Çalışan bulmak işletmeler için uzun ve pahalı bir iştir. İyi bir aday üç gün gibi kısa bir sürede piyasadan çekilebilir, bu nedenle şirketler işe alım hızı ve kalitesiyle mücadele eder. İşgücü piyasasındaki en iyi yetenekleri daha hızlı yakalamak için, İK uzmanlarının manuel işlerinin çoğunu devralan teknolojilerin yardımıyla işe alım süreçlerini otomatikleştirmek işe yarıyor.
Otomatik işe alımın iş için neden iyi olduğunu ve süreçleri otomatikleştirmek için nasıl bir çözüm seçmeniz gerektiğini anlatıyoruz.
İşe alım nedir ve neden otomatikleştirilir
İşe alım, bir şirket için çalışan bulma, seçme ve işe alma sürecidir. Kuruluşun ihtiyaçlarının analiz edilmesinden seçilen adaya teklif götürülmesine kadar olan tüm süreci kapsar. İşe alım sürecinde, İK uzmanları bir iş tanımı oluşturur, çeşitli kanallar aracılığıyla başvuru sahiplerini arar, özgeçmişleri tarar ve mülakatlar yapar, başvuru sahiplerini değerlendirir ve işe alım kararı verir.
Bu sürecin şirketler için önemine rağmen, özellikle de ölçeklendirme söz konusu olduğunda, modern işe alım süreci bazı ciddi zorluklarla karşı karşıyadır. İşgücü piyasasındaki personel sıkıntısı nedeniyle işe alım maliyeti sürekli artıyor – eskiden örneğin bir geliştirici bulmak 2-3 hafta sürerken, şimdi bu süreç aylarca sürebiliyor. Aynı zamanda, rutin işlemler bir işe alım uzmanının zamanının %80’ini almaktadır: boş pozisyonların yayınlanması, özgeçmişlerin ilk seçimi, görüşmelerin planlanması. Bir uzman, rutin işlemlerin büyük hacmi nedeniyle iyi personel bulmaya odaklanamaz, bu da işe alım süresini ve maliyetini daha da artırır.
Ayrıca, işe alım yöneticileri genellikle aday seçim sürecinde neler olup bittiğini anlayamazlar – kaç özgeçmişin incelendiğini, adayların hangi aşamada olduğunu ve sürecin neden uzadığını göremezler.
Bu sorunları çözmek için işletmeler işe alım süreçlerinin otomatikleştirilmesine yöneliyor ve teknolojinin doğru uygulanmasıyla İK departmanının çalışmaları daha verimli hale geliyor:
- sistem karmaşık iletişim gerektirmeyen tüm görevleri yerine getirir, örneğin iş ilanlarını otomatik olarak iş sitelerinde yayınlar, yanıtları toplar, özgeçmişleri belirtilen kriterlere göre sıralar;
- İK uzmanı yalnızca insan etkileşiminin gerekli olduğu yerlerde yer alır – mülakatları yürütmek, adayların sosyal becerilerini değerlendirmek, nihai işe alım kararını vermek;
- Bilgisayar resmi kararlar verirken, bir insan stratejik kararlar verir; böylece sistem temel gereksinimleri karşılamayan adayları otomatik olarak eleyebilirken, işe alım görevlisi kimi mülakata davet edeceğine karar verir.
