Hızla değişen iş dünyasında başarılı ve rekabetçi kalmak kolay bir iş değil. Pazara yeni giren şirketler pazara uyum sağlamaya ve yerleşik oyuncular daha da gelişmeye çalışırken, durumu değiştiren güçlü bir araç var: iş süreci otomasyonu.
Günümüzde çoğu şirket, çalışan verimliliğini artırmak, gelirleri yükseltmek ve müşteriler için bir ürün veya hizmetin kalitesini iyileştirmek için iş süreci otomasyonuna yatırım yapmaktadır.
İş süreci otomasyonu nedir
İş süreci otomasyonu (BPA), basit bir ifadeyle, tekrar eden iş görevlerini delege etmek ve otomatikleştirmek için bilgi sistemlerinin kullanılmasıdır. BPA, özel kurallar ve eylemler aracılığıyla bilgileri doğru zamanda doğru kişilere yönlendirerek işlerin yapılması sürecini hızlandırır. Bu şekilde şirket, çalışanları işe alma, sözleşmeleri yönetme vb. süreçleri optimize eder.
Neden iş süreçlerini otomatikleştirelim
İş süreçlerini otomatikleştirmek yalnızca insan hatası riskini ortadan kaldırmaya yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda zaman ve mali tasarruf sağlar ve sonuçta şirketin rutin görevleri manuel olarak gerçekleştirmekten daha hızlı büyümesine yardımcı olur. Tekrarlayan görevleri otomatik olarak gerçekleştirerek, işin diğer yönlerine odaklanabilirsiniz.
İşte işletmeler için bazı avantajlar:
- El emeği maliyetini azaltır. Birçok iş sürecini otomatikleştirebilirsiniz – e-posta göndermek veya müşterilerle sohbet etmek, çalışanları rutin görevlerden kurtaracak ve çabaları, zamanı kritik görevlere odaklayacaktır.
- Tutarlılık ve tutarlılık. Manuel çalışma, her biri farklı bir yönteme sahip farklı tarafları içerir ve bu da tutarsız süreçlere yol açabilir. Öte yandan BPA, tüm süreçleri düzene sokarak çalışanların tutarlılığını ve sinerjik verimliliğini sağlar.
- Hataları en aza indirir. Çalışanlar belge işleme gibi görevleri manuel olarak gerçekleştirdiğinde, büro hatalarının artması daha olasıdır. Merkezi otomasyon bunları azaltarak yüksek düzeyde doğruluk sağlar.
- İyileştirilmiş operasyonel verimlilik. Otomatik süreçler, insanların doğasında olmayan süreklilik ve tekrarlanabilirlik ile karakterize edilir. Başka bir deyişle, bir süreç tamamen otomatikleştirildiğinde, çalışandan çalışana herhangi bir değişiklik yapılmadan tekrar tekrar gerçekleştirilebilir ve bu da onu verimli hale getirir.
- Diğer sistemlerle entegrasyon. Kurumsal otomasyon sistemlerinin en önemli faydalarından biri, geleneksel sistemlerden (ERP gibi) gelen verilerin tek bir kurumsal arayüzde paylaşılabilmesidir.
İş otomasyon sistemleri nedir?
Kurumsal iş süreçleri otomasyonunun, iş akışları kadar çok sayıda kullanım alanı vardır. Esas olarak verilerin yönetilmesine yardımcı olan bilgi yönetim sistemlerinin aksine, iş yönetimi araçları bir şirketin operasyonlarının diğer yönlerini kapsar. Amaçları, bir kuruluşun karlılığını doğrudan etkileyen temel iş süreçlerini optimize etmektir. İşte bunlardan bazıları:
Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM)
CRM müşteri ilişkileri yönetimi yazılımı, müşteri edinme, geliştirme ve elde tutmaya öncelik verir. Bir şirketin müşteri yolculuğu boyunca her bir müşteri adayı ile etkileşimlerini etkili bir şekilde yönetmesine yardımcı olur.
Bir CRM sistemi, satış, müşteri hizmetleri, işe alım, pazarlama veya başka herhangi bir departmandaki çalışanların, ilerlemelerini sağlayan dış etkileşimleri ve ilişkileri daha iyi yönetmelerini sağlar.
Müşteriler soru sormak, siparişleri takip etmek veya bir sorunla ilgili olarak size ulaşmak için telefon, e-posta veya sosyal medya gibi çeşitli iletişim kanalları aracılığıyla sizinle iletişime geçebilir. Müşteri etkileşimleri için tek bir platform olmadığında, mesajlar gözden kaçabilir veya bilgi akışı içinde kaybolabilir, bu da yavaş veya tatmin edici olmayan bir yanıtla sonuçlanabilir.
Bu nedenle, satış iş süreçlerinizi otomatikleştirememek ve satış ekibinizi bir CRM olmadan yönetmek işletmenize gerçek paraya mal olabilir.
Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP)
Büyüyen şirketler eninde sonunda elektronik tabloların artık işe yaramadığı bir aşamaya ulaşır. İşte burada kurumsal kaynak planlama yazılımı devreye girer: ERP sistemleri önemli iş bilgilerini toplayıp düzenler ve kuruluşların büyürken bile verimli bir şekilde çalışmasına yardımcı olur.
İşin müşteri tarafını kapsayan CRM’in aksine, ERP çözümleri günlük iş operasyonlarına öncelik verir: muhasebe, proje yönetimi, risk yönetimi, İK, satın alma, yönetişim ve daha fazlası.
ERP ayrıca şirket faaliyetlerinin planlanmasına ve koordine edilmesine de yardımcı olur. Çalışanlar mevcut bakiyeleri ve müşteri siparişlerini ayrıntılı olarak görüntüleyebilir, ardından tedarikçilerden yapılan alımları karşılaştırabilir ve gelecekteki talebi tahmin edebilir ve sorunları önlemek için gerektiğinde değişiklik yapabilir.
Kapsamlı bir veri kaynağı olarak ERP sistemi, kritik iş faktörleri haline gelebilecek raporlar ve analizler sağlar. Büyük miktarda bilgiyi, eğilimleri açıkça gösteren ve olası sonuçları modellemeye yardımcı olan çizelge ve grafiklere dönüştürmek, başta yöneticiler olmak üzere tüm çalışanlar için paha biçilmez bir ERP yeteneğidir.
Ve elbette ERP’nin en büyük avantajı, sistemin bir kuruluşun işini yürütmek için ihtiyaç duyabileceği tüm araçları tek bir gösterge panosunda bir araya getirmesidir.
İş Süreçleri Yönetim Sistemi (BPMS)
BPM sistemleri genellikle iş süreçlerini planlama, yürütme, izleme ve analiz etme yeteneklerini içerir ve kuruluşların değişime daha hızlı yanıt vermesine ve maliyetleri düşürmesine olanak tanır. Ayrıca hataları azaltmaya ve iş kalitesini artırmaya yardımcı olan standartlaştırılmış süreçler sağlarlar.
BPM kullanarak mevcut süreçlerinizi değerlendirebilir, verimliliklerini artırmanın, maliyetleri azaltmanın ve hataları en aza indirmenin yollarını bulabilirsiniz.
Kurumsal Hizmet Yönetimi (ESM)
Bir kuruluş büyüdükçe, ekiplerinin ve iş birimlerinin karmaşıklığı da artar. İşlerin sorunsuz yürümesini sağlamak ve dış ve iç müşterilere kesintisiz hizmet sunmak için bir şirketin bir ESM sistemi uygulaması gerekebilir.
Basit bir ifadeyle ESM, BT hizmet yönetimi (ITSM) ilkelerine dayanır ancak kapsamını genişletir. ESM, geleneksel BT dışındaki hizmetleri de kapsar: insan kaynakları yönetimi, mali yönetim, yasal yönetim, satın alma vb. ESM’nin amacı, müşteriye hizmet sunmak için birleşik ve tutarlı bir yaklaşım sağlamaktır. ESM, her türlü kurumsal hizmetin görünürlüğünü ve erişimini iyileştirir ve hizmet sunumunu hızlandırır.
Elektronik Belge Yönetimi Otomasyon Sistemi (EDMS)
Çok sayıda farklı belge yönetimi yazılımı çözümü mevcut olduğundan, hangisinin sizin için doğru olduğunu bulmak kolay değildir.
EDMS, bir şirketteki belge akışını yönetmeye ve otomatikleştirmeye yardımcı olan bir araçtır. Manuel ve kağıt tabanlı süreçleri dijital olanlarla değiştirerek belge oluşturma, inceleme, onaylama ve saklama sürecini düzenler. Tipik olarak, bu tür yazılımlar belge ilerlemesini izlemek, bir onay hiyerarşisi oluşturmak ve katılımları gerektiğinde uygun tarafları bilgilendirmek için özellikler içerir.
Belge yönetimi araçları, iş süreçlerini otomatikleştirmeye ve kolaylaştırmaya yardımcı olarak onları daha verimli ve hatalara daha az eğilimli hale getirir. Ekip üyeleri belgelere aynı anda kolayca erişip üzerinde çalışabildiği için şirketler gelişmiş iletişimden faydalanır.
İnsan Kaynakları Yönetimi (HRM)
İnsanların bir şirketin en büyük kaynağı olduğu sık sık söylenir. Ancak yakın zamana kadar insan kaynakları yönetimi, başarı için pazarlama veya satış gibi diğer iş süreçleri kadar önemli görülmüyordu.
