Agile'da Retrospektif: Retrospektif nasıl ve neden yapılır?

Retrospektifler, ekiplerin süreçlerini ve performanslarını sürekli olarak iyileştirmelerine olanak tanıyan Çevik metodolojilerin önemli bir unsurudur. Bu düzenli toplantı, geçmiş dönemi gözden geçirmek, başarıları ve zorlukları belirlemek ve süreçleri iyileştirmek için belirli adımları belirlemek için bir fırsat sağlar.

Ekip ve proje için faydaları en üst düzeye çıkarmak için retrospektiflerin nasıl etkili bir şekilde yürütüleceğini düşünün.

Agile’da retrospektif nedir?

Çevik çerçeveler içinde retrospektif önemli bir yer tutar:

• Scrum‘da retrospektif, sprint, sprint planlama, günlük toplantılar ve sprint gözden geçirmeyi de içeren beş temel etkinlikten biridir). Bu çerçevedeki retrospektifler düzenli olarak gerçekleştirilir.
• Kanban ekiplerinde, retrospektifler sabit iterasyonlara bağlı değildir, ancak sürekli süreç iyileştirme için düzenli olarak veya gerektiğinde de gerçekleştirilebilir.

“Retrospektif, ürün veya görevlerden ziyade çalışma sürecine odaklanmasıyla diğer ekip toplantılarından ayrılır. Ekip işbirliğini ve çalışma yöntemlerini geliştirmek için düşünme ve fikir üretme zamanıdır.”

– Ksenia Filippova, SimpleOne SDLC Ürün Sahibi

Geriye dönük inceleme yapmak için kurallar:

1. Üyelik: tipik olarak tüm geliştirme ekibini, Scrum ustasını (veya kolaylaştırıcısını) ve ürün sahibini içerir.
2. Zaman çerçevesi: süre sprintin uzunluğuna bağlıdır, ancak tipik olarak 1-3 saattir. Retrospektifin her aşaması kesinlikle zaman çerçevesi içinde olmalıdır ve kolaylaştırıcı bunun için bir zamanlayıcı kullanır.
3. Facilitation: toplantı, görevi verimli bir tartışma ortamı yaratmak ve tüm ekip üyelerinin eşit katılımını sağlamak olan, genellikle Scrum ustası olan tarafsız bir kolaylaştırıcı tarafından yönetilir.
4. Periyodiklik: düzenli olarak, genellikle her sprintin sonunda veya Kanban ekiplerinde belirli bir sıklıkta yapılır.
5. Özgür ortam: herkes eleştiri korkusu olmadan fikirlerini ifade edebilir.
6. Eylem odaklı: Toplantının sonucu, iyileştirme için somut bir plan olmalıdır.
7. Biçim çeşitliliği: ekipler katılımı sürdürmek için farklı teknikler ve yöntemler kullanır.

Neden Çevik bir retrospektif yürütmelisiniz

Düzenli retrospektifler yürütmek, Agile yaklaşımının temel bir unsurudur ve düzenli iletişim ve iş akışlarını etkileme fırsatı yoluyla ekibe fayda sağlar:

• Ekip yansıtıcıdır

Retrospektif, ekibe hem başarılı uygulamaları hem de iyileştirme alanlarını belirlemek için geçmiş sprint veya iterasyon boyunca yaptıkları çalışmaları değerlendirme fırsatı verir.

• Ekip başarıları ve zorlukları görür

Geriye dönük incelemede, ekip neyin iyi çalıştığını ve hangi uygulamaların devam ettirilmeye değer olduğunu belirleyebilir. Toplantı ayrıca performansın önündeki engelleri ve zorlukları bulma şansı da sağlar.

• Süreçleri iyileştirmek için fikirler ortaya çıkıyor.

Retrospektif, iş süreçlerinin nasıl optimize edileceği, üretkenliğin ve iş kalitesinin nasıl artırılacağı konusunda beyin fırtınası ve fikir paylaşımı için alan yaratır.

• Ekip içindeki ilişkiler güçlenir

Sorunları birlikte tartışmak ve çözmek ekip oluşturmayı teşvik eder, güveni geliştirir ve katılımcılar arasındaki iletişimi iyileştirir.

• Sonuçlar için sorumluluk artar.

Retrospektifler ekibi kendi süreçlerini yönetme konusunda güçlendirir, bu da sahiplenmeyi ve motivasyonu artırır.

• Süreçler sürekli olarak iyileştirilir

Düzenli retrospektifler, Agile’ın Kaizen prensibine uygun olarak geliştirme süreçlerinin sürekli iyileştirilmesini sağlar.

