikleri “satın almalarını” önerin;
6. Süreci gözlemleyin ve katılımcıların kararlarını tartışın.

Bu yöntem sınırlı kaynakları çok net bir şekilde ortaya koyar ve katılımcıları birlikte tartışmaya ve karar vermeye teşvik eder. Buy-a-feature, kullanıcıların açık olmayan önceliklerini ortaya çıkarmak ve ürün tartışması için standart dışı bir atmosfer yaratmak için kullanılabilir.

Bir Özellik Satın Al, bir ekip sınırlı kaynaklarla birden fazla potansiyel özellik arasında zor bir seçimle karşı karşıya kaldığında yardımcı olabilir. Bu yöntem yalnızca önceliklendirmeye değil, aynı zamanda kullanıcı ihtiyaçlarını ve motivasyonlarını daha iyi anlamaya da yardımcı olur.

Gecikmenin Maliyeti

Gecikme Maliyeti (CoD), ekiplerin bir projeyi zamanında tamamlamanın ekonomik değerini değerlendirmelerine yardımcı olan bir görev önceliklendirme yöntemidir. Yöntemin özü, bir özelliğin veya projenin uygulanmasının gecikmesinden kaynaklanan kaybı ölçmektir.

Gecikme Maliyetini hesaplamak için:

1. projeden elde edilecek potansiyel karı zaman birimi başına (örneğin, aylık) tahmin edin;
2. Projeyi tamamlamak için gereken süreyi belirleyin;
3. Beklenen karı gerçekleşme süresine bölün.

Ortaya çıkan sayı, şirketin proje gecikmeleri nedeniyle her ay ne kadar para kaybettiğini gösterir.

Gecikme maliyetlendirme yöntemi, ekibe karar verme sürecinde objektif veriler sağlar ve kaynakların projeler arasında daha iyi tahsis edilmesine yardımcı olur. Sonuç, paydaşlarla önceliklerin tartışılması için bir argüman olabilir. Yöntem sadece maliyetleri değil, aynı zamanda kaybedilen karları da dikkate alır. Bununla birlikte, yöntemi uygularken kısa vadeli finansal göstergelere çok fazla odaklanma ve işletme için önemli olan finansal olmayan faktörleri dikkate almama riski vardır

Gecikme Maliyeti özellikle proje portföylerini yönetirken ve yeni ürün lansmanları hakkında karar verirken kullanışlıdır, ekiplerin en kısa sürede en büyük ekonomik faydayı sağlayacak projelere odaklanmasına yardımcı olur.

Özet

Görev önceliklendirme, başarılı proje yönetimi ve ürün geliştirmenin ayrılmaz bir parçasıdır. Her önceliklendirme yönteminin kendine özgü faydaları ve uygulamaları vardır ve ekiplerin kendi durumları için en uygun aracı seçmelerine olanak tanır.

Doğru yöntem, en önemli görevlere odaklanmanızı, kaynakları verimli bir şekilde tahsis etmenizi ve bilinçli kararlar almanızı sağlayacaktır. Bu, çoğu projeyi karakterize eden kaynak ve zaman kısıtlamaları altında özellikle önemlidir. Seçilen yöntem ne olursa olsun, başarılı bir önceliklendirmenin anahtarı, görevlerin düzenli olarak değerlendirilmesi ve yeniden değerlendirilmesinin yanı sıra öncelikleri değişen proje koşullarına ve kullanıcı ihtiyaçlarına uyarlama esnekliğidir.