Pazar değişikliklerine tepki verme hızı ve proje yönetiminde esneklik, iş başarısı için kritik faktörlerdir. Şirketler, sürekli bilgi akışı ve hızlı karar alma ihtiyacı karşısında iş süreçlerini düzenlemek için etkili yaklaşımlar arıyor. Uzmanlar günlük olarak e-posta ve mesajlaşma programlarından geliştirme yönetimi, belge yönetimi vb. için özel sistemlere kadar çok sayıda araçla çalışmak zorundadır.
Kanban, iş süreçlerinin mevcut kaosuna düzen getirmeye ve hem bireysel görevlerin hem de bir bütün olarak projelerin şeffaflığını artırmaya yardımcı olan esnek bir süreç yönetim sistemidir.
Bu makalede, Kanban metodolojisinin temellerine, faydalarına ve ilkelerine, ayrıca iş yükü ve kaynaklar arasında bir denge sağlayarak üretkenliği ve iş kalitesini artırma olasılığına bakacağız.
Kanban nasıl ortaya çıktı?
İlk Kanban sistemi 1940’ların başında endüstri mühendisi ve iş adamı Taiichi Ono tarafından Japon otomobil şirketi Toyota için geliştirilmiştir. Her aşamada maliyetleri ve envanteri kontrol etmek ve optimize etmek için basit bir üretim planlama sistemi olarak oluşturuldu.
Kanban’ın geliştirilmesinin ana nedeni, Toyota’nın Amerikalı rakiplerine kıyasla üretkenlik ve verimlilik eksikliğiydi. Kanban ile Toyota, üretkenliği artıran ve hammadde ve mamul stoklarını azaltan esnek bir tam zamanında üretim yönetim sistemi oluşturdu. Kanban, tedarikçiden son kullanıcıya kadar tüm değer zincirini izleyerek üretim aşamalarında tedarik kesintilerinin ve aşırı stoklamanın önlenmesine yardımcı olur.
Zaman içinde Kanban, çeşitli üretim sistemlerinde ve iş alanlarında etkinliğini kanıtlamıştır. Ancak, Kanban’ın geleneksel bir yazılım geliştirme veya proje yönetimi metodolojisi olmadığını unutmamak önemlidir. Başarılı bir şekilde uygulanması için, kuruluşunuzda Kanban’ın optimize etmenize yardımcı olabileceği mevcut süreçlere sahip olmanız gerekir.
Kanban, üretkenliği etkileyen sorunları belirlemeye ve düzeltmeye yardımcı olarak iş akışının sürekliliğini sağlar. Kalite ve süreç sorunlarını Kanban ile sistematik hale getirerek, bunların sonuçlarını doğru bir şekilde değerlendirebilirsiniz – süreç değişkenliği, iş sürdürme maliyetleri, çalışan verimliliği vb.
Araştırmalar, Kanban kullanımının sürekli olarak kaliteli ve güvenilir ürün sürümleri sunarak kullanıcı memnuniyetini artırdığını, üretkenliği ve iş kalitesini geliştirdiğini ve ürün teslim süresini azalttığını göstermektedir. Uzmanlar ayrıca Kanban’ın aşamalı değişim yoluyla daha esnek ve uyarlanabilir bir kurum kültürünü teşvik ettiğini belirtmektedir.
Kanban panosu öğeleri
En basit haliyle bir Kanban panosu 6 temel unsurdan oluşur:
- Kartlar -tamamlanana kadar durum sütunları arasında hareket eden bireysel görevleri temsil eder. Kart, görev hakkında bilgi içerir: bitiş tarihi, öncelik, yürütücü, açıklama (referans şartları), vb;
- Sütunlar – iş akışının aşamalarını yansıtır, örneğin, “Birikmiş İşler”, “Devam Ediyor”, “Engellendi”, “Yürütüldü”. Kartlar biriktirme listesinden hareket eder ve tamamlanana kadar soldan sağa doğru hareket eder;
- Parçalar (Swimlanes) – takım gibi farklı faaliyetleri ayırmak ve kategorize etmek için yatay çubuklar;
- WIP Limitleri – devam eden maksimum iş miktarını sınırlar. Ekip iş akışındaki verimsizlikleri belirlemeye yardımcı olur;
- Görsel ipuçları – bu, önceliği, işin türünü belirtmek için kartların renk kodlamasını; bir görevin belirli özelliklerini vurgulamak için sembollerin veya etiketlerin kullanılmasını içerebilir;
- Engelleme Sinyalleri – görev tamamlanmadan önce çözülmesi gereken bir sorun olduğu konusunda ekibi uyaran kart üzerindeki özel simgeler
İlk Kanban panonuzu oluştururken, basit bir yapıyla başlamanız ve karmaşıklığı ve ayrıntıları gerektiği gibi kademeli olarak artırmanız önerilir.