• Hataların tekrarlanma riski azalır.

Geçmiş deneyimleri analiz etmek, gelecekte aynı hataları tekrarlamaktan kaçınmaya yardımcı olur.

• Ekip değişime uyum sağlar

Geliştirme ekibi için retrospektifler, proje veya iş ortamındaki değişikliklere hızlı bir şekilde uyum sağlamalarına yardımcı olur.

Ekip içinde retrospektif nasıl yapılır: aşamalar, yöntemler ve teknikler

Bir retro yürütmek birkaç aşamadan oluşur: hazırlık, veri toplama, fikir üretme, eylem planı oluşturma ve sonuçlandırma. Her aşamanın kendi hedefleri vardır ve ekip katılımını en üst düzeye çıkarmak ve somut sonuçlar üretmek için belirli yöntem ve teknikler kullanır.

Her aşamada temel kurallara uymak önemlidir: tüm ekibin katılımı, zaman sınırlamalarına uyulması (aşama başına 10 ila 25 dakika), açık fikir alışverişi için güvenli bir ortam, süreç iyileştirmeye odaklanma ve eylem odaklılık.

Retrospektif için hazırlık

Hazırlık, genellikle hafife alınan kritik bir adımdır. Verimli bir toplantı yapmak için yapmanız gerekenler

1. Geriye dönük incelemenin hedeflerini tanımlayın – ekibin durumunu analiz edin ve süreçlerin iyileştirilmesi veya belirli sorunların çözülmesi gibi nelere odaklanılması gerektiğini belirleyin. Retrospektifin amacı açıkça belirtilmelidir.
2. Zamanı seçin – tüm ekip toplantıda hazır bulunmalıdır.
3. Mekan seçin – çevrimdışı toplantılar için rahat bir toplantı odası uygundur, çevrimiçi toplantılar için arama yapmak ve sonuçları kaydetmek için önceden uygun bir platform bulmaya değer.
4. Malzemeleri ve araçları hazırlayın – beyaz tahtalar, çıkartmalar, keçeli kalemler, zamanlayıcı, vb.
5. Biçim ve teknikleri seçin – biçim, toplantının amacına göre seçilebilir.

Veri Toplama

Ne yapılması gerekiyor:

1. Bir zaman çizelgesi oluşturun: sprint dönemini temsil eden bir çizgi çizin ve katılımcılardan bu çizgi üzerinde önemli olayları, başarıları ve zorlukları işaretlemelerini isteyin.
2. Metrikleri toplayın: ekibe sprintin temel metriklerini (hız, tamamlanan görevler, kod kalitesi vb.) gösterin ve bu metriklerin sprint hedefleriyle nasıl ilişkili olduğunu tartışın.
3. Ekibin duygusal durumunu tespit edin: sprint sırasında ekibin duygusal arka planını belirlemek için teknikler kullanın.
4. Başarıları ve zorlukları bulun: katılımcılardan karşılaştıkları ana başarıları ve zorlukları yazmalarını isteyin.

Veri toplama teknikleri:

• Mad/Sad/Glad – katılımcılar olumsuz (Mad, Sad) veya olumlu (Glad) duyguları tetikleyen olayları post-it notlarına kaydederler.
• Ekip Radarı – işin farklı yönlerini (örneğin, iletişim, kod kalitesi, geliştirme hızı) içeren bir radar diyagramı çizin ve katılımcılar radar eksenleri üzerindeki noktaları işaretleyerek her bir yönü derecelendirin.

Sahne için öneriler:

1. Tüm ekip üyelerinin aktif katılımını sağlayın.
2. Konuşurken dürüstlüğü ve açıklığı teşvik edin.
3. Yorumlardan ziyade gerçeklere ve gözlemlere odaklanın.
4. Yorumlardan ziyade gerçeklere ve gözlemlere odaklanın.
5. Bilgiyi açık bir şekilde sunmak için görsel yöntemler kullanın.
6. Bu aşamada çözümleri tartışmaktan kaçının – sadece bilgi toplamaya odaklanın.

İçgörü Oluşturma

Ne yapılması gerekiyor:

1. Toplanan verileri analiz edin: kalıpları ve eğilimleri belirlemeye çalışın.
2. Ana sorunları tanımlayın.
3. Süreç iyileştirme için fikir toplayın.
4. Fikirleri gruplandırın ve önceliklendirin: benzer olanları birleştirin, en umut verici olanları bulun.
5. Fikirleri gruplandırın ve önceliklendirin: benzer olanları birleştirin, en umut verici olanları bulun.