Bir İKY sistemi işe alım, işe alma, performans yönetimi, çalışan gelişimi, bordro, sosyal haklar yönetimi ve iş kanunu uyumluluğu için araçlar içerir. İKY sistemleri idari görevleri basitleştirir, iletişimi geliştirir ve kuruluşların çalışanları hakkında bilinçli kararlar almasına yardımcı olacak veriler sağlar.
İKY’nin amacı, bir kuruluşun verimliliğini çalışanlarının zararına da olsa artırmanın en iyi yolunu bulmaktır. Kurumsal dünyada sürekli artan değişim hızına rağmen, İKY’nin rolünün önemli ölçüde değişmesi olası değildir.
Dijital dönüşüm, pandemi etkileri ve küresel krizlerle karakterize edilen 2024’ün zorlukları, dünyanın dört bir yanındaki şirketler için çevik adaptasyonun önemini vurguluyor. Pazar dinamiklerine ve değişen müşteri beklentilerine hızlı adaptasyon, rekabet avantajı sağlamak için çok önemli hale gelmiştir. Bu bağlamda, bir şirketin iş süreçlerini otomatikleştirmek başarının anahtarı olarak görülüyor.
2024’te Otomasyon Trendleri
2024 yılında BPA hızlı bir evrim geçirecektir – üretken yapay zeka, düşük kodlu/kodsuz platformlar, süreç analitiği vb. BPA süreçlerini destekleyen araçlar artık daha otomatik, akıllı ve kullanıcı dostu.
BPA’nın 2024’teki geleceğine baktığımızda, yönü belirleyecek temel eğilimleri not edelim:
Hiperotomasyon:
Tekrarlayan görevlerin ötesine geçerek geleneksel süreç otomasyonunu aşar. Geleneksel otomasyon rutin faaliyetlere odaklanırken, hiperotomasyon gelişmiş teknolojileri – yapay zeka (AI), makine öğrenimi (ML) ve robotik süreç otomasyonu (RPA) – birleştirir. Tek tek görevleri otomatikleştirmek yerine, iş fonksiyonları genelinde birbiriyle ilişkili bir dizi işlem ve karar düzenler. Ve tek bir teknoloji kullanarak geleneksel otomasyonun yeteneklerinin ötesinde verimliliği artırmak için teknolojilerin bir kombinasyonunu kullanır.
Generative AI:
Yaratıcı bir şekilde fikir üretmek ve sorunları çözmek için yapay zeka algoritmalarından yararlanan bu sistem, süreçlerin tasarımını ve yönetimini yenileyerek BPA’nın yapısını değiştiriyor. Henüz emekleme aşamasında olsa da hızlı gelişimi BPA’daki fırsatları genişletiyor ve geleneksel araçların ötesine geçmesini sağlıyor.
Düşük kodlu çözümler:
Düşük kodlu entegrasyon ve otomasyon platformları, şirketlerin süreçleri optimize etme ve BT çözümleri geliştirme yöntemlerini değiştiriyor. Otomasyon çözümlerinin geliştirilmesini hızlandırarak pazara sunma süresini önemli ölçüde azaltıyorlar. Düşük kodlu otomasyon ile BPA’nın her adımı, güvenlik veya işlevsellikten ödün vermeden hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilir. Modelleme araçları doğru ve sezgisel iş akışı tasarımını mümkün kılar ve düşük kodlu geliştirme, oluşturma ve yürütmeyi çok daha kolay hale getirir.
Kişiselleştirme:
2024 yılında BPA’nın stratejisi ve uygulaması müşteriye ve kullanıma hazır iş çözümlerine odaklanacaktır. Burada odak noktası, müşteri memnuniyetini doğrudan artırmak için kurumsal süreçleri iyileştirmek ve eşsiz bir müşteri deneyimi sunmak için teknolojileri birleştirmek olacaktır.
2024 yılına baktığımızda, BPA’da ortaya çıkan trendlerin önemli bir yörüngeyi yönlendirdiğini görüyoruz: inovasyon ve adaptasyon. Gelişmiş teknolojileri ve metodolojileri BPA’ya entegre etmek sadece “trendleri takip etmek” değil, aynı zamanda şirketleri hızla değişen iş ortamında lider olarak konumlandırmakla da ilgilidir. Kuruluşlar bu trendleri benimseyerek yeni verimlilikler elde edebilir, büyümeyi destekleyebilir ve sürdürülebilir değer yaratabilir.
Sonuç
Son derece rekabetçi bir ortamda, iş otomasyonu her büyüklükteki şirket için vazgeçilmezdir: iş süreçleri ve uygulamaları daha iyiye doğru değişmekte ve otomatik bir sistem manuel, tekrarlayan ve idari işlerle ilgilenirken çalışanlar zamanlarını stratejik görevlere harcama yetkisine sahip olmaktadır.
“Vaka Çalışmaları” etiketini kullanarak blogda kurumsal düzeyde iş süreci otomasyonuna ilişkin vaka çalışmalarını okuyun