Kanban ın Faydaları
Kanban genellikle trafik akışını düzenleyen bir trafik ışığına benzetilir. Proje yöneticileri için Kanban şunları sağlar:
- Süreç şeffaflığı
Kanban, kimin ne üzerinde çalıştığını görmenizi, darboğazları belirlemenizi ve öncelikli görevlere odaklanmanızı sağlar. Bir Kanban panosu iş akışınızı görselleştirmenize, boşlukları ve kaynak eksikliklerini belirlemenize yardımcı olur:
- Yüksek miktarda devam eden iş (WIP);
- Bir çalışana tekrar tekrar atanan “sıkışmış” görevler;
- Son teslim tarihlerinin kaçırılması
- Zaman tasarrufu
Kanban panosu iş akışı görselleştirmesi, proje yöneticilerinin sorunları hızlı bir şekilde tanımlamasına ve düzeltmesine olanak tanır. Kanban, başka hiçbir proje yönetim aracında olmadığı kadar zaman kazandırır.
- Her ekip üyesi için görevleri organize edin
Kanban panosu, fikirleri ve görevleri, çalışanın sorumluluk alanının ötesine geçmeyen kişiselleştirilmiş bir yapılacaklar listesi halinde yapılandırmak için bir araç olarak hizmet eder. Bu, projenin sürekliliğini ve görevlerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlar.
6 temel Kanban uygulaması
- İş akışını görselleştirin. Görevleri ve iş adımlarını görselleştirmek için Kanban panosunun farklı bölümlerini kullanın. Bu, tüm ekip için mevcut proje durumunun şeffaflığını ve anlaşılmasını sağlar;
- Yürütülmekte olan iş (WIP) miktarını sınırlayın. Aynı anda tamamlanabilecek görevlerin sayısına sınır koyun. Bu, yeni görevlere başlamadan önce mevcut görevleri tamamlamaya odaklanmanızı sağlar ve ekibinizin aşırı yüklenmesini önler;
- İş akışlarını yönetin. Ekip üyelerine iş yüklerine, becerilerine ve deneyimlerine göre görevler atayın. Bu, iş yükünü dengelemeye ve ekip performansını optimize etmeye yardımcı olur;
- Açık politikalar uygulayın. İş akışı adımları arasında görev geçişi için kurallar tanımlayın. Açık politikalar ekip performansında tutarlılık ve öngörülebilirlik sağlar;
- Geri bildirim için fırsatlar sağlayın. Açık iletişimi ve fikir paylaşımını teşvik edin. Düzenli geri bildirim oturumları, sorunları belirlemenize, süreç iyileştirme için fikirler toplamanıza ve ekip işbirliğini güçlendirmenize olanak tanır;
- Sürekli iyileştirme fırsatları arayın. İş akışlarını optimize etmek için sürekli olarak fırsatlar arayın. Ekibi iyileştirme fikirleri önermeye ve en etkili olanları uygulamaya teşvik edin. Kanban bir sürekli iyileştirme yoludur.
Kanban ve Scrum arasındaki farklar
Kanban panoları kolayca Scrum panoları ile karıştırılabilir ve bunun tersi de geçerlidir. Ancak ikisi arasında temel farklılıklar vardır:
- Yönetim Kurulu Yapısı
- Scrum panosu sprintlere (kısa iterasyonlar) odaklanır ve ürün birikimi ve sprintler için sütunlar içerir.
- Kanban panosu tüm iş akışını temsil eder ve sprintlere bağlı değildir.
- Planlama ve Değerlendirme
- Scrum, bir sprint için işin kapsamının önceden planlanmasını ve tahmin edilmesini içerir.
- Kanban katı planlama ve tahminler gerektirmez, iş akışını görselleştirmeye odaklanır.
- Değişim Yönetimi
- Kanban, değişiklikleri projenin ayrılmaz bir parçası olarak kabul eder ve değişikliklerin herhangi bir zamanda yapılmasına izin verir.
- Scrum’da, sprint başladıktan sonra sprint planında değişiklik yapılması önerilmez.
- Rol ataması
- Scrum’da anahtar roller ürün sahibi ve Scrum ustasıdır.