Fikir üretme teknikleri:

• Beyin fırtınası – ekip eleştiri olmaksızın özgürce fikir üretir, her fikir analiz için örneğin post-it notlarına yazılır.
• SCAMPER – eylem merceğinden fikir üretme yöntemi: İkame et, Birleştir, Uyarla, Değiştir, Başka bir amaçla kullan, Ortadan kaldır, Tersine çevir.
• “5 Neden”:

1. Sorunu belirtin.
2. “Bu sorun neden ortaya çıktı?” diye sorun.
3. Cevap aldığınızda tekrar “Neden?” diye sorun.
4. Sorunun nedenine ulaşana kadar işlemi tekrarlayın.

1. Ekip neden görevleri zamanında tamamlayamadı?
   • Çünkü bazı görevlerin beklenenden daha zor olduğu ortaya çıktı.
2. Görevler neden beklenenden daha zor oldu?
   • Çünkü tahmin yaparken tüm teknik detayları dikkate almadık.
3. Neden tüm teknik ayrıntıları dikkate almadık?
   • Çünkü değerlemeden önce teknik uzmanlara danışmadık.
4. Neden uzmanlara danışmadınız?
   • Çünkü uzmanlar planlama toplantısında hazır bulunmuyorlardı.
5. Uzmanlar neden toplantıya katılmadı?
   • Çünkü uzmanları planlamaya dahil etmek için yerleşik bir sürecimiz yok.

Temel sorun, uzmanların katılımına ilişkin düzenlemelerin eksikliğidir.

Sahneyi yönetmek için öneriler:

1. Yaratıcılığı ve ezber bozan düşünmeyi teşvik edin
2. Katılımcıların herhangi bir fikri ifade etmekten korkmadıkları bir atmosfer yaratın.
3. Fikir üretme aşamasında fikirleri eleştirmekten kaçının.
4. Fikirlerin niteliğine değil niceliğine odaklanın.
5. Farklı fikirler ve sorunlar arasında bağlantılar bulmaya çalışın.

Bir eylem planı oluşturmak

Ne yapılması gerekiyor:

1. Fikirlere öncelik verin: önceki adımdaki fikirleri değerlendirin, en önemli ve gerçekçi önerileri seçin.
2. Bir eylem planı geliştirin: spesifik, ölçülebilir adımlar belirleyin.
3. Sorumlulukları belirleyin: her bir eylemin uygulanmasından kimin sorumlu olacağını belirleyin.
4. Son tarihleri belirleyin: her bir eylemin gerçekleştirilmesi için bir hafta, bir ay veya bir sonraki retrospektife kadar bir zaman dilimi tanımlayın.
5. Başarı kriterlerini tanımlayın.

Eylem planı oluşturma teknikleri:

1. SMART hedefler – Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana Bağlı hedefler formüle edin.
2. Bir eylem planı oluşturmaya çalışın
3. Oylama Noktaları – her katılımcı sınırlı sayıda oy alır ve bu oyları dijital veya fiziksel bir panoda önerilen fikirler arasında paylaştırır.

Sahne için öneriler:

1. En önemli iyileştirmelerin az bir kısmına odaklanın.
2. Seçilen hedeflerin gerçekçi ve bir sonraki sprint içinde ulaşılabilir olduğundan emin olun.
3. Belirsiz ifadelerden kaçınarak her bir eylemi açıkça ifade edin.
4. Eylem planını tüm ekibin erişimine açık olacak şekilde belgeleyin.
5. Eylem planını tüm ekibin erişimine açık olacak şekilde belgeleyin.
6. Tüm katılımcıların planı kabul ettiğinden emin olun.

Kapanış

Ne yapılması gerekiyor:

1. Ana bulguların ve alınan kararların kısa bir özetini tartışın.
2. Tüm katılımcıların eylem planını ve rollerini anladığından emin olun.
3. Tüm kararları ve eylem planını belgeleyin.
4. Katılımcıların retrospektif hakkındaki görüşlerini toplayın.
5. Katılımcıların retrospektif hakkındaki görüşlerini toplayın.
6. Toplantıyı teknikler veya oyunlarla olumlu bir şekilde sonlandırın.

Geriye dönük incelemeyi sonlandırma teknikleri:

1. Teşekkür – katılımcılar sprint veya retrospektife katkıda bulundukları için birbirlerine minnettarlıklarını ifade ederler.
2. Memnuniyet Ölçeği – katılımcılar retrospektiften duydukları memnuniyeti 1 ila 5 arasında derecelendirir.
3. Tek Kelime – her katılımcı retrospektifle ilgili izlenimlerini tek kelimeyle anlatır.