- İK uzmanı yalnızca insan etkileşiminin gerekli olduğu yerlerde yer alır – mülakatları yürütmek, adayların sosyal becerilerini değerlendirmek, nihai kararı vermek
“Örneğin, otomatik bir aday seçim süreci şu şekilde olabilir: bir bot, belirlenen kriterlere göre uygun özgeçmişleri arar ve bunları şirketin veri tabanına yerleştirir, ardından yapay zeka bunları alaka düzeyine göre değerlendirir ve en uygun olandan en az olana doğru sıralar – işe alım uzmanının veri tabanından yalnızca ilk düzine özgeçmişi alması ve adaylar için görüşmeler planlaması gerekir. Bu yaklaşım, adayların niteliksel değerlendirmesine ve bilinçli işe alım kararları vermeye odaklanmamızı sağlıyor”,
– Maria Pizhurina, SimpleOne HRMS ürün sahibi
İşe alımları otomatikleştirmenin faydaları
İşe alım otomasyonuna geçmek, bir şirketin zamandan tasarruf ederek daha kaliteli yetenekleri daha hızlı ve daha ucuza işe almasına yardımcı olur. ATS (Applicant Tracking System, bir başvuru yönetim sistemi) sınıfı sistemler, İK süreçlerini birleştiren İK platformları, özgeçmiş tarama botları veya yapay zeka tabanlı teknolojiler gibi araçlar işe alım uzmanının rutin işlerini en aza indirir.
Otomatik İşe Alım şunları sağlar:
- İnsan Kaynakları uzmanlarının rutin işlemlere zaman ayırmasını sağlar – işe alım uzmanları boş pozisyonları yayınlamak veya özgeçmişleri manuel olarak sıralamak yerine gelecek vaat eden adaylarla iletişim kurmaya odaklanabilir;
- üst düzey yetenekleri bulmak ve işe almak için daha hızlı zaman – sıkı personel ortamlarında, yanıt hızı genellikle işe alma başarısını belirler ve teknolojinin yardımıyla işe alım görevlileri yanıtları işleme koymada ve görüşmeleri planlamada daha duyarlıdır;
- Somut sayılara ve verilere dayalı kararlar alın – İK yöneticileri, boş pozisyonların kapatılma zamanlaması veya işe alım kalitesine ilişkin istatistiklere dayanarak işe alım için yatırım yapma ihtiyacını gerekçelendirebilir;
- İşe alım yöneticilerine İK ile etkileşim için zaman kazandırır – yöneticiler, doğrudan işe alım uzmanıyla iletişime geçmeden İK sistemi aracılığıyla işe alımın ilerleyişi hakkında güncel bilgilere erişebilir. Sistemde işe alım yöneticisi, kaç adayın seçimin her aşamasını geçtiğini, güçlü yönlerinin neler olduğunu ve sürecin hangi aşamasında teklifin onaylandığını görebilir, bu da İK departmanının şeffaflığını artırır ve işe alım süreçlerini optimize etmeye yardımcı olur.
Otomasyon gerektiren işlemler
İşe alım sürecinde, işe alım uzmanlarının zamanını alan ancak derinlemesine uzmanlık gerektirmeyen birçok görev vardır. Bu işlemleri otomatikleştirmek, İK uzmanlarının kaynaklarını adaylar ve işe alım yöneticileriyle çalışmak için serbest bırakır. İşte otomasyona uygun sekiz temel işe alım adımı:
| İşe Alım Planlaması | Sistem, şirketin ihtiyaçlarına ve bütçesine göre işe alım planları oluşturur ve İK departmanı için iş yükünü otomatik olarak hesaplar. |
| Seçim taleplerinin yerleştirilmesi ve işlenmesi | İşe alım yöneticileri yapılandırılmış başvuruları doldurur, sistem bunları işe alım görevlilerine iletir ve yerine getirilme durumunu izler. |
| İşleri Formüle Etme ve Yayınlama | Başvuru temelinde bir iş tanımı oluşturulur, sistem bunu seçilen iş sitelerinde ve kurumsal portalda yayınlar. |
| Uygun özgeçmişleri arama ve sıralama | Bot, özgeçmiş veritabanlarını analiz eder ve adayları arar ve yapay zeka bunları alaka düzeyine göre sıralar – ilk tarama sürecinde bir işe alım uzmanının zamanının% 70’ine kadar tasarruf sağlar. |
| Birincil aday bilgi toplama | Otomatik anketler başvuru sahipleri hakkında temel bilgileri toplar ve chatbotlar uygun olmayan adayları ayıklamak için ilk görüşmeleri yapar. |
| Sınav sonuçlarının yayınlanması ve işlenmesi | Sistem test senaryolarını gönderir, tamamlanmalarını izler ve sonuçları otomatik olarak kontrol eder, raporlar işe alım uzmanı ve işe alım müdürü tarafından kullanılabilir. |
| Teklif Oluşturma ve Eşleştirme | İş teklifleri şablonlar temelinde oluşturulur, sistem eşleştirme ve teklifin adaya gönderilmesi sürecini organize eder. |
| Yeni bir çalışan ayrıldığında belgelerin toplanması ve işlenmesi | İşe alım için gerekli belgelerin bir listesi oluşturulur, sistem bunları tanır ve verileri veri tabanına girer. |
İşe alım otomasyon sistemi nasıl seçilir?