- Kanban’da kesin olarak tanımlanmış roller yoktur, yönetim herhangi bir ekip üyesi tarafından yapılabilir.
Şirketler neden Kanban kullanıyor?
- Şeffaflığı artırın. Kanban panosu, tüm ekip üyelerinin projenin mevcut ilerlemesini görmesine, sorunlu alanları belirlemesine ve engelleri derhal kaldırmasına olanak tanır. İş akışı görselleştirmesi, görev durumu hakkında tam şeffaflık ve içgörü sağlar.
- Üretkenliği artırın. Darboğazları belirleyip ortadan kaldırarak ekip verimli çalışmaya odaklanabilir. Kanban’da üretkenlik, döngü süresi (bir görevi tamamlamak için geçen süre) ve verim (belirli bir süre içinde tamamlanan görev sayısı) ile ölçülür. İş akışı boyunca görevlerin hareketini hızlandırmak, ekip verimliliğini artırmada doğrudan bir etkiye sahiptir.
- Değişime uyarlanabilirlik. Kanban, Çevik metodolojinin bir parçası olarak, değişen müşteri gereksinimlerine ve organizasyonel değişikliklere hızlı bir şekilde yanıt vermenizi sağlar. Kanban panosunun esnekliği, yeni koşulları karşılamak için yeniden önceliklendirmeyi, zaman çizelgelerini ayarlamayı ve kaynakları yeniden tahsis etmeyi kolaylaştırır.
- İş Yükü Optimizasyonu. Eş zamanlı görevlerin (WIP) sayısının sınırlandırılması Kanban’ın temel uygulamalarından biridir. “Çekme sistemi” sayesinde, yeni görevler yalnızca kaynaklar mevcut olduğunda üstlenilir. Bu, ekibin aşırı yüklenmesini önler ve iş yükü ile üretkenlik arasında optimum bir denge sağlar.
Yazılım geliştirmede Kanban uygulaması
Kanban metodolojisinin 2004 yılında kullanılmaya başlanması, yazılım geliştirmede yeni bir döneme işaret etmiş ve üretim döngülerinin optimize edilmesine yönelik yaygın bir yaklaşım haline gelmiştir. Bu durumda Kanban, iş akışı verimliliğini artırmaya ve nihai ürünün kalitesini yükseltmeye odaklanmaktadır.
Özünde Kanban, bir ürünün yaratılmasında kullanılan kaynakların ve bileşenlerin akışını optimize etmeyi amaçlayan bir Tam Zamanında (JIT) üretim sürecidir. Yazılım geliştirmede Kanban, geliştirme ekibinin kaynaklarına ve yeteneklerine göre devam eden iş (WIP) akışının verimli bir şekilde yönetilmesini kolaylaştırır.
Yazılım geliştirme için Kanban, üretim sürecinin farklı aşamalarını temsil etmek için basitleştirilmiş Yazılım Geliştirme Yaşam Döngüsü (SDLC) aşamalarını kullanır. Amaç, işlevsellik akışını (Kanban kartlarıyla temsil edilen) kontrol etmek ve yönetmektir, böylece sürece giren işlevsellik sayısı tamamlanan işlevsellik sayısıyla eşleşir.
Kanban, nispeten kısa bir süre içinde yazılım geliştirme alanındaki varlığını önemli ölçüde genişletti ve bu alanda agresif bir şekilde büyümeye devam ediyor.
State of Kanban Report‘a göre, yazılım geliştirme, tüm katılımcıların dörtte biri arasında Kanban’ın kullanıldığı birincil iş alanı olmaya devam ediyor.
Sonuç
Kanban, modern proje ve süreç yönetiminin cephaneliğinde güçlü bir araçtır – yalnızca iş görevlerinin ve süreçlerinin net bir şekilde görselleştirilmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda sürekli iyileştirme, uyarlanabilirlik ve esneklik yaratmaya da yardımcı olur. Kanban’ın günlük uygulamalara dahil edilmesi ekiplerin daha senkronize çalışmasına, süreçlerdeki zayıflıkların hızla tespit edilip ele alınmasına ve son kullanıcıya ürün teslim kalitesinin ve hızının önemli ölçüde artırılmasına yardımcı olabilir.
Kanban, basit bir görev yönetimi aracının çok ötesine geçerek ekiplerin ve kuruluşların değişen gereksinimlerle birlikte gelişmesine ve dinamik bir pazarda rekabetçi kalmasına yardımcı olur.