Sahneyi yönetmek için öneriler:

1. Geriye dönük incelemenin ana sonuçlarını ve kararlarını açıkça ifade edin.
2. Tartışmaya aktif katılımları ve katkıları için herkese teşekkür ederiz.
3. Geriye dönük incelemenin sonuçlarını herkesin erişebileceği bir yerde kaydedin.
4. Geriye dönük süreç hakkında geri bildirim toplayın.
5. Geriye dönük süreç hakkında geri bildirim toplayın.

Geriye dönük inceleme için araçlar

Hem fiziksel hem de dijital araçlar retrospektif için uygundur. Ekip şahsen bir araya geliyorsa, tartışma için bir parça kağıt, beyaz tahta, post-it ve işaretleyiciler kullanılabilir. Ekip uzaktan çalışıyorsa, bir görüntülü arama hizmeti çağırmaya ve çevrimiçi dijital beyaz tahtaları veya diğer özel retrospektif hizmetlerini kullanmaya değer.

Tartışmayı verimli kılmak için, ekibin sprintte tamamlanan görevleri tam olarak anlaması önemlidir – işi takip etmek için yazılım ürünü ve çözüm geliştirme yönetim sistemlerini kullanmak yaygındır. Örneğin SimpleOne SDLC, ekiplerin ürün oluşturma ve geliştirme ile ilgili görevleri takip edebilmesi için Scrum ve Kanban çerçeveleri üzerinden çalışmayı destekler. Sistemdeki düzen, retrospektif için hızlı bir şekilde hazırlanmaya ve sprint görevlerinden hiçbirini gözetimsiz bırakmamaya yardımcı olur.

Sık yapılan hatalar ve bunlardan nasıl kaçınılacağı

Ekip toplantıyı organize ederken ve yürütürken hatalar yaparsa retrospektiflerin faydaları ortaya çıkmayabilir. Ancak bunlar düzeltilebilir, böylece düzenli retrospektifler ekibin ve süreçlerin sürekli iyileştirilmesi için etkili bir araç haline gelir.

Örneğin:

• Başla, Dur, Devam et tekniği için üç soruya cevap vermeniz gerekir: sonuç için ne yapmaya başlamanız gerektiği, ne yapmayı bırakmanız gerektiği ve ne yapmaya devam etmeniz gerektiği;
• 4 L (Beğenilen, Öğrenilen, Eksik Olan, Özlenen) tekniği – katılımcılar sprint hakkında neleri beğendiklerini, neleri öğrendiklerini, neleri kaçırdıklarını ve gelecekte neleri istediklerini anlatırlar.

• 1 – Bireysel çalışma: her katılımcı birkaç dakika boyunca belirli bir soru veya sorun hakkında bağımsız olarak düşünür. Bu, herkesin düşüncelerini başkalarının etkisi olmadan formüle etmesine olanak tanır.
• 2 – İkili çalışma: katılımcılar eşleşir ve fikirlerini tartışır. Bu, görüş alışverişinde bulunmak ve fikirleri daha da geliştirmek için bir fırsat sağlar.
• 1 – Çiftler halinde çalışma: katılımcılar eşleşir ve fikirlerini başkalarının etkisi olmadan tartışır.
• 4 – Dört kişilik gruplar halinde çalışma: iki çift bir araya gelerek dört kişilik bir grup oluşturur. Önceki aşamalarda geliştirilen fikirleri tartışırlar ve en önemli veya ilginç olanları seçerler.
• Tüm – Genel tartışma: Dört kişilik her grup temel fikirlerini tüm ekibe sunar. Daha sonra genel bir tartışma ve özetleme yapılır.

Özgeçmiş

Düzenli retrospektifler sürekli ekip gelişimine, daha iyi iletişime ve sprintlerde üretkenliğin artmasına yardımcı olur. Etkili bir toplantı yapmak için bir aşama yapısını takip etmek önemlidir: hazırlık, veri toplama, fikir üretme, eylem planı, toparlama.

Ayrıca kurallara da uymak gerekir: tüm ekip katılır, toplantı fikirlerin paylaşılması için güvenli bir atmosfere sahiptir ve odak noktası süreçlerdir. Tekniklerin ve araçların kullanılması, rutin düzenli ekip toplantılarında bile ekibin katılımını sağlayacaktır.