Orta ve büyük ölçekli şirketlerde işe alımları otomatikleştirmek için bir sistem sınıfı HRMS veya işe alım için özel CRM (ATS) uygun olacaktır – örneğin, ATS SimpleOne HRMS çözümüne dahildir.
Bir çözüm seçerken aşağıdaki hususlara dikkat etmekte fayda vardır:
- süreç kapsamı – sistem, işe alım planlamasından çalışanların işe alınmasına kadar tüm döngüyü otomatikleştirmelidir;
- özelleştirme esnekliği – örneğin düşük kodlu/kodsuz araçların yardımıyla süreçleri şirketin özelliklerine uyarlama yeteneği;
- diğer sistemlerle entegrasyon – kullanılan çalışma siteleri, kurumsal portal, personel muhasebe sistemi ile uyumluluk;
- analitik yetenekler – işe alımın etkinliğini değerlendirmek için yerleşik raporların ve gösterge tablolarının kullanılabilirliği.
Örneğin, SimpleOne HRMS işe alım sürecinin tüm önemli yönlerini kapsayan kapsamlı bir işe alım otomasyon çözümü sunar:
- İşe alım başvurularının işlenmesini otomatikleştirmek;
- yapılandırılmış bir aday veri tabanının sürdürülmesi;
- farklı pozisyon türleri için seçim hunileri kurmak;
- iş tanımlarının oluşturulması ve koordinasyonu;
- popüler iş siteleri ile entegrasyon;
- iş tekliflerinin hazırlanması ve koordine edilmesi;
- boşluk planlaması ve şablon yönetimi;
- İş kategorileri ve adayları çeken kaynaklar açısından işe alım hunisi hakkında analitik raporlama oluşturmak;
Bu tür kapsamlı sistemlerin avantajı, İK yönetimine bütünsel bir yaklaşım oluşturmak ve bir çalışanın adaylıktan işten ayrılmaya kadar olan yolculuğunu tek bir sistemde takip etmek için yalnızca işe alımı değil, ilgili İK süreçlerini de otomatikleştirmenize olanak sağlamasıdır.
Özgeçmiş
İşe alım otomasyonu, işe alımı hızlandırmak ve maliyetini düşürmek isteyen şirketler için gerekli bir adımdır. Modern İK sistemleri rutin görevleri üstlenerek işe alım uzmanlarının kaliteli aday değerlendirmesine odaklanmasına olanak tanır. Sonuç olarak, işletmeler doğru yetenekleri daha hızlı bulur ve veriye dayalı kararlar alır.
Bir otomasyon çözümü seçerken, kapsamlı HRMS platformlarına dikkat etmeye değer. Bunlar yalnızca işe alım sürecini optimize etmekle kalmaz, aynı zamanda işe alım planlamasından işten çıkarmaya kadar tüm çalışan yaşam döngüsünü yönetmenize de olanak tanır. Bu yaklaşım, İK süreçlerinin bütünlüğünü sağlar ve birleşik bir İK yönetim sistemi oluşturmaya yardımcı olur.
